工作做不完,總被死線追著跑?做到以下四點,時間利用率提升2倍

圖/Freepik
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文/粥左羅

一天的時間永遠是二十四小時,它不可能變成四十八小時,但我們可以提高時間利用率,用二十四小時的時間,完成需要四十八小時完成的事。我在前面講了很多時間分配的技巧,下面開始講如何在分配好時間的情況下,提升時間利用率。

早睡早起,讓黃金時間效率爆發

我曾經是熬夜界的「代表人物」,基本每天晚上都是十二點以後才睡覺,經常熬夜到凌晨一兩點甚至更晚。那時候我有一個錯誤的觀念,我堅定地認為早睡早起跟晚睡晚起沒有區別,反正工作時間的總量是一樣的,早睡早起又沒讓時間多出來幾個小時。現在,我是堅定的早睡早起執行者和宣導者,因為雖然早睡早起時我的工作時間總量不變,但我的工作效率變得更高了。

1. 早上的時間是黃金時間:大腦和身體經過一整晚的休息放鬆,完全恢復過來,因而早上是一天中狀態最好的時段,用這段時間來處理最重要、最難的工作,效率會非常高。同樣的工作在晚上做,效率會差一點,因為大腦和身體已經勞累一天了,體能、注意力和專注度都不再是最佳的狀態。所以如果想留兩三個小時給自己來處理重要的事,最好留早上的時間,而非晚上的。

2. 早上的時間相對完整,無人打擾:我有很多課程都是早起寫的。早上無人打擾,大多數人還沒有起床,即使起床了,一般也不會跟我溝通工作。因此在早上這段時間,我不需要處理訊息和郵件,也沒有人打電話給我,通常是效率最高的一段時間。

中最重要的一點是,讓自己始終有時間去做重要但不緊急的事,而最重要的實踐方法是提前占位,所以我現在的原則就是,不斷把未來的重要但不緊急的事進行拆分,不斷提前占位,將早上的時間用來處理最能決定未來成敗的事。

關於早睡早起,我曾經陷入兩個誤區
第一,我曾經認為人在早上的效率不高,因為人剛起床容易睏。這其實是因為我還在晚睡晚起的作息規律中,雖然練習早起,但新的作息規律還沒有形成。我雖然早起了,但睡眠不足,就會特別睏,導致工作效率低下。其實當我每天早睡,保證了充足的睡眠後,早起後的精神狀況就會非常好。

第二,我曾經認為自己是「夜型人」,而非「晨型人」,這也是我給自己長期熬夜的藉口。其實當我澈底實現早睡早起後,發現只要保證充足睡眠,一整天的效率都是高的。

如果你現在習慣了晚睡晚起,想早睡早起,那你要經歷很多痛苦。在整個過渡階段,你要忍受每天早起的痛苦,起來後可能會沒精神,白天容易打瞌睡。你還要忍受每天早睡的痛苦,比如可能會躺在床上翻來覆去睡不著。

你必須接受並熬過這個過渡階段,要對抗痛苦,而非屈服。比如當你早起了,白天超級睏,這時候你千萬別補眠,如果白天補了兩小時眠,晚上就又會睡不著了。你要強忍睏意,這樣慢慢地在晚上早睡時就會有睡意了。早睡睡不著時,千萬不要起來玩手機,否則又會陷入惡性循環。要改變作息規律,就要忍受過渡階段的痛苦。

快速切換,事來則應,事去則靜

如果不能快速切換,每日計畫上的一大串待辦事項對你來說簡直像一系列災難。什麼是快速切換?舉一個例子,早上八點我給學員直播,滔滔不絕地講一小時加上答疑二十分鐘,九點二十分直播結束後,我可以迅速切換到下一個工作中,如給晚上要推送的公眾號文章改標題,或者幫作者潤稿。這些事情做完後,我還可以馬上再做下一個工作。

怎麼做到快速切換呢?首先要有「一秒失憶」的能力。比如直播完走出會議室後,可以把剛才做了一場直播這件事忘記,接下來該做什麼做什麼。其次要有「一秒上手」的能力。比如當你要寫一篇文章,就得馬上做點什麼,比如寫個題目、找個封面圖、畫畫框架等,做點什麼都行,重要的是馬上就做,讓自己動起來,而不是處於長期的醞釀狀態,遲遲上不了手。

「一秒失憶」和「一秒上手」的「一秒」,都是比喻說法,指短時間。做完一件事,別沉浸在裡面遲遲不出來,不要回味太久,而應馬上行動起來,開始做下一件事,不要醞釀太久,醞釀久了就變成拖延了。

