如何管理工作容易分心的「劍型人」?專家:四個溝通方式達成雙贏

圖/Pexels
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臨床家康乃爾.考恩與臨床醫生大衛.基博從研究發現人類行為背後隱藏了兩種不同應對「」的方式:取決於神經傳導物質「多巴胺」和「血清素」如何作用。在新書《劍型人x盾型人:找到你的大腦原廠設定,擺脫慣性思考,創造自我優勢》提出全新的人格理論:劍型人和盾型人!

「劍型人」性格樂觀外向、熱愛刺激、喜歡社交,但是易衝動發怒。行為模式偏向先做再說、預期有獎勵而有動力。工作上,想得快但不準確、關注大局而非細節。「盾型人」性格悲觀內向、討厭刺激、不愛社交,通常會壓抑憤怒的。行為模式偏向三思而後行,工作時,想得慢但準確、傾向逃避風險、高度關注細節。(編按)

文/康乃爾.考恩, 大衛.基博

由於劍型人傾向於尋求刺激以彌補自身較低的自然興奮水平,所以他們容易分心。為什麼呢?因為轉移到新事物的刺激價值大於專注於更熟悉的事物,尤其是需要專注細節和集中注意力的任務。還有什麼呢?由於相同的原因,劍型人有時很難推遲滿足感。

此外,劍型人通常更加樂觀,這種特質具有兩面性。在人際交往或銷售模式下,樂觀是一個優勢。但在實現模式下,樂觀可能成為一個缺點,因為結果勝過高度期望(事實證明是最重要的,而不是美好的承諾)。你也知道劍型人是獎勵敏感,正因為如此,他們往往更能容忍風險,對可能的懲罰和負面結果不太敏感。

這種變化和人格的樂觀性,使他們容易產生假陽性錯誤(過度估計正面結果的可能性)。對獎勵的敏感和樂觀主義可能會導致認為事情比實際情況更可能有好處,危險性更小。基於這種心態做出的決策,可能會使他們在應該拒絕的情況下選擇答應。

你可能還記得第五章中的克里斯,以及他如何在年度考核中收到不那麼正面的評價。像珍妮絲一樣,克里斯也具有相當大的潛力,但仍然表現不佳,這不僅符合他的期望,也符合主管的期望。

他的主管給了他這個褒貶不一的評價:

克里斯有著未被實現的極大潛力。他洋溢著樂觀和富有感染力的微笑,他的出現溫暖了整個房間,讓周圍的人感受到被關注與被欣賞。克里斯雖然也願意負責額外的專案,但遺憾的是,他的熱情並沒有伴隨著後續的行動。克里斯過度承諾,卻未能將承諾兌現。

你可能還記得,克里斯很沮喪。直到很久之後才告訴我們的是,他的主管讓他知道,他的延誤造成了「下游嚴重的拖延」,以及「你在這裡如履薄冰。這是一個警告。」

雖然我們不去懷疑評論的準確性或主管有意提供幫助,但我們確實認為,如果她知道克里斯是一位劍型人並考慮到他特殊的大腦類型,她本可以提供更多有好處的反饋與他對話,這會更有幫助,並且更好地達到目標。

讓我們提供關於克里斯更深入的背景故事。他是那些一旦實驗者離開房間就會狼吞虎嚥地吞下棉花糖的孩子之一。雖然克里斯很早就學會了閱讀,但對內容的理解卻遠遠落後。在小學時,他服用了專思達(Concerta,一種非苯丙胺興奮劑),到了初中,他服用阿德拉(Adderall,一種苯丙胺和更強的興奮劑)。他在大學期間繼續使用阿德拉,在考試前熬夜。就像許多劍型人一樣,他的生活充滿了未完成的項目,其中一項是一輛仍然放在車庫裡未打開的箱子裡的飛輪,還有他拆毀並向妻子承諾會更換的柵欄。他生活在一個充滿信念和興趣的世界裡,充滿熱情地投入其中,但很容易棄若敝屣。

那麼,克里斯的主管如何以更具建設性的方式進行評估呢?考慮到他的大腦類型,我們建議如下:「克里斯,大家都喜歡你充滿活力的個性。面對面交流時,你很有魅力,總能夠抓住重點,我們對你承諾的時間表充滿信心。但是,從紙面上看,情況完全不同。你讓一些重要的專案未完成或無人管理,而延遲的時間表也導致了一些昂貴的代價。我認為你確實在這裡做出了貢獻,但僅僅基於數字來看,你並非不可替代。話雖如此,我們確實希望你能夠成功。你現在正在同時處理6個不同的專案,需要同時掌握這麼多事情確實不容易。就我個人而言,所有這些專案的相對重要性和優先順序都是相同的。從你的角度來看,哪個專案最有趣,哪個最乏味?好的,我希望你能將時間和精力投入到那個乏味的專案上。下週我們再次交流,屆時你可以告訴我你的進展。在構想方面,你表現得很出色,但後續的跟進和處理細節才賦予了這些想法真正的價值。我希望你能為每個專案分配短期、中期和長期的目標以及時間框架。請實事求是,而不是過於樂觀,因為每週我們開會時,我期待你能達到這些目標。克里斯,我希望你能保持專注。雖然我不確定你的工作方式,但我相信你知道,所有關於多項任務處理的研究都表明這是不太有效的。」

書名:《劍型人x盾型人:找到你的大腦原廠設定,擺脫慣性思考,創造自我優勢》
作者:康乃爾.考恩、大衛.基博
出版社:三采文化
出版日期:2023年9月28日

這種反饋如何既對克里斯有幫助,又有助於實現公司目標?

一、解決注意力/注意力分散問題。識別和評論一個真正的問題可能是有價值的,尤其是當資訊以充滿理解的方式傳遞。克里斯當然知道他不是一個注重細節的人,而且很容易分心。讓主管與他合作並提供可能的解決方案可以賦予他權力。劍型人喜歡從事能為他們帶來最大收益的項目,那些他們認為單調乏味的任務通常會排在最後。這位主管可能還提醒克里斯,先從事較無聊的項目可能會有幫助,因為較有趣的項目可以作為完成個人參與度較低的項目的獎勵。

二、用現實主義調和樂觀主義。提醒克里斯,時間表方要現實而不是樂觀,也提醒他注意一廂情願的期望的負面影響。

三、指出他的缺點可能帶來的負面後果。高估自己的安全性,並否認潛在威脅是危險的,這位主管不需要拐彎抹角。克里斯應該知道自己有一些嚴重的缺陷。大多數情況下,盾型人對可能發生的事情和對他們有害的事情,睜一隻眼閉一隻眼。但作為劍型人,克里斯往往對可能的破壞性影響相對不敏感,並且可能非常需要負面後果的提醒,來讓他繼續執行任務。從好的方面來說,他的主管也告訴他,希望他成功。此外,有些他可以採取的具體步驟以及完成這些步驟的時間表。

四、提供前饋指導。這位主管可以給予克里斯最重要的溝通是為他提供具體的前饋指導。劍型人經常低估項目完成所需的時間,對承擔太多項目說「好」,然後又因為未能兌現承諾而內疚。當然,當我們內疚時,我們常常會對依附於那些不愉快感受的人感到憤怒。這位主管的明確指示和設定的完成時間,讓克里斯可以專注於非常明確的界限。

雖然這些東西都不一定能確保克里斯的成功,但它們可以大大有助於為他提供對劍型人的理解和結構,進而增加可能性,對雙方來說都是重要的雙贏。

●本文摘自出版之《劍型人x盾型人:找到你的大腦原廠設定,擺脫慣性思考,創造自我優勢》。

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