Email 成效率殺手？學會這3招讓時間不再流失

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文／大衛．道森（David Dodson）

「如果你故意逃避做該做的事，一天很容易消失。」——比爾．華特森（Bill Watterson），美國知名漫畫家

我們一天要花枯燥5小時處理電子郵件，即便其中4成我們不認為有意義。換句話說，我們每天光是處理不必要的電子郵件，就浪費2小時，而且這還沒算上簡訊、語音信箱與其他的協作平台。科技理論上會替我們節省時間、提高效率，卻成為綁住我們的沉重生產力腳鐐。

菁英顧問公司麥肯錫有一篇標題問得好的文章：「如果我們全都這麼忙，為什麼沒完成任何事？」（“If we’re all so busy, why isn’t anything getting done?”）文中指出：「現在是史上互動最簡單的年代，但不是具有生產力與創造價值的真誠協作年代。」此外，就算投入了，也心不在焉，等於浪費寶貴的資源，因為花在低價值互動的每一分鐘，全是在消耗時間，原本能從事發揮創意、影響力大的重要活動。

哈佛商學院做了研究，團隊在3個月期間，追蹤27名高績效的執行長，發現最有效率的執行長態度堅決，絕不讓電子郵件和其他形式的數位通訊，奪走他們的時間與注意力。我深入挖掘後發現，那些執行長不是靠和現代世界切斷連結做到，而是運用幾個相當簡單的習慣與做法。

多巴胺與持續性局部注意力

注意力計畫（Attention Project）的創辦人琳達．史東（Linda Stone）寫道：「注意力是人類精神最強大的工具。」史東的研究帶她發現幾個她稱為「持續性局部注意力」（continuous partial attention）的概念，破除同時做好幾件事的常見多工（multitasking）迷思。

首先是了解認知與機械式作業（mechanical task）的差異。一邊攪拌湯，一邊講電話就是多工的例子。我們同時完成兩件事的時間，有辦法等於只完成一件的時間。然而，這是因為兩項工作中，一個是認知作業，另一個是機械式作業。

相較之下，如果同時完成的兩項都是認知作業，例如一邊開會、一邊看電子郵件，其實是不可能的行為，因為我們只有一個額葉（frontal lobe），大腦會以串聯的方式處理認知作業，不可能並聯處理。我們可能自認是在同時處理兩個認知活動，但實際上是飛快在兩個作業之間切換（電光石火的作業切換）——這麼做既缺乏效率，還會妨礙我們專心。

我們讓自己相信，一次做兩件事會增加效率，但我們其實主要是靠多巴胺讓自己不斷切換。多巴胺是一種讓心情愉悅的神經傳導物質。大腦在預期獎勵或獲得獎勵時，例如巧克力、大拍賣或性愛，就會釋放多巴胺。此外，多巴胺也會帶來清醒、專注與動力。

我們從回簡訊或甚至只是刪除垃圾訊息中獲得的滿足感，也會釋放多巴胺。當我們感到無聊，或是工作讓人提不起勁，我們跑去收信。這麼做會獲得滿足感的原因，不是因為我們完成有助益的事，而是餵了自己微量的多巴胺。

84%的人永遠開著電子郵件應用程式，讓自己在開會、閱讀40頁的枯燥租約，或是制定新型健康照護方案時，注意力永遠可以放在別的事情上。這就是為什麼我們會跳過麻煩的電子郵件，只讀可以簡單處理的：刪除垃圾郵件、點閱新聞連結，或是回一兩封信。此外，多巴胺也能解釋為什麼我們明知不禮貌，但吃晚餐收到簡訊時，還是會忍不住想看上面說什麼——即便坐我們對面的人正在講話。不論是電子郵件、簡訊或Instagram貼文，社會連結會刺激多巴胺：有人正在與我連結……感覺真美好。

然而，多巴胺當下讓人有美好的感受，卻不會替組織帶來多少價值。

一天多八十分鐘

市面上可供購買與下載的app與軟體多不勝數，每一個都說能解決其他生產力app與軟體造成的生產力破壞：那些我們已經買過和下載的。然而，如果要處理剪不斷理還亂的這一切，方法不是購買更多科技，而是簡化。

最新的工具與app進一步把通訊弄得更複雜，而最頂尖的管理者不會忍受這一切。他們全都和我們接下來要談的一樣，採取某種版本的立即見效的小改革。以我來講，我因此額外獲得80分鐘的高品質時間——天天如此。

