工作做不完，總被死線追著跑？做到以下四點，時間利用率提升2倍

文／粥左羅

一天的時間永遠是二十四小時，它不可能變成四十八小時，但我們可以提高時間利用率，用二十四小時的時間，完成需要四十八小時完成的事。我在前面講了很多時間分配的技巧，下面開始講如何在分配好時間的情況下，提升時間利用率。

早睡早起，讓黃金時間效率爆發

我曾經是熬夜界的「代表人物」，基本每天晚上都是十二點以後才睡覺，經常熬夜到凌晨一兩點甚至更晚。那時候我有一個錯誤的觀念，我堅定地認為早睡早起跟晚睡晚起沒有區別，反正工作時間的總量是一樣的，早睡早起又沒讓時間多出來幾個小時。現在，我是堅定的早睡早起執行者和宣導者，因為雖然早睡早起時我的工作時間總量不變，但我的工作效率變得更高了。

1. 早上的時間是黃金時間：大腦和身體經過一整晚的休息放鬆，完全恢復過來，因而早上是一天中狀態最好的時段，用這段時間來處理最重要、最難的工作，效率會非常高。同樣的工作在晚上做，效率會差一點，因為大腦和身體已經勞累一天了，體能、注意力和專注度都不再是最佳的狀態。所以如果想留兩三個小時給自己來處理重要的事，最好留早上的時間，而非晚上的。

2. 早上的時間相對完整，無人打擾：我有很多課程都是早起寫的。早上無人打擾，大多數人還沒有起床，即使起床了，一般也不會跟我溝通工作。因此在早上這段時間，我不需要處理訊息和郵件，也沒有人打電話給我，通常是效率最高的一段時間。

時間管理中最重要的一點是，讓自己始終有時間去做重要但不緊急的事，而最重要的實踐方法是提前占位，所以我現在的原則就是，不斷把未來的重要但不緊急的事進行拆分，不斷提前占位，將早上的時間用來處理最能決定未來成敗的事。

關於早睡早起，我曾經陷入兩個誤區
第一，我曾經認為人在早上的效率不高，因為人剛起床容易睏。這其實是因為我還在晚睡晚起的作息規律中，雖然練習早起，但新的作息規律還沒有形成。我雖然早起了，但睡眠不足，就會特別睏，導致工作效率低下。其實當我每天早睡，保證了充足的睡眠後，早起後的精神狀況就會非常好。

第二，我曾經認為自己是「夜型人」，而非「晨型人」，這也是我給自己長期熬夜的藉口。其實當我澈底實現早睡早起後，發現只要保證充足睡眠，一整天的效率都是高的。

如果你現在習慣了晚睡晚起，想早睡早起，那你要經歷很多痛苦。在整個過渡階段，你要忍受每天早起的痛苦，起來後可能會沒精神，白天容易打瞌睡。你還要忍受每天早睡的痛苦，比如可能會躺在床上翻來覆去睡不著。

你必須接受並熬過這個過渡階段，要對抗痛苦，而非屈服。比如當你早起了，白天超級睏，這時候你千萬別補眠，如果白天補了兩小時眠，晚上就又會睡不著了。你要強忍睏意，這樣慢慢地在晚上早睡時就會有睡意了。早睡睡不著時，千萬不要起來玩手機，否則又會陷入惡性循環。要改變作息規律，就要忍受過渡階段的痛苦。

快速切換，事來則應，事去則靜

如果不能快速切換，每日計畫上的一大串待辦事項對你來說簡直像一系列災難。什麼是快速切換？舉一個例子，早上八點我給學員直播，滔滔不絕地講一小時加上答疑二十分鐘，九點二十分直播結束後，我可以迅速切換到下一個工作中，如給晚上要推送的公眾號文章改標題，或者幫作者潤稿。這些事情做完後，我還可以馬上再做下一個工作。

怎麼做到快速切換呢？首先要有「一秒失憶」的能力。比如直播完走出會議室後，可以把剛才做了一場直播這件事忘記，接下來該做什麼做什麼。其次要有「一秒上手」的能力。比如當你要寫一篇文章，就得馬上做點什麼，比如寫個題目、找個封面圖、畫畫框架等，做點什麼都行，重要的是馬上就做，讓自己動起來，而不是處於長期的醞釀狀態，遲遲上不了手。

「一秒失憶」和「一秒上手」的「一秒」，都是比喻說法，指短時間。做完一件事，別沉浸在裡面遲遲不出來，不要回味太久，而應馬上行動起來，開始做下一件事，不要醞釀太久，醞釀久了就變成拖延了。

