想確保對方聽懂對話，先破題再講細節，並善用短句和連接詞

了解你的溝通對象，為對方量身打造所需資訊。愈忙愈要瞬間抓住對方的注意力，除了自己想說的，還要顧及對方想知道的。（編按）

文／羅斯．阿特金斯

「草稿沒問題，但我要把句子一分為二。」在BBC工作時，這句話幾乎成了我的口頭禪。這不是在找撰稿同事的麻煩，因為我也常對自己的稿子這麼做。寫完初稿後，句子不夠精煉是很常見的事。

特別是在進行口頭表達時，簡短的句子更是關鍵。相比之下，長句較難吸收，尤其當聽眾是「聽」而不是「讀」時。此外，長句也會影響講話的流暢度，因為你需要調節氣息。

我的經驗法則是：一句話最好不要超過十五個字。這不是鐵律，但確實是一個有效的指導原則，無論是書面或口語都適用。來看看一個例子。

原文：游泳課對十六歲以下孩童開放─我們的課程共有八級，整週都有開課，你可以在我們的網站，或自上午九時到下午五時前往我們的接待處為你的孩子註冊。

修改後：

游泳課對十六歲以下孩童開放。

課程分為八級。

每天都有開課，包括週末。

註冊方式：可至我們的網站，或於上午九時到下午五時親臨接待處。

長句容易讓人迷失，短句則能讓人抓住要點。簡單就是力量，善用分割句子來讓重點更突出。

將主題放在句首

許多溝通，尤其是口頭表達，常犯一個錯誤：把主題埋在句子中間，甚至最後。這會削弱你要傳達的訊息。

看看這個例子：「國會議員席次少，支持率下降，充滿爭議，反對黨面臨重大壓力。」如果我們在這麼後面才第一次提到反對黨，聽眾會一頭霧水：「前面的訊息是在說誰？」他們沒抓到重點，也錯過了細節。

再來看一個經典錯誤，幾年前，BBC的一位主播說了這樣的開場白：「您正在收看BBC新聞台，我是喬納森．查爾斯。在被幽禁數十年，被迫生育小孩之後……」聽起來彷彿喬納森自己經歷了這一切，這也是為什麼這段影片在YouTube上成了爆款。有趣的是，事情並非如此。喬納森後來解釋，這段影片是排練時錄製的，正式播出時，搭配了合適的語速和畫面，效果非常好。即便如此，這段插曲提醒了我們：

• 語句結構會影響句意。

• 呈現順序會決定受眾如何理解。

當你把主題藏在句子中間，就冒著被誤解的風險。聽眾可能不知道你所指為何，需要花額外精力去弄清楚。這就是我為什麼堅持一個簡單實用的原則：「先破題，再交代細節。」

原句：

國會議員席次少，支持率下降，充滿爭議，反對黨面臨重大壓力。

修訂後：

反對黨面臨重大壓力：議員席次減少，支持率下降，爭議不斷。

後者的表達方式更直觀，能立刻抓住聽眾的注意力，並減少溝通中的迷失風險。

「和／而且」的力量

在口頭表達中，使用「和／而且」可以說是我的祕密武器。這個簡單的連接詞不僅幫助你建立動能，還讓元素間更緊密地連結，營造出層層遞進、一氣呵成的效果。總結如下：

• 創造動能：讓內容不斷推進，避免停頓或割裂感。

• 連接元素：讓資訊自然過渡，有條不紊。

• 增加節奏：為語調增添韻律感，使表達更具層次。

這是「和／而且」在口頭表達中發揮的作用，看看下列例子。

原句：

政府剛剛宣布投入更多資金來對能源效率最低的房子進行隔熱處理。這項投資隸屬於一項更為廣泛的節能策略。

加入「而且」：

政府剛剛宣布投入更多資金來對能源效率最低的房子進行隔熱處理。而且，這項投資隸屬於一項更為廣泛的節能策略。

原句：

天氣很糟，觀眾很少，售票收入淒慘，我們許多員工都被病毒感染。

加入「而且」：

天氣很糟，觀眾很少，售票收入淒慘。而且，更糟的是，我們許多員工都被病毒感染。

原句：

一直以來的問題是讓一些同事在家工作，其他人到公司上班。我們尚未想出解決方案，董事長與執行長卻辭職了。

加入「而且」：

一直以來的問題是讓一些同事在家工作，其他人到公司上班。而且，在我們尚未想出解決方案時，董事長與執行長竟然辭職了。

將上述例子的前後版本大聲唸出來，你會深刻感受到，加上「而且」的句子不僅更有韻律，還讓資訊更有層次。

●本文摘選自時報出版之《愈忙愈要會表達：讓自己受重用、點子被採用的解說藝術》。