職場新人別怕!延宕工作進度時最好坦誠回答「我還沒完成」

圖/freepik
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文/大石哲之

書名:《你不只是新人,你是好手》
作者:大石哲之
出版社:遠流出版
出版時間:2021年7月28日

Talk Straight直接切入主題:重要性★☆☆ 難易度★☆☆

外資管理諮詢公司裡會有很多標語,這些標語是新人的行動指南。「Talk Straight」也是其中一條。這個標語中包含了「如實地說」、「簡明地說」和「坦率地說」等幾個意思。換言之,回答問題時,應該有條理、直截了當,不拐彎抹角、找藉口。這是獲取對方信任的關鍵所在,我總是銘記在心。

不找藉口,坦率地回答「是」或「不是」

當上司問你「之前讓你做的那個調查做好了嗎」的時候,如果調查還沒完成,你怎麼回答?上司這樣問時,一般都是工作沒有按時完成或是不順利。如果工作完成了,我們通常會直接跟上司報告。

剛進入公司時,工作不順利很正常。被上司這樣問的時候,新人很容易膽怯,不由自主地找起藉口。但是現在的我,能夠坦率地說:「我還沒有做完」,即使我知道自己有可能會被批評。

其實,上司想要知道的無非是你的工作是否已經完成,沒完成的原因是什麼,僅此而已。上司不想聽部下的藉口,他了解工作沒完成也不能強求,只是需要思考能完成工作的方法。

即使上司發怒,也不是針對部下。現在我知道,那不過是上司想要你盡快完成工作罷了。因此,這時首先應該直接回答:「還沒有做完。」或是「只發現了一個案例。」這樣才是直接坦率地回答問題。

自從我意識到這一點後,就再也不會被上司批評得那麼嚴重了。

Talk Straight=講話不要拐彎抹角,要直率、簡潔、明確

舉個極其簡單的例子,比方如說你跟別人約定好見面時間卻遲到了。別人打電話過來問:「現在到哪裡了?」這時候不要找藉口搪塞。問你到哪裡了,要先回答現在的位置:「表參道站,千代田線月台上。」之後再說自己可能還要多久時間才能到,或是迷路了需要幫助等情況。而「睡過頭了」、「出了點狀況」之類的原因等到見面後再說也不遲。

剛進入公司時,我也曾因為睡過頭而耽誤了與客戶見面的時間。經理打電話給我時,我還在睡覺。「你現在在哪裡?」「在家,馬上起床。」「開什麼玩笑!」我已經做好被痛罵的準備了,但經理接下來的話卻很平淡:「不能一副睡過頭的樣子去和客戶開會,你先不要來客戶這裡了。先去公司,之後聽你解釋。」

後來,經理見完客戶後回到公司只是批評了我一句:「以後不要睡過頭」,接著把跟客戶商定的議題給我,向我做了下一步工作的指示。

只有明確回答,才能得知「為什麼」,從而了解問題所在

直接坦率地回答問題,可以促進溝通,從而明確了解問題所在。因為對方會不斷地追問「為什麼」以及「原因在哪裡」。「分析出來了嗎?」「還沒有。」「為什麼還沒有?」「沒能達到預期的分析結果。」「怎麼回事?」透過回答「怎麼回事」、「為什麼」,會讓溝通順利進行,潛在的問題也會顯現出來。

首先明確地回答是Yes或No,接下來附加說明,回答對方的問題

我認為很少人會因為聽到「還沒做出來」就發飆。畢竟沒有進一步了解情況就無法做出判斷,因此直率地回答Yes或No反而不容易惹人生氣。

「還沒有做出分析圖表,問題出在哪裡?」「雖然想做圖表,但是資料本身有問題,無法統合。現在我正在修正資料。」

「什麼?資料有問題?要花多長時間?」「大概需要一週。」

「那就太晚了。本週內就要做好分析。一週的話時間有點長,我找人幫你,這樣兩天能做好嗎?」像這樣,從回答Yes還是No開始,逐步深入,就可以了解問題所在,從而進行有建設性的溝通。

遇到問題時,提出解決方案

當上司讓你去做很難完成的任務時,坦率地回答Yes或No也同樣適用。例如,上司要你明天完成某項工作。雖然知道這個工作必須做,並且自己也可以做到,但是如果要明天提交的話,顯然當天晚上要熬夜工作,因此這個指示對自己來說有些困難。在這種情況下你該怎麼回答呢?首先對這個指示表示不滿嗎?其實回答問題就是坦率地說Yes或No。

比方說你可以這樣回答:「可以。不過我一個人忙不過來,如果再來一個人幫忙,兩個人配合的話就能在明天完成。」這樣的回答既清晰明確又能及時推進工作,不會顯得拐彎抹角。同時上司也會考慮找人幫忙。因為上司的目的只是想順利推進工作。

即使面對上司或客戶,有錯誤時也要直接指出

Talk Straight還意味著:即使很難開口,但是發現有問題時也要直率地指出。上司說的話也不能盡信,如果發現錯誤就要明確指出。如果朝著錯誤的方向推進工作,一定會碰壁。即使當時沒有指出,那麼之後也會被人詬病:為什麼早知道有問題卻沒有提出來?

明知有問題卻不說,這在私領域的人際交往方面有時是不錯的選擇,但是放到工作上,在很多情況下會影響到他人對自己的信任。

即使對方是上司或客戶,必要情況時難以開口的話也要直說

有時坦率地提出意見會被認為是不識時務,即便如此,直接坦率地提出意見最終才能贏得他人信賴。當然,當利害關係相互對立,一方得益必定使另一方受損(稱之為零和賽局)的情況下,採用敷衍、搪塞、欺騙的手段會更有效果。

一些關於談判的書籍中也有很多針對零和賽局的策略,但是在實際工作中,那些能夠和他人合作、讓一加一大於二的人才會受到讚賞。因為大家追求的是同一目標,沒有必要拐彎抹角。只有坦率直接,才能成功。

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