開會中請遠離筆電或手機！與會人參與度高低是會議討論效益關鍵

文／尼爾．艾歐、李茱莉

專注於開會，才能避免更多「無效會議」

現在的會議裡充斥著心不在焉的人，他們彼此之間互相傳著訊息，告訴對方自己有多無聊。一部分的問題是在於，大家太常用開會的方式來逃避自己付出努力、獨立解決問題的這件事情。對某些人來說，跟同事商量，比自己一個人作業，感受上要好得多，當然，合作有它的重要性，但是會議不應該是讓人從認真工作和努力思考中分心的一種方式，那麼，我們要怎麼讓會議的召開變得比較有價值？

大部分的會議中，首要目標應該是要針對一項決定取得共識，而不是為了讓大家點頭附和會議召集人的意見、打造一個回聲室。要遏止會議的過剩，最簡單方法是要求召開會議的人事先提供兩樣東西。首先，組織這場會議的人必須針對要討論的問題，提前發送議程，沒有議程，就不開會；再者，他們必須盡自己的全力，先提出一個解決方案，用簡報或是摘要的方式做出來，一到兩頁即可，這份摘要裡面要包含所提出問題、他們的想法及建議。

這兩個步驟會要求這個人在開會之前多做一些功課，而這就是重點所在。要求他提供議程和摘要不只能夠節省每個人的時間、讓大家更快找到答案，也可以藉由增加會前所需要做的功課，來減少不必要的會議。

但是大家彼此分享知識，進行腦力激盪和集思廣益，這些活動該怎麼辦呢？這些好的事情都要在超過兩個人以上的會議中進行。除非是緊急會議，或是以公開論壇的形式，目的是傾聽員工訴說各自的憂慮，若是要針對商業上的挑戰分享各自獨到的見解，可以透過電子郵件進行，寄給該負責的利害關係人。

腦力激盪也可以在會前進行，並且最好是每個人各自思考，或者是在非常小的組別中進行。當我在史丹佛設計學院任教的時候，我經常會看到各個小組在開會前，每個人先獨自進行腦力激盪，再聚在一起討論；如此一來不只會產生更好的點子，也更有機會提出更多元的解決方案，因為他們就比較不容易被說話大聲、強勢的組員給壓過去。

接下來，如果真的要召開會議，我們一樣要遵循在討論聊天群組時提過的，同步性溝通管道的使用規則，無論是線上還是線下，同樣的規則都一體適用：精心挑選與會人士並且確保自己可以在進入會議後迅速地脫身。

一旦我們身在會議當中。一個新問題就會浮現：大家並不是全心全意地投入在會議現場，而是各自看著自己的裝置、在會議中查看電子郵件，或是在手機上東看看西看看。儘管研究指出，如果不夠專心的話，大腦在資訊的吸收上，就會表現得很糟糕，但是看著別人在會議中使用自己的裝置，會讓人疑神疑鬼，並產生某種軍備競賽的狀況—有一種別人都在工作，提供產值的感覺，這會提高我們的壓力等級。一直掛念著自己滿滿的收件匣，這會讓會議的效率惡化，同時我們的低參與度只會讓會議的產值降低，變得更沒意義、更無聊。

要在會議中保持心無旁騖，我們必須要讓大家遠離各種行動裝置。我主持過無數個工作坊，並觀察到兩種會議，其中有著天壤之別。一種是允許大家在會議中使用各種科技產品，另外則是大家完全不用任何裝置；沒人使用電子產品的會議中，大家對於討論的參與度較高，所獲得的結果也比較好。為了確保會議時間不被浪費，我們需要採用新的習慣和規則。

「如果我們要把時間花在會議上，那麼就要確定我們是真的在場，生理上和心理上都是。」

首先，每場會議應該設一個充電站，但是得確保要在一個沒有人能夠取得這些裝置的地方。當與會者在會前逐漸聚集時，應該要鼓勵大家把手機調成靜音，並且把手機拿到充電站充電，如此一來，就可以專心地開會，不會分心。雖然依照商業類型的不同，這個習慣可能會有些特定的例外，但是與會者在會議中真正需要的只有紙張、筆，或許還需要幾張便利貼。

如果需要投影片的話，那麼就指定一個組員，用他的電腦來投影，或是在會議室裡固定放置一台筆電。看到其他企圖在會議中使用手機或是筆電的人，你和同事們應該要向他投以不贊同的目光，而不是讓他觸發大家想各自使用這些裝置的欲望。

儘管不使用科技產品的會議有潛力提高參與度，但是可能會有人對這個做法心煩不已，並抗議說自己需要裝置來做筆記或是開一些檔案，但是如果我們真的對自己誠實，就會知道這些藉口都不成立。我們在會議中需要裝置的「真正」理由是什麼？我們的科技讓我們得以人在心不在，真相讓人不舒服，但事實是，我們想要在會議中帶著手機、平板和筆電的原因不是為了提高產值，而是為了心理上的逃避。有些會議可能會緊繃到令人難以承受，或是氣氛尷尬、無聊透頂—這些裝置提供了一個方法，讓我們處理這些令人不適的內在誘因。

透過增加開會前所需付出的努力，來減少會議的數量，使用同步性溝通管道時，遵守這些良好的規則，並且確保大家都是全心全意地在開會，而不是自顧自地用著自己的裝置，這幾點會讓會議大幅好轉，不再那麼糟糕。

儘管現代的工作環境充滿了潛在的分心源，但是否要持續嘗試新方法來管理這些，則是取決於我們自己的選擇了。挑選幾個你們在這個部分裡頭學到的方法來試試看，並且問問看幾位同事要不要一起來參與。把外在誘因駭回去，無論這個誘因是在辦公室裡，還是我們的裝置上，這都是治療分心的有效療法，會讓我們得以把工作做得更好，也能擁有更好的生活。

●本文摘選自時報出版之《專注力協定：史丹佛教授教你消除逃避心理，自然而然變專注【暢銷新裝版】》。