常常忙到暈頭轉向?紀錄活動檢視「時間小偷」、減少上網找回「生的意義」

圖/pexels
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文/達瑞斯‧佛瑞克斯(Darius Foroux)

如何停止浪費時間並提高個人效率

我投入心力研究生產力的理由很簡單,我認為「具有生產力的生活」等同於「過幸福的生活」。此外,如果你比其他人更有效率,職涯就會晉升得更快,也會學到更多東西;做得更多,會得到更多的回報。說到生產力,我注重的是成效,因為光是生產力高並不代表你就能完成正確的事,這只代表你完成了很多事項,但這並不重要。

然而,有成效是指完成正確的事,如果你想做好工作、賺錢、過有意義的生活或學習技能,這才是最重要的,否則你只是在原地打轉。你可能看起來很忙,但其實無法達成任何有意義的事。

書名:《死線患者的自救書》
作者: 達瑞斯‧佛瑞克斯
出版社:遠流出版
出版日期:2024年6月27日

換句話說:我們很容易花費時間心力在做一些無用的工作,這並不會讓你更接近心中想要獲得的結果。

獲得成果是最重要的一點。試想你每周工作五十個小時,但是在個人、人際關係、財務上沒有任何,那麼你就是沒有成效。很多人會問我:「我想改變,第一步該怎麼做?」對此我想分享我在生產力課程中教授的一項練習,這是我從《杜拉克談高效能的五個習慣》一書中學到的智慧。在提升知識工作者的成效方面,我認為彼得.杜拉克是第一把交椅。市面上的許多書籍、文章、生產力工具和生產力應用程式某種程度上都受到杜拉克的影響,他發明了重要的「個人效能」(personal effectiveness)一詞。

接下來是參考自《杜拉克談高效能的五個習慣》中的一個簡單練習(我有稍加修改好讓你更容易執行),你可以加以應用,以提高自己的效率。

第一步:了解你的時間

我常聽到大家說:「我不知道自己出了什麼問題,我就是一直在拖延。」我會反問對方:「你知道你的時間都用在哪裡嗎?」

如果你從不評估和記錄自己的時間,就很難停止拖延或提升工作效率。如果想要更有效率地管理時間,你必須先知道自己究竟把時間花到哪裡去了。然而人的記憶力有限,如果我問你一個星期前的這個時候你在做什麼,你回答得出來嗎?應該很難吧。那麼,要怎麼知道自己是如何運用時間的,答案是寫「活動日誌」。

在正式幫客戶諮詢之前,我常會要求他們先寫兩個星期的活動日誌――以小時為單位,詳實記錄自己每天做了哪些事情。用什麼工具或媒材來記錄並不重要,唯一重要的是至少連續記錄兩個星期,最理想的情況是記錄一整個月。我自己的記錄方法很簡單,就是在桌上放一支筆和一本筆記本,每小時都會記下時段以及我所做的事情,筆記本一定要放在可以很快看到的地方,這樣才不會忘記。

第二步:找出沒有生產力的事項

這個步驟很簡單,我只問一個問題:「請逐一檢視日誌中所有重複出現的活動,如果你停止做這些事情會發生什麼事?」

如果答案是「會天崩地裂」,那麼就不要做任何改變,但如果你的答案是「不做也不會怎麼樣」,就表示這些項目是沒有必要的。我們每一天多少都會做一些沒有好處或回報的活動,我稱這類活動為「時間小偷」。

第三步:消除浪費時間的事項

現在你知道自己把時間花到哪裡去了,接著從生活中種種瑣碎的任務中找出重要的,並減少其他不必要、浪費時間的雜事。

沒錯,就這麼簡單。如果你想成為超級有效率的人,就需要定期寫活動日誌,不需要一年三百六十五天都寫,我建議每年做個兩次,每次維持兩到三個星期。這就像定期追蹤,可以檢視自己的生活中是否出現新的時間小偷。

除此之外,這項簡單練習也能讓你好好思考自己的生活。通常,我們是不知不覺開始做一些浪費時間的活動,然後逐漸養成習慣。如果你沒有意識到這些無意義的行為,就很難改掉這些壞習慣。我發現想要提高生產力,這是最強大的練習。

現在就開始記錄吧,以下是簡易的活動日誌範例:

● (時間)―閱讀《今天就去做》關於活動日誌的章節,並開始記錄自己的活動日誌。

● (時間)―關掉手機並繼續做手上的任務。

● (時間)—瀏覽新聞、臉書、IG,也看了幾部YouTube影片。(請務必對自己誠實,人生總會有失足、手滑的時候)。

● (時間)—回覆電子郵件。

很高興看到你開始行動,請再繼續記錄兩個星期。

為什麼中斷網路連線可以提升你的注意力

現代人的生活還是很美好的,幾乎隨時隨地都能連結到網路世界,更別說自從有了智慧型手機以來,大千世界近在眼前,唾手可及。雖然聽起來很美好但其實不然,大多數人都不是在「運用」科技,反而是受到科技的擺布。應用程式、遊戲、影片、網路貼文、廣告、電視節目都是為了吸引閱聽者的注意力而設計的,因此在你不知情的情況下,每周都會浪費掉無數的時間。你的注意力無所不在,卻沒有集中在正確的地方。

