如何讓工作越來越輕鬆?養成四大習慣,自然大幅減少任務數量
文/牛尾剛
養成四大習慣,大幅減少工作量
一流工程師會把心思放在「如何減少工作量」。一般來說,能快速實現許多功能被認為是一件好事,但實際上是一件壞事。因為據統計數據顯示,用戶實際上使用的軟體功能只有大約40%。
即便工程師用盡全力做出百分之百的功能,其中仍有百分之六十不會被使用,而且一旦某項功能出現錯誤,就必須修改。隨著程式庫(code base)變多,需要進行變更時,要閱讀的程式碼也會增加。
也就是說,運用Be Lazy的精神「減少工作量」是一件非常棒的事。但是,從日本人的觀點來看,總覺得沒有全部做完是一件壞事,因此非常不擅長「減少」當前的任務。但最重要的是,我們必須重新認知到:●「減少」本身就具有價值●。
舉例來說,自我在微軟工作以來,報告系統已經換了兩次,每次使用都變得越來越輕鬆。原先每週都開的會議變成每兩週一次,一年四次的評核也減少了,業務上的負擔因此減輕。
如此一來,原本用在這些會議和評核的時間、精力,就能用在其他優先順序更高的任務,從而●「在更短的時間內實現價值最大化」●。
具有強烈完美主義傾向的人往往會把時間花在相對不重要的事情上,並將其打磨得「閃閃發亮」,因此很容易浪費時間。當然,這樣做有好有壞,例如:與日本人相比,西方人把每個細節打磨得閃閃發亮的能力較弱。
問題在於,我們不應該在不重要的事情上花費太多工時(例如,寫文章時過度講究Excel的細節排版)。當你放棄完成優先順序較低的事情,只把重要的事情打磨得閃閃發亮,競爭力就會飛躍性地提高。
從產品負責人到經理,包括團隊成員,所有人都共享這樣的認知,就能在設定故事的優先順序、決定應該實現哪些功能時,迅速做出合理的判斷。
與專案相關的所有成員都需要辨別哪些功能是真正必需的,哪些功能是不必要的,並透過實施改善流程來「更輕鬆」地創造出更高的價值。接下來,讓我們來具體看看(減少工作量的)步驟吧。
1. 選擇只做一件事情(做出取捨)
觀察國際團隊後,我發現這是大家最常實踐的作法。我相當不擅長設定優先順序,因為覺得每件事情似乎都很重要。所以我下定決心思考「哪件事情最重要?」並專心做那件事。
如果我選出三件要優先完成的事情,會先選出其中最重要的,再排序另外兩件。一開始,忽視剩餘的部分可能會讓人感到恐懼,但實際上用戶也無法理解太多功能,最常使用的功能最多三個左右。
如果能●養成「選擇只做最重要的一件事」的習慣●,即使在時間緊迫的情況下,至少也能快速完成最關鍵的工作。如此一來,你會意外地發現原本認為「非做不可」的事情,即使不做也沒問題。
當然,並不是所有情況都適用「選擇只做一件事情」的方式,但是如果重複這個步驟3次,就能選擇出三件事。最重要的是,在十件事情中只做一到三件事絕對不是壞事,你將能親身體會到這樣做更有「價值」。
2. 透過固定時間,最大限度提高能做的事情
如果抱持著「無論什麼都應該做」的心態,往往會拖延工作時間。我觀察國外的團隊成員,他們不是用「應該完成的任務」來計算工作時間,而是固定工作時間,限制自己在時間內最大限度地提升行動價值。
例如,我和蘿契開會時,即使心裡覺得「這個是問題,那個也是問題」,但我不會延長時間,而是在這段時間內,專注從我能完成的事情中獲得最大價值,將想法切換到「今天只做這兩件事」的思維。
因為時間是最大的限制,所以需要專注於時間內能夠完成的事情上,集中精力做出最大的成果。如果你在完全沒有準備的情況下,突然要在明天報告的話,你應該會放棄那些做不到的東西,並迅速捨棄部分事物吧。沒有時間製作漂亮的文件時,我們就會減少「要做的事情」的數量,並做出決定,以便及時傳達真正重要的事情。
一開始你可能會因為「還不夠完美」而感到害怕,但通常那些「遭到遺漏的東西」都不太重要,重要的部分則可以從他人獲得反饋,所以不要害怕,迅速執行就對了。
3. 停止「準備」和「帶工作回家」,當場解決問題
在日本,只要一開會,就必須事前準備,結束後還要寫會議記錄,討論各種問題。
然而,我觀察國際團隊發現,他們總是能●在「會議現場」完成討論●。雖然會議有大致的議程,但他們完全不會花費時間去準備會議。會議記錄也會使用筆記軟體OneNote當場共享會議記錄。如果是演示會議,他們不會說「我稍後再修改」,而是當場修改資料。如此一來,就不會占用會議結束的工作時間,還可以在會議期間內共享必要的事情。而且,會後也很少有「作業」或「需帶回檢討」的工作。
必要的「決策」盡可能在會議當場決定。也就是說,訓練自己「在會議時間內完成所有事項」,工作就會變得非常有效率。
我在擔任顧問時,Sonic Garden創辦人倉貫義人曾經對我說過一句話,我永生難忘:
「牛尾先生,請不要準備會議,那是在浪費時間,重點是●讓會議的時間變得更有價值●。」
和倉貫先生開會總是很有效率,當場就能解決所有問題。會前會後都不需要額外花費時間。這樣簡潔的會議風格,產生了豐富的工作價值。
如果不知道一開始需要做多少準備,不如嘗試著在「不做準備」情況下,測試自己可以做到什麼程度。然後,儘量在「會議時間內」完成所有事物,你應該會驚訝地發現自己「能做到」的程度比預期得更多。
如果發現無法完成,有可能是你在「不必要的事情」上花費太多精力,需要練習盡可能地刪減日常的工作中不必要的事情。
4. 減少要做的事情
微軟開發團隊有一個叫做「短期衝刺規劃」(Sprint Planning)的定期會議,成員必須和經理一起整理兩週內要執行的任務。在日本,進度會議是匯報哪些工作已經完成、哪些工作進度落後,經理不會刪除預定的任務,而是考慮如何增加更多的人力來完成工作。
而在微軟,經理會主動說:「這個任務不太重要,沒有必要在兩週內完成」然後簡單地從工作範圍(預定的功能)中刪除。大家的工作會逐漸減少,有些任務可能從此不再執行。經理會十分用心地讓大家聚焦在絕對重要的任務上。
畢竟,實際上做不到的事情,再怎麼努力也做不到。因此,我們應該在工作中不斷決定「要放棄什麼」。計畫本來就只是初步的預測,不一定是正確答案,過程中一定會發生無法預測的事情,優先順序也會不斷變化。最重要的是,●工作的重點不是「做了多少」?而是「你做的工作帶給公司多大的影響」。●
想在短時間內付諸實踐上述四點可能並不容易,在經驗值不足的情況下,你可能無法掌握平衡之道。但是,只要你有意識地實踐Be Lazy的思維模式,就能熟能生巧,無論是個人還是組織,都能在有限的時間內提高工作價值。
●本文摘選自野人文化 /讀書共和國出版之《高效偷懶:『世界一流工程師』都在用的AI時代思考法》。
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