如何向上司或同事問問題？掌握這4個深入詢問的技術與請教的技術

文／安達裕哉

先思考「這個問題應該要問誰」

針對請教他人的情境，為各位介紹有用的提問技巧。在至今我所見過的許多新人中，懂得如何請教他人的人，不會去找那些問起來比較輕鬆的對象或找身邊的人商量，他們會先思考「這個問題該問誰」，然後就去問那個人，迅速解決問題並獲得成長。

那麼，所謂「該問的人」是怎樣的人呢？就是知道答案、會給予精準建議的人。簡言之，就是優秀而聰明的人。

【加入聰明人的圈子】

《動物本能》一書中關於「被捲入複雜訴訟的政府公務員」的敘述接了這句話：『技能高的公務員則是和其他技能高的公務員互相交換意見。』這造成了聰明優秀的人和聰明優秀的人商量，不優秀的人則和不優秀的人討論的整體狀態。為了擺脫這樣的情況，就必須具備「請教的方法」，以便加入聰明優秀的人的圈子。

可是，聰明優秀的人由於工作做得好，往往沒有多餘的時間，於是看著他們總難免令人感到自卑。正因如此，你更需要能夠有效地請教他人的技巧。接下來便要告訴大家，擅長請教他人的人都是怎麼問問題的。

【請教的訣竅1：一次只問一件事】

「關於以電話預約拜訪客戶這件事，所問出的第一個問題必須能突破負責人員的心防。能否請您先教導我這個方法呢？」

像這樣，擅長學習的人一次只會問一件事。相反地，不擅長學習的人則是不考慮對方是否方便，便把問題疊加在一起問。像是：「我以電話預約拜訪客戶時遇到了麻煩。負責人員聯絡不到老闆，更麻煩的是，等我好不容易跟老闆通到電話時，連打電話的時間點似乎也是個問題耶？」

如果這樣問，對方其實也不知道該從何回答起。有時，甚至被問的一方還必須做筆記才行。要是因此而被當成是個「麻煩的傢伙」，那也是沒辦法的事。

【請教的訣竅2：清楚地告知目的】

那麼，一次只問一件事的話，具體來說到底該怎麼問才好？最糟的問法就是像「銷售狀況不順利，該怎麼辦呢？」這種很籠統的提問。

籠統的提問就只能得到籠統的回答。如果要好好回答籠統的提問，被問的一方就必須花力氣反問提問方，以瞭解狀況。比方說：「所謂銷售狀況不順利，是哪個階段不順利呢？是最後即將成交的階段嗎？」

當然，如果對方「很親切」，應該會回應你的問題，但若連續幾次都這樣，難免就會被當成是個麻煩的傢伙。要改善籠統的提問，首先請清楚告知對方你的目的。比方說，以下這兩種問法：

「部落格該怎麼寫好？」

「我想利用部落格來增加訪問數，但訪問數遲遲沒能增加。該怎麼寫才會有效呢？」

應該要使用第二種。明確告知對方目的，對方就不必再多花力氣確認你問問題的意圖了。

【請教的訣竅 3：分解元素以具體地詢問】

不過這樣可能還是有些籠統。所以，擅長請教他人的人，都會盡量把問題分解成單純的元素。例如：

「對於進行銷售介紹時的公司簡介，我有問題想請教您。」

「對於銷售時常被問到的○○部分，我有問題想請教您。」

提問的時候也同樣必須分解、整理你想問的事情，這樣才能更具體地詢問對方。而一旦能夠具體地詢問，對方也就可以具體地回答。

【請教的訣竅4：將目前為止已經做的事，鉅細靡遺地告訴對方】

藉由告訴對方自己目前處於怎樣的狀況，便能讓對方指導起來更輕鬆。因此，最好把導致今日局面所做的一切，全都說得清楚明白。人之所以會問出難以回答的問題，原因就在於自己根本不知道自己不懂的部分在哪裡。而相反地，之所以能問出容易回答的問題，正是因為問問題的人清楚知道自己不懂的部分在哪裡。

因此，只要說出自己是如何變成「搞不懂」的狀態，便能夠「知道自己不懂的部分在哪裡」，以獲得確切的建議。此外，在接受他人的指導時，也可利用前面介紹過的深入詢問技巧。比方說，若對方有時間，便可在問完自己想問的事情後，以如下的提問進一步深入請教：

「前輩您年輕時是如何提升業績的？」（與行動有關的提問）

「前輩，若您是我，您會怎麼做？」（基於假設的提問）

透過深入請教，就能更貼近本質。聰明地請教他人，深入詢問。

●本文摘自悅知文化出版之《頭腦好的人說話前思考的事：第一本！將「思考維度」融入於「溝通法則」的工具書》。