方法一：減少看訊息的頻率

我曾經聘請前美國陸軍上校，擔任公司的區域副總裁。他先前的豐功偉業包括和資深的軍事將領團隊，一起籌備入侵伊拉克。有一次聊天他告訴我，他一天只收3次信。我問他收信的頻率那麼低，怎麼有辦法設計出複雜的軍事行動。他乾巴巴地回答：「我寄出的信，沒有一封不需要至少花3小時才能回覆。我們要規畫的可是入侵。」

不斷查看電子郵件或其他的協作工具，主要是在逃避深度工作或不想做的事。這麼做的代價是讓自己切換作業，放棄沉浸的好處。不過，只要採取兩個與控制環境有關的簡單步驟，就能大幅減少我們查看訊息的頻率。

首先，關掉提醒你有新信件、簡訊與其他數位訊息的通知。那種提醒是我們無法抵抗的多巴胺妖怪在大喊：「停下你在做的事，快點看我。」與其假裝你會動用意志力對抗這個怪物，還不如關掉通知，控制你的環境。

進一步控制環境的方法是回覆訊息後，就關掉電子郵件與各種協作應用程式，接著設定好再次查看的時間。我的目標是一天收信4次，早上醒來先收一次，在上班期間收兩次，最後在一天的尾聲再收一次。如果對你來說，這個要求不太可能做到，那就先一小時收信一次就好，而且看完後永遠關掉應用程式。回覆訊息時，觀察如果多等一小時，結果是否產生變化。我猜你很快就會發現，一天收4次信其實就夠了——畢竟有入侵任務等著你規畫。

方法二：狠下心取消訂閱

垃圾郵件的英文「spam」原意是午餐肉，在過去的歲月，我並不煩惱被強迫餵食電子版的午餐肉，因為按下刪除鍵花不了多少時間。然而，我發現垃圾郵件的提供者很有一套。比起刪除，我更常上鉤——我因此耗費的時間會累積起來。我點選的新聞快報通知，沒帶我看刻不容緩的重大新聞事件，而是要我放下工作，去看他們的廣告行銷手法。

2020年的時候，美國人平均一天待在社群媒體的時間是147分鐘，跟2012年的90分鐘相比是驚人的增長。社群媒體商人的手段十分高明，追蹤我們按下的每一個鍵，分析是什麼造成我們在他們的網站逗留。如同喬許．馬歇爾（Josh Marshall）在《大西洋》寫道：世界上有著「長期的刊物過度供給，追逐著固定的廣告預算。」換句話說，逐利的軍備競賽要我們停止做有生產力的工作，跑去看廣告。

我們不是矽谷人才團隊的對手。他們就是靠這個吃飯：找出數位的辦法，拍拍我們的肩膀，問我們：「能借個一分鐘嗎？」你唯一的選擇就只有控制環境，刪除新聞訂閱的通知，狠下心取消所有的訂閱，只留最基本的電子郵件清單。

方法三：五個有效處理電子郵件的原則

在你的組織培養文化，清楚聲明大家要有效運用電子郵件與協作工具。記得堅持5個簡單的原則：

一、只加能依據資訊行動的收件人，或是有必要了解信件內容的人。電子郵件輕鬆就能加大量收件人，但這不是藉口。不要強迫別人浪費時間讀他們無法做點什麼的郵件。

二、在按下「回覆所有人」之前，檢視收件人清單，刪去信中資訊不實用或無法採取行動的人員。

三、除非有必要提供完整內容，要不然永遠不要寄送未經編輯的附件。舉例來說，如果只有幾頁PowerPoint簡報是相關的，那就寄那幾頁就好，或是說明該看第幾頁。

四、如果郵件串後來開始討論新主題，那就建立新的電子郵件與主旨欄標題。冗長的電子郵件串會讓讀的人不得不重看先前的郵件，卻只替寄件人省個幾秒鐘。懶得重打正確的收件人清單或新的主旨欄標題，屬於自私的數位行為。

五、如果你只需要一個回覆就夠了，那就不要問好幾個人同一個問題。數位「搶答」會讓寄件人的人生輕鬆，卻是在濫用別人的時間。

以上的5條電子郵件效率規則，不是什麼具有爭議的議題，不用2分鍾就能讓組織上下都執行：方法是把這一頁的截圖，寄給你所有的團隊成員。

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