每個人每天要做的大事往往不會很多，但小事一定很多。比如對我來說，回覆同事選題、替推送文章定標題、查看履歷、回覆面試者、提供海報設計方案意見等，這類小事每天都有很多，快速切換可以極大提高效率。如果切換得很慢，每處理一小時的事都要多消耗二十分鐘，一天下來，我可能會浪費兩小時。

快速切換的本質就八個字：事來則應，事去則靜。要想做到快速切換，需要有很強的保持情緒穩定的能力。如果一個人的情緒是穩定可控的，那麼他進入一件事和走出一件事的速度就會很快，當然這種情緒控制能力也需要刻意練習。

一氣呵成，提高一次性完成率

很多人有個不好的習慣，做事缺乏連續性，經常是只做了一些簡單處理後，就對自己說「後面再說吧」，後期再找時間把這件事繼續做完，這樣的時間利用率是很低的。

提高時間利用率講求一氣呵成，不斷提高一次性完成率。比如我以前查看應徵者的信，經常是打開後花五分鐘看看履歷和陳述，琢磨一下，然後心想「後面再說吧」、「明天再回覆吧」，就關掉了。過兩天必須要回覆了，我再打開，這時又得再看一遍，然後再回覆。現在我對自己的要求是：要麼看了馬上回覆，要麼先不看，直接存入每日待辦清單待做，到時候看完直接回覆。

要養成凡事一次完成的習慣，比如要整理會議重點，最好開完會馬上整理，而不是等有空再做；想訂午餐時，既然打開外送App了，就一定要訂；加別人好友，如果需要寫標籤、進行分組和添加備註，一定要馬上完成，而不是等後期再整理。如果不是大項目，最好逼著自己一口氣做完，不要今天做一點，明天做一點，後天再做一點。如果不能一次性完成一件事或一項工作，就需要重複地做，這樣效率會很低。

並聯做事，一個時間段推進多件事

有一次週一開會時，我的編輯同事問了一個問題，她說：「我現在作為新作者，稿子寫得很慢，因為過去的積累不夠，所以每寫一篇稿子都要先閱讀大量素材。寫稿子慢又導致我平時沒有時間閱讀，從而陷入一個惡性循環，這個問題要怎麼解決呢？」我說：「做完一件，再做下一件，這是把事情串聯著做。妳要嘗試把一些事情並聯著做，也就是在做A的時候同時做B。」

我除了管理公司、思考業務，還要寫書、寫課程文稿、寫文章，我做事的高效率歸功於我擅長把串聯的工作改成並聯的工作。比如我的課程「個人爆發式成長的二十五種思維」中，每節課都有豐富、精采的案例，但寫過課程的人都清楚，搜集這麼多精準又精采的案例是很難、耗時巨大的大工程，但搜集這門課的案例我幾乎沒有額外花費太多時間。

這是為什麼呢？因為我決定要寫這門課後，建立了一個資料夾，叫「成長課」，我每次寫文章查素材時，寫社群分享查素材時，閱讀一些公眾號的優質文章時，聽了一些好課、看了一些好書時，看到跟高效成長有關的案例，我都會快速把它放在這個資料夾裡，並根據即時的理解，寫幾個關鍵字或一兩句話的解析。幾個月後，我真正開始寫這門課時，已經分門別類地存下了大量的精采案例。

後來，我把這個方法又升級了一下。在平時的閱讀、聽課過程中，我把遇到的好的認知、觀點、案例、故事不斷添加到相應的筆記中。大概半年後，我為很多課程積累了大量的優質素材，但其實這根本沒多花費時間，因為在日常工作中我就順手做了。

我在二○一九年年底舉辦高階寫作訓練營時，每一期都要幫學員上改稿課，講解一篇稿子從頭到尾是如何改出來的。這件事挺費時間的，直到我把這件事跟另一件事並聯起來：專門挑選我的團隊中原創作者的合適的稿子，在上課前我把他的稿子從頭到尾修改一遍，這個過程中一方面提升了稿子的品質，一方面對同事進行了業務培訓，同時對改動的過程進行記錄，改稿課就有了素材，不用單獨做了。

你可以盤點一下需要長期做的很多事，看看有沒有一些事可以關聯地做，而不是相對獨立地做。學會串聯改並聯，效率會大幅提高。

●本文摘自時報出版之《最高效益的時間管理：用目標管理時間，打造爆發性成長的一年》。