工作做不完？想提升效率，就先養成設定完成期限的習慣

●本文摘選自大是文化出版之《先做這件事，馬上交出成果： 別再誤信時間管理的輕重緩急矩陣，只用一個數字，不再苦思這事重不重要、緊不緊急，都能馬上搞定。》。👉 前往琅琅書店購買電子書，立即閱讀！

文／石川和男

有一種人，工作再多也能準時完成

馬上交出成果者的第一個原則，就是面對所有任務，先設定出完成期限。藉由這個方式，就能感受到在截止日期的壓力下，所帶來的驚人行動。

在前言時，我曾再三強調，心力應該放在重要項目上，然而想要精準掌握重點工作並有效完成，就必須具備以下三種核心能力：

1. 以最快的速度，完成自己應該要全力以赴的工作。

2. 把工作分派或交付給其他人（或用更有效率的方法）處理。

3. 區分出哪些工作該全力以赴，哪些不是。

以這三種核心能力，整理出馬上交出成果者的七大原則。首先，就先從「以最快的速度，完成自己應該要全力以赴的工作」開始！

預先設定完成期限，激發行動力

第一個原則就是，面對所有任務，先設定出完成期限。

無論是誰，應該都曾經歷過以下狀況吧？「再30分鐘就要開會了，但會議資料還沒完成……」、「一個小時後要提交給客戶的提案資料，到現在都還沒搞定……」。請大家回想一下，面對這些死線將至的情況時，你的工作效率如何？是不是被激發出超乎尋常的速度？沒錯，設定完成期限，就是激發行動效率最快且最有效的方法。

以前，有朋友問過我一個類似機智問答的問題：「什麼樣的人，能做到無論工作再多，也絕不需要加班？」是能掌握工作訣竅的人，還是頭腦十分聰明的人？不，都不是！正確答案是，將孩子放在托兒所的上班族媽媽們！

聽到這個答案時，我立刻想起我的孩子上托兒所的那段期間。當時每週約有一半的時間，是我負責接孩子回家。無論當天工作多忙，只要時間一到，我都得準時去托兒所接小孩，所以我使出渾身解數，只為了能讓自己在期限內完成工作，準時下班、離開公司。

由此可知，想提升工作效率，就先養成設定完成期限的習慣吧！

有了期限，工作才會有進展

「工作會填滿它可以用的完成時間。」這就是所謂的「帕金森定律」，是在1958年時，由英國的歷史與政治學家西里爾．諾斯古德．帕金森（Cyril Northcote Parkinson）所提出。

舉例來說，當我們把會議時間設定為一個小時，就算所有議題只要30分鐘就能得出結論，大家還是會在會議中夾雜一些閒聊，直到花完整個時間才結束會議；又或是，因為主管每天晚上都加班到8點才走，部屬們為了不比主管早下班，原本能在下班前準時完成的工作，最後也會拖拖拉拉的做到8點。

這些例子就是帕金森定律的實際狀況：「有多少時間能做，人們就會用多少時間來完成」。但反過來說，只要給出截止期限，人們就會配合規定時間來達成，所以我們可以反向利用這個特性。

以我來說，我會使用手機的計時震動功能，來為每一項工作設定期限，而我會特別選用淘汰的舊手機來計時，以免自己會不自覺看個LINE或滑社群網站等。

但老實說，在用舊手機設定工作預計完成的時間後，我很少聽到手機的震動聲，因為我總是在震動之前完成工作。這就是為工作設定完成期限的強大威力！

POINT：只要將所有工作，都先設定完成期限，就能在時間內做完。

用時薪來考量效益

企業有時會因為降低成本等理由，刪減購入資產或費用開銷的預算。但是，刪減之後造成工作效率下降或營運績效不彰，反而是捨本逐末的行為。因此，工作效率高的人，不會把目光只放在成本支出上，而是會進一步考量CP值（投入成本與獲得效益的比值）。

降低成本所換得的效益，真的有賺嗎？

就像前面提過的，想要以最佳效率來完成工作，就要先判斷此工作是否需要自己全力以赴。又，在前一篇中，我們也提到能用錢買到別人的時間，但在判斷怎麼買才划算之前，我們必須先知道自己的時間值多少錢。例如，某個家庭主婦得知附近的超市，白蘿蔔價格便宜五百日圓，所以大老遠跑去採購，然而過程中耗費了大半天的時間，還花了四百日圓的車資。但她不以為意，還覺得自己相當聰明而沾沾自喜。

表面上這是一則笑話，但對於追求馬上交出成果的人來說，反而應該要引以為戒。因為類似的狀況，經常在我們生活中上演：只顧著追求眼前的利益，卻沒發現隱藏的成本，或是沒發現以長期眼光來看，某些行為可能會造成虧損或浪費時間成本。所以，我常會把CP值這件事放心上。CP值聽起來好像有點難，但在生活或工作中等各種領域都適用。例如，在出差時，如果前往目的地的車程超過三十分鐘，我通常會選擇商務車廂。

雖然商務車廂的價格比一般車廂貴一點，以投入成本來說，絕對是比較高昂，甚至一般人會覺得有點浪費的選項。但因為我選擇了投入成本較高的商務車廂，反而會提醒自己，應該要更有效的運用這段時間，進而得到了提升寫作或讀書效益的附加價值。再加上在商務車廂中，認真工作的人遠比放空、睡覺、打電動的人還要多，受到這些積極氣氛的影響，自己也不禁受到暗示：「得好好努力工作。」所以，在考量投入成本與獲得效益之後，對我來說，商務車廂的費用相當划算。換句話說，在評估節省成本時，要一起衡量工作效益是否會受到影響，才不會因小失大。

POINT：用換算時薪的方式衡量CP值，用投入成本與獲得效益，來計算損益。

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