斯多葛學派哲學家塞內卡曾說:「到處都有就是代表沒有價值。」你認為Netflix為什麼在倒數三秒之後自動開始播放下一集?就是要你這麼想:「管他的,再看一集吧。」YouTube也是如此,為什麼你認為他們推薦的影片能夠這麼對你的胃口?就是為了把你綁住,這一點適用於所有的網路內容,總是有「下一個」影片、劇集、貼文、遊戲、回合、電影會跳出來。有趣的是,大多數閱覽相關議題文章的人都知道缺乏注意力是不好的,近年來也出現大量關於注意力分散的有害影響的研究論文和書籍。

具體來說,研究顯示注意力分散與更大的壓力、更高的挫折感、時間壓力和成果有關。專注於工作是很難辦到的,我們總是會被分散注意力,這不是你的錯,大多數科技都會利用你的爬蟲腦讓你跑不掉,進而把你變成死忠的消費者。因此,你不要考慮抵制網路或科技這種傻事了,我敢打賭你以前可能嘗試過――「我再也不會無意識地瀏覽幾個小時。」然而,事實上人就是會這樣做。

那麼該如何解決呢?我認為最關鍵的部分之一是:中斷你的網路連線。

這樣做的原因只有一個:凡事過猶不及,適可而止最好,即使都是好事也一樣。舉例來說:

● 運動過度?你的身體會受傷。

● 太多的愛?你會讓人感到窒息。

● 工作過度?你會過勞。

● 吃太多?你會過重。

● 喝太多水?你會死掉。

為什麼我們要一直掛在網路上呢?兩年前我問過自己這個問題,可惜找不到答案,於是我換個角度,既然我做其他事情都是有所節制的,為何遇到網路就變了調?這次我很快發現自己使用網路時根本不會有節制,就像吃高級自助餐一樣,明明已經吃飽了,還是會忍不住繼續拿菜,最後停下來的時候,肚子脹到讓人悔不當初。

網路也是如此,它是如此引入人勝、資訊多元,而且走到哪裡都可以用,所以人當然會難以自拔,沉浸在臉書、YouTube、WhatsApp、Snapchat等等虛擬世界。我一直在努力消除分散注意力的事物,然而也不想過著與世隔絕的生活,我必須找到能為自己帶來益處的平衡狀態,我發現只需要調整我對網路的態度就可以達成目的。

從「永遠保持連線」變為「經常保持斷線」

我的執行方法如下:

● 在我的手機上,WiFi和行動數據都處於關閉狀態,只在需要時才開啟。

● 在我的筆記型電腦上,我在工作時使用名為SelfControl的應用程式(如果你是用Windows系統,請用FocusMe應用程式)。這款應用程式會擋住任何會分散注意力的網站。這麼做的優點是我其他常用的工作程式(如 Evernote、DayOne、Office 365)可以保持連線,這樣就可以把工作進度儲存在雲端。

「永遠保持連線」對於你的注意力和生產力來說並不是一件好事,這和去健身房是一樣的――或者吃大餐、跟伴侶共度浪漫的夜晚等,你不會一天二十四小時都在做這些事,了不起花個三十分鐘、一個小時或幾個小時,但任何事情做太多都是弊大於利。

中斷網路連線對我來說產生了奇蹟,我不再出現一天查看五百次手機、電子郵件或最新動態的衝動,過了一段時間,我發現自己並沒有錯過任何東西,這能為生活帶來平靜。

我每天也都過得更充實,比以前達成更多的目標,整個人更加專注,而且我有更多時間能花在讓自己真心感到快樂的事物上。不管怎麼說,網路終究不過是一個工具而已。然而,有些人把網路世界視為人生的一切,所以將隨時保持連線當成第一優先,但我非常有信心,自己從今以後不會後悔當年沒有多花時間掛在網路上。試想,你會在臨終前對家人說:「我很高興自己在YouTube上看了那麼多廢片。」應該不會吧。你比較可能回顧那些與家人朋友一起度過的時光、在旅行時留下的回憶,或者是你有多喜歡自己的工作。

所以,斷開網路吧。網路除了帶給你沮喪感以外,不會給你任何東西,讀完這篇文章後就鼓起勇氣關掉網路連線。不過,你會出現一些戒斷症狀,例如時不時就會忍不住拿起手機,或一直按鍵盤上的F鍵(想打開臉書),但我向你保證:關掉網路將幫助你去做更多的事情,這才是活著的意義。

●本文摘選自之《死線患者的自救書:從根本解決拖延的「注意力管理心法」,讓你今天就去做!》。

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