上台報告講話就緊張?Google簡報大師傳授練習訣竅:請自拍後看3遍

圖/unsplash
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文/柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克(Cole Nussbaumer Knaflic)

一開始,請先快速做個思考練習。

請你閉上眼睛。深吸三口氣,然後,我希望你想像一下,你剛剛做了你職業生涯中最重要的,並且非常成功。你的觀眾非常投入,你改變了他們的想法。他們專心傾聽,肯定你的觀點,並且準備根據你分享的內容做出相應行動。他們鼓掌。大家在你結束演說後祝賀你表現出色。

這種成功的感覺如何?它如何表現在你的臉部和身體上?你的內心有何感受?請花一點時間找出幾個具體的形容詞,這些形容詞是你希望別人在那場出色的演說中用來形容你的特質。當我進行這個活動時,我的列表包括舒適、能幹、自信、引人入勝和從容。將你描繪的特質記在心中,我們很快會再次提到它們。

熟悉內容是一回事,但在現實中抓住整個會議室的注意力,並創造出你剛才想像的成功情境則是另一回事。接下來,我們將探索一些策略,幫助你建立自信,表現更鏗鏘有力。首先,我要求你把自己的練習情形錄下來,並評估你目前演說的技巧。這將加強你的自信和實力,讓你順利完成出色的演說。

錄下自己的練習:反覆觀看與聆聽
錄下自己的演說雖然讓人不舒服,卻是極其有效的方式,可以提升表達能力。當你觀看和聆聽自己時,可以誠實地評估自己作為一名講者的現成實力,並具體指出哪些地方需要改進。錄下自己的演說非常重要,可幫助你精進演說,讓觀眾覺得你非常自信,知道自己在做什麼。

在Google時,為了資料視覺化的第一次講師培訓課程做準備,參加公司講師培訓計畫的學員包括和我一樣即將開始教學的同事。當課程進入到某個階段,我們的教學會錄影。我們被要求選擇一個主題,並呈現大約五分鐘的內容。接獲的指示是:選擇我們熟悉的主題,這樣我們在台上可以更專注於表達方式而不是內容。我對我準備的投影片充滿自信,但當我走到攝影機前面,一些緊張情緒稍稍降低了我的興奮感。

書名:《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》
作者:柯爾.諾瑟鮑姆.娜菲克(Cole Nussbaumer Knaflic)
出版社:商業周刊
出版時間:2023年11月2日

每個人都上台報告之後,我們一起觀看了這些錄影,大家首先觀察自己的表現,然後接受小組組員的回饋意見。當我觀察自己的錄影畫面時,有一件事比其他任何事還引人注目:我穿著高跟鞋(我在台上演講時習慣穿高跟鞋),重心不斷地在腳尖和腳跟之間轉換,這讓動作顯得不自然,導致整個身體會搖擺不穩。

如果有人給我的回饋意見是:「講話的時候請站穩,當你前後搖擺,這會分散觀眾的注意力。」我可能會忽略這個建議。但是從錄影畫面,我看到自己前後搖動,這讓我意識到一些事情。首先,身體的搖擺會嚴重分散注意力。我也尷尬地意識到,我在那之前每次站在觀眾面前可能都是這樣!一旦我意識到這個壞習慣,我立即改掉了它。

心得:對自己錄影。你會看到自己在做的事,聽到你說的話,你會想要做些調整。接著就來具體談談如何進行這個步驟。

做好準備並進行錄影
首先,確定你要報告的內容。錄影時間不需很長,也不該太長,畢竟你會來回反覆觀看錄製的畫面。通常約五分鐘的報告就足以做出不錯的評估。選擇一個你非常熟悉又遊刃有餘能在五分鐘內談論的主題。你可以從最近的一次演講中挑出一兩張投影片,或是談論你喜歡的休閒活動及其原因,或者介紹自己。無論主題是什麼,請將場合設定在正式的會議或上台演說。我建議你先進行一次擬真練習,第二次才正式錄製。

同時錄製聲音和影像。在錄製時,提前思考實際登場時的報告方式。如果你正在為一個線上會議或圓桌會議做準備,那麼在錄製時就坐著,同時講解投影片。如果你在演講時會站著,設置好攝影機的位置,以便你能站著錄影。模擬預期的場景,看看你在那種環境下的表現如何。假裝攝影機是你的觀眾,像對待觀眾一樣與其交流。

Tips:現今的科技讓錄影更容易

智慧型手機、內建攝影鏡頭的電腦以及像Zoom這樣的技術,讓任何人都能快速又輕鬆地錄影並回播。善用這種科技便利性,精進你的溝通方式!

