溝通時避免太含糊!直接講重點幫助有效表達,切忌拐彎抹角

圖/freepik
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「這是我們在自己剛進職場就希望擁有的書。」兩位醫學博士艾黛拉與瑞莎摸索出一套獨門的「原子技巧」架構,精準分析──職場中,無論想完成一個終極目標、實現一個個大成就,關鍵是做對許多的小事、避開許多小錯的成果。

學習和整合原子技巧,將能有助於應對的任何挑戰,達成渴求的任何目標。(編按)

文/艾黛拉.蘭德瑞、瑞莎.盧伊斯

好好溝通的原子技巧 直接講重點,切忌拐彎抹角

●具體的技巧是什麼?

直接清楚地表達你的重點,不要隱藏在枝微末節中。

瑞莎:

我記得我第一次遇到一位因患有「腸道壞死」(也稱為腸缺血疾病)而進醫院的病人。這種緊急情況發生在病人的腸道血液供應中斷時,病情往往會非常嚴重,面臨生命危險。當時,我還是醫學生,那是我第一次看到病人經歷如此劇烈的疼痛:他真的不斷地哀求「求求你帶我去手術室」,奇怪的是,他沒有任何醫學背景或手術室經驗。

幾年後,我在急診室輪班時,一位病人因類似的嚴重腹痛而入院,他不斷嘔吐,以為是食物中毒,在床上因疼痛而翻來覆去,再多止痛藥也無濟於事。我回想起了醫學院的經歷,知道應該直接聯繫普通外科醫生。我毫不猶豫地打電話告知:「我擔心這位病人患有腸缺血,需要立刻進行手術」。外科醫生取消了門診,將病人送到手術室,這個診斷是正確的,病人得以存活下來。

當我們請專科醫師為急診的病人會診時,我們真的需要非常專注。急診醫師也許有個不公平的優勢,知道如何直接表達重點,不會含糊其辭。這對於我們的溝通效率來說,非常重要,絕對是個需要學習的技能。

●我們為何需要掌握這項技巧?

我們在表達主要訊息時加入太多枝微末節,想用迂迴或含糊的語言來減少衝擊,就會掩蓋了重點。或是我們一直叨叨絮絮,卻沒有察覺自己說得很含糊、毫無重點,主要訊息變得不清楚或是被隱藏得太深,以至於很難理解。

這種行為無論是有意或無意的,都會使人一頭霧水,聽者可能會自行下結論、完全忽略評論、想深入探究、甚至尋求其它來源的專業知識。這種溝通不良可能造成錯誤或不信任感。無論語氣如何,我們繞著問題打轉時,就會開始懷疑對方是否隱瞞了什麼。

我們想到人們常說的一句話:「清楚明確即為善意,含糊不清則屬不善」。順便一提,直接表達重點並不見得要與人對抗或帶有敵意,也不需要提高聲量,清楚的表達還是值得用尊重和禮貌的語言。

●這項技巧為何難以達成?

‧你的觀點還不夠成熟,因為你沒有足夠的時間或專業知識來形塑。

‧你有自己的觀點,但不太敢大聲表達出來,也缺乏自信。

‧你缺乏足夠情商或文化理解,無法以體貼細膩的方式分享個人觀點。

‧直接表達會讓你擔心訊息被接受的程度和對個人聲譽的影響。

●培養這項原子技巧的關鍵行動是什麼?

了解溝通的對象:溝通之前先思考訊息接收對象:在場的人、在電子郵件或簡訊的討論串上有誰?他們是高階利益相關者、客戶、還是同儕?如果你要分享的是保密資訊,你信任這些人嗎?你可以提供非正式的初步討論,還是對方需要你正式且明確的回應呢?

確定自己的溝通重點:在開始溝通之前,先確定你的立場以及該如何清楚地表達。最好在溝通之前先問問自己:我現在想傳達什麼訊息?。就算是你的「肺腑之言」,還是不妨停頓片刻,整理一下思緒,那個暫停時刻是準備發言內容的好時機,避免在說話當中思考和糾結。

書名:《原子技巧》
作者:艾黛拉.蘭德瑞等
出版社:商業周刊
出版時間:2024年11月14日

謹慎思考:在發言或發送郵件之前,不妨三思而後行。在凌晨三點寄出的憤怒郵件,長篇大論解釋你的觀點,絕對不是個好主意。讓自己先了解情況:提問、評估各方面,然後再表態。衝動行為有很多壞處,例如訊息太複雜、郵件過長、給人粗暴的印象、犯錯誤、顯得無知等等。因此,如果你的回應不是迫在眉睫的,最好事先理清思路。

開門見山傳達重點:在任何溝通中,你都可以用「嗨」「謝謝你」「你好」等簡單的問候做開場白,甚至可以簡短說明你對情況的理解,然後就直接切入重點。要清楚明確,同時保持尊重態度。

【實例】

‧不夠明確

1.我們可以見個面討論一些事情嗎?

2.我覺得我懂你的意思,但有些事情還是有點疑惑。

3.我不太確定我們是否應該這麼做。

‧比較明確

1.我想安排下週會面,希望能討論一下我的薪水和 每月的輪班次數。(試著預先提示別人,以便提前了解會議目的。

2.我明白你郵件中的第一點,但是第二點和第三點令我有些困惑,你能說明一下嗎?因為我不太理解這個論點。(讓別人具體了解需要釐清的問題。

3.由於我們預算有限,你的發展構想和計畫似乎不太可行。讓我們見個面,一起想辦法解決我所看到的問題。(直接表達你的疑慮。

提出證據支持個人論點:你不需要自我吹噓,也不需要反應過度;但是可以花點時間解釋你的理由。以和善的態度展現你的專業知識,分享你的邏輯和推理過程。

【實例】

‧不夠明確

1.我們可以見個面討論一些事情嗎?

2.我覺得我懂你的意思,但有些事情還是有點疑惑。

3.我不太確定我們是否應該這麼做。

‧比較明確

1.我最近的病人評價和綜合評鑑結果都是正面的,也都超出了部門的績效目標。我們可以討論一下我的薪資,看看是否有加薪的可能呢?

2.你提到的第二點缺乏佐證,根據上個月的調查,我們觀察到的數據趨勢與你所寫的相反。

3.這個計畫需要一萬五千美元的資金,我們的預算只有兩千美元,我們沒有行政人員協助進行運作,因此需要想出填補差額的辦法。 

持續溝通:歡迎提問,請求回饋意見,保持開放態度,以促進更多討論,例如:你對我的要求覺得怎麼樣?有什麼想法嗎?」或是,「這樣的說明合理嗎?」

●本文摘選自出版之《原子技巧:小練習帶來大改變,早知道會更好的10種職場組合技》。

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