每個人每天要做的大事往往不會很多,但小事一定很多。比如對我來說,回覆同事選題、替推送文章定標題、查看履歷、回覆面試者、提供海報設計方案意見等,這類小事每天都有很多,快速切換可以極大提高效率。如果切換得很慢,每處理一小時的事都要多消耗二十分鐘,一天下來,我可能會浪費兩小時。

快速切換的本質就八個字:事來則應,事去則靜。要想做到快速切換,需要有很強的保持情緒穩定的能力。如果一個人的情緒是穩定可控的,那麼他進入一件事和走出一件事的速度就會很快,當然這種情緒控制能力也需要刻意練習。

一氣呵成,提高一次性完成率

很多人有個不好的習慣,做事缺乏連續性,經常是只做了一些簡單處理後,就對自己說「後面再說吧」,後期再找時間把這件事繼續做完,這樣的時間利用率是很低的。

提高時間利用率講求一氣呵成,不斷提高一次性完成率。比如我以前查看應徵者的信,經常是打開後花五分鐘看看履歷和陳述,琢磨一下,然後心想「後面再說吧」、「明天再回覆吧」,就關掉了。過兩天必須要回覆了,我再打開,這時又得再看一遍,然後再回覆。現在我對自己的要求是:要麼看了馬上回覆,要麼先不看,直接存入每日待辦清單待做,到時候看完直接回覆。

要養成凡事一次完成的習慣,比如要整理會議重點,最好開完會馬上整理,而不是等有空再做;想訂午餐時,既然打開外送App了,就一定要訂;加別人好友,如果需要寫標籤、進行分組和添加備註,一定要馬上完成,而不是等後期再整理。如果不是大項目,最好逼著自己一口氣做完,不要今天做一點,明天做一點,後天再做一點。如果不能一次性完成一件事或一項工作,就需要重複地做,這樣效率會很低。

並聯做事,一個時間段推進多件事

有一次週一開會時,我的編輯同事問了一個問題,她說:「我現在作為新作者,稿子寫得很慢,因為過去的積累不夠,所以每寫一篇稿子都要先閱讀大量素材。寫稿子慢又導致我平時沒有時間閱讀,從而陷入一個惡性循環,這個問題要怎麼解決呢?」我說:「做完一件,再做下一件,這是把事情串聯著做。妳要嘗試把一些事情並聯著做,也就是在做A的時候同時做B。」

我除了管理公司、思考業務,還要寫書、寫課程文稿、寫文章,我做事的高效率歸功於我擅長把串聯的工作改成並聯的工作。比如我的課程「個人爆發式成長的二十五種思維」中,每節課都有豐富、精采的案例,但寫過課程的人都清楚,搜集這麼多精準又精采的案例是很難、耗時巨大的大工程,但搜集這門課的案例我幾乎沒有額外花費太多時間。

這是為什麼呢?因為我決定要寫這門課後,建立了一個資料夾,叫「成長課」,我每次寫文章查素材時,寫社群分享查素材時,閱讀一些公眾號的優質文章時,聽了一些好課、看了一些好書時,看到跟高效成長有關的案例,我都會快速把它放在這個資料夾裡,並根據即時的理解,寫幾個關鍵字或一兩句話的解析。幾個月後,我真正開始寫這門課時,已經分門別類地存下了大量的精采案例。

書名:《最高效益的時間管理:用目標管理時間,打造爆發性成長的一年》
作者:粥左羅
出版社:時報出版
出版日期:2024年1月16日

後來,我把這個方法又升級了一下。在平時的閱讀、聽課過程中,我把遇到的好的認知、觀點、案例、故事不斷添加到相應的筆記中。大概半年後,我為很多課程積累了大量的優質素材,但其實這根本沒多花費時間,因為在日常工作中我就順手做了。

我在二○一九年年底舉辦高階寫作訓練營時,每一期都要幫學員上改稿課,講解一篇稿子從頭到尾是如何改出來的。這件事挺費時間的,直到我把這件事跟另一件事並聯起來:專門挑選我的團隊中原創作者的合適的稿子,在上課前我把他的稿子從頭到尾修改一遍,這個過程中一方面提升了稿子的品質,一方面對同事進行了業務培訓,同時對改動的過程進行記錄,改稿課就有了素材,不用單獨做了。

你可以盤點一下需要長期做的很多事,看看有沒有一些事可以關聯地做,而不是相對獨立地做。學會串聯改並聯,效率會大幅提高。

●本文摘自之《最高效益的時間管理:用目標管理時間,打造爆發性成長的一年》。

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