不敢拒絕!當濫好人累到自己 5個「說不」技巧告別瞎忙

(圖/unsplash)
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文/蘿拉.梅.馬丁(Laura Mae Martin)

你拒絕了什麼事情?

多數人對於拒絕他人感到焦慮,並且迫於社會壓力或是擔心讓人失望,而覺得有必要接受對方的要求。在這些情況下,最重要的是提醒自己時間是有限的資源

每回你同意了某些事情,也同時拒絕了其他某些事情(即使不是直接說不)。接受新的會議即是對開會時可進行的其他專案說不同意指導新進員工便是拒絕增加你與團隊成員共享的時間。接了下班後的工作任務,也就沒了與家人共享晚餐。雖然你沒有明確對家人說不(你的小孩可能沒請求你回家吃晚飯),但你就是拒絕了他們,因為你選擇做別的事,間接地婉拒家人(如果這是正確的權衡取捨,那就別介意)。

不論你是直接或是間接說不,持續意識到你可能拒絕了「其他某些事」,你將能自覺地在投注時間的權衡取捨上求取平衡。

對各式要求說不的五種方法

對於包括我自己在內的多數人而言,「說不」並非易事,我們必須學習最佳的拒絕方法,儘管要隨著時間推移不斷試錯。我們都想要在保護自己的時間和尊重及維繫彼此關係之間求取平衡。

如果過於頻繁拒絕,或是用不適切的方法拒絕別人,我們的社會資本肯定會受到衝擊。我們必須慎重其事、力求平衡。以下提供我的五種最有效果的策略及實作方法:

1. 問更多問題。

在決定回絕之前,獲知更多細節、找出有助於決斷的資訊。盡可能窮盡所有問題。

.探問須投入多少時間。「感謝你邀我加入這個新專案。能否告知更多關於每週約須投注多少時間的資訊?」

.檢視這是否與你的三大優先事項協調一致。「「感謝你給我機會參與新的跨團隊專案!能不能分享專案成功的前景和你力求達成哪些目標?」

.了解任務的各項期望和其他人賦予它的優先順序。「「感謝你邀請我向你的團體發表談話!能告訴我有多少人將獲邀到場嗎?他們都擔綱什麼職務角色?你計畫如何推廣此次活動以提升出席率?你過去有沒有辦過這類活動?參與率如何?」

2. 表明你將考慮或者不要馬上回覆。

這是我最愛的做法之一,而且能搭配第一個選項來運用。有時我會落入電玩陷阱——當我覺得必須立即回應迎面而來的所有問題、要求與email時,會進入高度亢奮的應對模式。我最初的反應要麼是急著接受,要麼就是先發制人地回絕。而這兩者都會造成損害。我往往在二十四小時後直覺到,不應當那麼說或那麼做。如今我喜歡在閱讀收件匣裡的email或聽取他人的提案後暫且不去想它、不立即決定怎麼處置。

.為自己爭取時間。「你正致力開發的新工具很棒,你想讓我從何處著手幫你。我會考慮看看,如果有我能夠效力之處,再向你回覆我能投入到什麼程度。」

.分享你的思考過程。「嗨!剛檢視過一些找我演說的邀約,經過考量之後,很遺憾,我當前還有一些事要辦,忙不過來。祝活動順利!」

我在應付小孩方面已學會如何運用這個策略。在此之前,當女兒問說:「我可以玩閃光筆著色遊戲嗎?」我的直覺反應總是否決她。然後,在一個陰雨綿綿的難熬週日,我有了時間幫她著色和清理時心想,為何我先前不乾脆地答應她?對於玩培樂多黏土遊戲,我反而會不假思索地馬上說「好」,接著才發現,實際上我們五分鐘後就要出門了,根本沒時間把黏土組拿出來玩然後收拾乾淨。如今我已學會說:「讓我想一想,一分鐘後再回答你。」屆時我將已理性地思考過而不會憑直覺做出反應。