錄好自己演說的影片後,我建議你反覆觀看幾次,專注評估你演說的各個面向。我會一步步帶你進行三次評估,並告訴你每一次應該關注哪些地方。

第一次評估:克服尷尬或不自在
如果你聽過自己錄下的說話聲音,可能會有如下反應:「這聽起來不像我!」沒錯:你的聲音聽起來不像錄音檔播出來的聲音,因為我們習慣從說話者的角度聽見自己的聲音,而不是從觀眾的角度。同理,第一次看到自己演說的影像,如果有些東西與你的預期有出入,可能會讓你糾結不已。

第一次評估只須承認這種反應是人之常情,不要被對自己儀態和聲音的預設想法所束縛。第一次評估只是讓你習慣看到和聽到自己在鏡頭裡的表現與聲音,並克服任何不適與尷尬<。這有助於你再次觀看錄影畫面時更容易給出切中要害以及有建設性的評價。一旦消除不適的反應,就可仔細關注細節,找出可行的改進措施。

第二次評估:觀察自己的表現
在第二次觀看錄影畫面時,專注於觀察自己的表現。我建議將聲音靜音,完全關注在你的表情和動作。在觀看過程中記下筆記。你注意到什麼?既要留意表現不錯的細節,也要注意任何會分散觀眾注意力或其他不理想的地方。

當你細看自己的表現時,可能會發現一些顯而易見的現象。如果你需要一些方向和指導,可參考以下的具體事項和相關問題作為起點:

• 姿勢:你是否站(坐)得挺直?看起來是過於放鬆還是過於僵硬?

• 眼睛:你看著哪裡?眨眼是否正常?

• 面部表情:你是微笑、皺眉還是做出其他顯著的表情?

• 雙手:擺放位置,你如何運用雙手?

• 其他身體動作:你動作做得太過還是太少?

• 特別注意任何讓你感到尷尬、不適或其他任何不理想的地方。

Tips:新進員工利用錄影學習和獲得回饋意見

在二○一九年,麥克.希斯尼洛斯(Mike Cisneros)與亞莉克絲.維雷茲(Alex Velez)加入storytelling with data的團隊(在新冠疫情與線上會議還不是常態之前),他們的主要工作是學習並自信地講授我們SWD公司頗受歡迎的培訓工作坊(只有半天)。由於我們各自居住在不同的城市和不同的時區,我們不得不發揮創意,想出錄影這個可行的辦法。

每周,他們會閱讀、學習並練習工作坊要講授的課程。到了周末,他們用攝影機錄下自己如何講解該課程,並把視音檔寄給我。這樣做有雙重好處:他們可以反覆觀看影音,批評並改進自己表現不佳的地方;我自己也能觀看,看看他們的進展並提供回饋意見。

錄影這種策略對於無法在同一個地點工作的新進人員特別有效。錄影也成為我和我們團隊一直在使用的一種好習慣,一來錄製工作愈來愈上手,二來便於透過反覆觀看精進演說技巧。這是我們團隊常態性使用的一種做法。疫情爆發後,愈來愈多人在家上班,錄製視頻成了學習和獲得回饋的好方法,無論是對於新進員工還是團隊其他資深員工皆然。

第三次評估:聽自己的聲音
你對自己演說時的表情和動作有了一定的認識,現在輪到關注你的聲音。聲音是強大的溝通工具,但大家多半不太關注它。在這最後一次的評估,關閉或最小化影片,只聽自己的聲音。你注意到什麼?

一如觀察自己表情和動作時的做法,這次也要寫下要點。以下是幾個特別需要注意的地方:

• 填充詞:你是否說了一些不必要的填充詞(如嗯、啊等等)?

• 重複字:你是否一直重複使用某些單字或片語?

• 語速:你講話是否太快或太慢?還是忽快忽慢?

• 暫停:你是否加入了任何暫停?長度是否長短適中?

• 音量:你的音量是否太大聲或太小聲?是否有適當變化?

• 音調:範圍是否夠寬,聽起來一成不變還是抑揚頓挫?

一如觀看自我表現時的做法,這次也要注意聲音表現不錯的面向,以及任何你覺得減分的地方。

自我評估:整理你的觀察結果
你已經觀察也聽了自己的演講。記得我在文章開頭要求你想好幾個形容詞,說明你希望在演講或簡報時成為怎樣的人。這個目標和你目前展現的演講方式,兩者存在什麼差異?

不要對你發現的差距感到失望。重新調整你對它們的看法:把它們視為機會!這正是有趣的部分——讓你有機會採取具體行動改善缺失。我堅信每個人都可精進與他人的溝通技巧。現在你的機會來了!

●本文摘自出版之《說一場有故事的簡報:Google總監的12堂課,說出讓人有感覺、聽得進、溝通到的簡報》

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