總是逾期的人不該這樣思考,讓你絕對準時不拖延的三法則

(圖/unsplash)
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文/木下勝壽

讓人第一眼就覺得你能幹

絕對準時不拖延法則

讓總是逾期的人變得「絕對準時不拖延」的三要件

總是逾期的人和從不逾期的人,有著不同的「思維演算法」。會逾期、無法準時完成的人,認為逾期的理由是「因為發生意料之外的事情」,或是「因為自己動作慢的關係」。

而從不逾期的人,則認為「會逾期是因為起步太慢」。總是逾期的人有三個不應該的思考方式─

1覺得是因為有意料之外的事情,所以沒辦法,就放棄了。

2歸咎於「自己動作慢」,厚顏無恥地道歉了事。

3想要「在短時間內完成」故努力加快工作速度,但疏於檢查而忽視了控管品質。

會逾期又沒有責任感的人,會採取放棄心態,覺得「是因為有意料之外的事情,所以沒辦法」;而雖逾期但有責任感的人,則會歸咎於「自己能力不足」,以道歉收尾。然而,這樣下去只會一直逾期,永遠無法準時完成。

為了要能夠準時不拖延,先請試著做到以下三件事─

1 提前開始:如果已經知道「什麼時候必須要做什麼」,就要以意外總會發生為前提,以寬鬆的時程安排提早著手。

2 改變順序:要提前開始某些事情時,就必須延後別的事情。請依據「期限順序」,而非「任務交辦的順序」,來改變開始的時間。

3 分割進行:已做到1、2卻還是來不及時,就要將任務分割成多個部分。亦即重新評估工作流程,以同時並行各部分之後再整合的方式進行。

例如:假設某個印刷品是由A和B兩個人製作。

將原本的工作流程,「A撰寫文章(5天)→依據該文章由A和B決定版面配置(1天)→由B完成設計(5天)=11天」,改為「由A和B決定整體內容企劃&版面配置(2天)→A撰寫文章和B進行設計兩者同時進行(5天)=7天」,便能縮短4天。

有備案就能準時

我們公司的電子報中,有個與健康有關的專欄。由負責的人員編寫好內容,星期五待我確認過後,於每週日寄送出去。有一次, 該專欄的內容與公司的政策有所抵觸,我要求負責人員修改,結果得到的回應是,「雖然今天必須完成寄送設定,但社長確認後沒說OK,所以電子報就無法準時寄出。」於是,問題就變成下次遇到類似的狀況,該怎麼辦?

負責人員基於「為了獲得社長核可」之理由,選擇了以瞭解我的喜好的方式來解決問題。

然而,準時的最好辦法,是多準備1篇備案,亦即提出2篇內容。提出2篇內容,2篇都不通過的機率是很低的。可以先提出1篇,被打槍的話, 再提出另1篇。

若第1篇通過了,做為備案的另1篇就能延到下週用;故在接下來的1週內只要再寫1篇,下週也能夠提出2篇。只要在第1次,和有1篇沒通過的時候,於1週內寫出2篇專欄內容,之後便能順利運作。所以說,有備案就能夠準時完成

時間就是成本=1天是200萬日圓

延遲會產生費用,「時間就是金錢」一點兒也沒錯。假設,產品的上市時間比預定晚了1天。對公司來說,只要產品還沒上市,就1毛錢都賺不到;而於此同時,公司每天還都會產生開支。

如果公司的固定成本是1個月6千萬日圓的話,延遲1天,該產品的銷售成本就會增加2百萬日圓。從房租的角度來思考,會更容易理解。

書名:《時間最短化,成果最大化的法則:1天安裝1個成功人士的「思維演算法」45天(約1.5月)腦袋將徹底更新!》
作者:木下勝壽
出版社:悅知文化
出版日期:

房租不會因為銷量變多就增加,也不會因為銷量變少就減少。就算你什麼都不做,每個月成本都會實實在在地隨時間而產生。你的腦袋不是為了思考「能不能做到」而存在,而是為了思考「怎樣

才能做到」而存在。

別想著「趕不趕得上」,要思考的是「要怎麼做才能趕得上」。就算是你認為「絕對不可能」的事,也要想想看「用1億日圓的預算也絕對辦不到嗎?」然後逐漸降低預算,分解至實際可行的妥協點。這樣的思考方式,真的非常重要。

●本文摘選自出版之《時間最短化,成果最大化的法則:1天安裝1個成功人士的「思維演算法」45天(約1.5月)腦袋將徹底更新!》。

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