3. 想像接受與拒絕分別可能引發什麼情況。

這對回應長程專案或長期的投入要求可能用得上。我閉上雙眼並設想,同意或回絕之後事情將會如何發展。比如說,我受邀遠赴一場主管高峰會發表演說,卻可能在搭機前一天預作準備時想說但願我沒同意這件事。我在每季最後一週總是有許多其他事情要處理!或是,我會不會在拒絕這個邀約後,看到這場峰會演說者的名單時心想,我理應在這份名單上,真後悔自己回絕了。或者,我是否會在演講完搭機回家途中內心讚嘆說,我善用了自己的時間!我結識了許多傑出人士。有時切換到未來的自己的角度來思考,有助於我們想清楚究竟怎麼做更加務實,從而做出適切決定。

4. 不,但是……

這是我喜愛的拒絕方式之一。這是說不的好方法,而又不是斷然回絕。舉例來說,如果你認為值得為了某件事花時間寫封email,但不想為此事開會,那麼你不必全然拒絕開會的要求。你可以轉換到另一個對自己更有效益的選項上。

.用email先發制人。「請先用email提出你的各項問題,然後我們可以決定是否有必要開會討論,你介意嗎?」

.以實質意見先聲奪人。「你介意先從這些意見著手嗎?倘若我們未能因此解決問題的話,可以開會討論。」

.轉移/委任他人。「我希望自己能在你的團隊活動上發表演說,但遺憾的是我目前沒有時間和精力做這件事。無論如何,我的網站上有提供一些自主訓練模組,或者請儘管聯繫○○○,他也從事這方面的訓練!」

這種說不的方法可讓對方感受到你的尊重與支持,而你同時也維護了自己的時間和優先事項。你甚至可以進一步設法提醒自己,日後詢問一下他們的活動是否順利。

5. 不,因為……

最單純(對多數人來說也最困難)的方法是直接拒絕,並且說明原因。讓對方知道你當前的優先事項及如何運用時間,有助於使對方感受到你對其開誠布公,而不是拒人於千里之外。你可以表明:

.沒有時間。「感謝你與我分享這個新提案!看來是個絕佳的機會。我希望自己能參與,遺憾的是有些事情占滿了我的行事曆。期待你的最終成果!」

.你的參與並非必要。「我不會出席這個會議,因為我明白自己團隊裡的艾咪更適合此事,而且她已確認會參與。」

.有其他優先事項。「我將不與會,因為我必須在月底的期限前完成一些要務,期望你的活動圓滿!」

讓人容易接受的提議方式

一旦你能夠善用拒絕的力量,將可活用類似的策略反過來使人接受你的提議。如果你力圖讓某人同意或是加入你的專案,可以反向善用上述的手法。當試著使人與我協作或提供奧援時,我會思考自己為何拒絕某些事情而接受其他事情。我可以這麼做:

.闡釋我的請求與對方的優先事項協調一致。「我詳閱了你本季公開的各項優先事項(谷歌公司將其稱為OKR,即目標與關鍵成果),並且發現其中一項和我正致力的事情完美地協調一致。我非常樂見彼此合作好達成雙方一致的目標。」

.坦率地盡可能提供更多細節/彈性空間。「我歡迎你向我的團隊簡報。這裡有更多的細節可幫你對此做成決定。」

.日期(若可能的話,應提供多個選項)

.時間(若可能的話,應提供多個選項)

.參與人數

.活動進行方式(問答、簡報等,應提供多個選項讓對方可選出最感興趣者)

.為何特別邀請對方

.活動成功的標準

書名:《上線時間管理術》
作者:蘿拉.梅.馬丁(Laura Mae Martin)
出版社:商業周刊出版
出版時間:2024年8月1日

不論是拒絕他人請求或試圖讓人接受你的提議,這些技巧都很有用。投注時間勤加練習,這些技能將愈練愈熟。你將明白哪些任務值得你付出精力和全然的專注力、哪些事情可以委託給別人、哪些事情能夠完全放手不管。你將能夠免於伴隨著回絕他人而來的內疚感,以及答應得太快(或是匆促拒絕)導致的懊悔。學會如何婉拒別人,可以幫你騰出空間和時間來組織自己接受的事情。從一開始就確立界限和制定工作規範,甚至可能使你根本不必對人說不!

●本文摘選自出版之新書《上線術》。

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