用對時間提高效率！找到平衡工作與生活的方法

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文／蘿拉．梅．馬丁（Laura Mae Martin）

為什麼是我來引介上線時間

我大約在14年前從事銷售工作，展開在谷歌的職涯。當時要負責50多組客戶應接不暇，於是我設法組織電子郵件收件匣，並且建立工作流程儀表板。我只安排在週二到週四打銷售電話，如此就能於週一預先做好準備，然後在週五把筆記的總結內容寄送給客戶。

同事們很驚訝我在職務上總是駕輕就熟，並且使客戶和自己都感到滿意。開始詢問我組織工作、維持高效的方法。為何我不是每天最早進辦公室或最晚離開的人，卻始終能達成各項目標？我很快就明白，銷售並非我的甜蜜點；管理時間和工作流程才是我的甜蜜點。

接下來8年期間，我開創了谷歌生產力（Productivity@Google）計畫，並著手和從新進員工到高階主管的所有谷歌人合作。我發展多項職能訓練講習課程，教導公司全體人員提振生產力的方法。我開始發電子報，且有三分之一谷歌人訂閱，更有數萬專業人士參與我的工作坊，還給了極高評價。與此同時，我成家了，還生了三個不到四歲的小孩！

生產力的各項原則

生產力＝願景＋執行力

自從工業革命強調個別勞動者的產量與生產線各項指標以來，人們始終關注於生產力（Productivity）的效率和產出兩大層面。

無論如何，最富生產力的個人實質上同時具備兩種重要特質：願景（Vision）與執行力（Execution）。

願景就是我們開啟更多新的腦內迴圈——包括融會貫通各式想法、種種事物將獲得理解，你將用前所未有的方式思考事項之間的關聯性（發揮創意），或是想出一種新的解決難題方法。

執行力就是我們閉合這些腦內迴圈——完成待辦事項清單上的事情、逐步完成步驟、落實自己的願景。懷抱不凡願景的人會在腦中開啟許多迴圈。有卓越執行力的人則使腦內迴圈閉合。高生產力的人既有願景、也將之付諸實現。

比方說，尋思如何為團隊化解問題時產生出色的想法，就是開啟迴圈。告知團隊實踐該構想的方法，就是閉合迴圈。你的時間就是投注於開啟與閉合腦內迴圈的循環之中。

許多人困於封閉腦內迴圈，沒時間為自己開啟新的思路。他們具有執行力但缺乏願景。還有的人雖能想出許多出色的主意，卻從未能夠具體落實。你必須願景和執行力兼具。倘若你忙於閉合腦內迴圈或完成待辦事項，而未能集思廣益、深謀遠慮、產生新點子或形成具創意的解決方案（開啟新的迴圈），那麼你只符合生產力等式一半的條件。

「停機時間」是激發創意的關鍵

我曾詢問各企業高階主管產生最優質想法的地點與時間，他們的答案裡三個首要的時地是①淋浴時、②通勤途中、③從事某種休閒或無關工作的活動時（比如說烹飪或是遛狗）。我們大腦需要這些停機時間，好休養生息和激發新想法。高階主管們的答案從沒出現開會期間或對收件匣進行分類時。在那一類活動中較少有讓新腦內迴圈浮現的空間。

在我們把自己的潛能發揮到極致之前，必須像一條蓄勢待發的橡皮筋，先拉回來，停一下。假如你懂得運用策略，將可把休息時間化為富生產力的時光。

生產力5C

理解腦內迴圈的整個生命週期，對領會願景與執行力的價值很有幫助。

讓我們循著迴圈的生命週期來檢視生產力5C：

．放鬆：結束工作後，撥出時間遛狗。

．創造：生出一個出色的想法，適合提交給某個客戶應用於即將登場的銷售活動。

．採集：你用手機記下這個構想，然後把筆記轉移到清單漏斗。

．整合：傍晚時，你整理好隔天要用的清單，並預定翌日上午十時致電給客戶。

．完結：你與客戶洽談，促使其銷售活動實踐你的創見。

這就是新構思（願景）從發想一路發展到確保能夠具體落實（執行力）的循環過程。

求取平衡、不再窮忙

我們的日常生活裡充斥著手持式行動裝置，以為藉由它們可從任何地點處理一切事情，省下許多時間。然而，點一下就能開啟的email突然使我們覺得有刻不容緩的急迫性。與此同時，即時通訊內容和簡訊如影隨形，不斷地侵擾我們的當下時刻。令人啼笑皆非的是，這些裝置最終使我們浪費掉的時間多過它們為我們省下的時間，除非我們實質上想清楚善用它們的方法。

我們多半也比以往有更多的會要開。試想一下，當你詢問某人或是自己被問到如何度過一天的時間，有多少次你只能回答說，被進度表和接連不斷的會議壓得喘不過氣，甚至沒時間吃午餐或上廁所。這是舊式生產力思維下的老生常談。

我們過度頌揚了這種工作方式。我們讓終日勞頓變成很潮很酷的事情。我們誤以為忙忙碌碌是必然的。我們不斷聽到別人強調他們馬不停蹄，於是覺得夜以繼日很重要，然而這絕不是打造可永續的職場環境之道。某些最高階主管的行程表並不緊湊，他們把大量時間用來集思廣益、閱讀產業新聞、創造或獨立思考。他們領略到會議與會議之間的開放時間深具價值，並充分利用它們來重新組織和處理資訊。他們深諳，只是獨自思慮問題，可能是推進事情的最佳方式。

我們為什麼要延續忙碌代表成就的老派想法？又為何把參與過多的會議當成一種榮譽勳章？

我主張，我們應該求取平衡，而不再看重勞碌。

心流（Flow）＋專注（Focus）＝善用時間（Time Better Spent）

時間管理這個時髦術語意味著我們想要更多時間，我們需要額外的時間，我們的時間不夠用。然而，即使我們有了更多時間，往往還會有更多事情發生。你在日程表上排定週二早上九至十一時這個時間區塊，預計用來進行一個真的很重要的專案。你啟動電腦，閱讀一封新email，馬上就到了九點十三分。你花了幾分鐘開啟一個工作資料夾並為它命名，然後收到一個即時訊息。轉眼已是九點三十二分，你回到電腦螢幕前，注意到有個你一直想完成且較容易處理的工作。很快就到了十點五分，你瞥見有封似乎頗緊急的email，於是點開它。在十點三十六分，你開始懷疑，距離開會只剩二十分鐘了，有必要現在開始進行新專案嗎？時間突然成了最不重要的問題。

為什麼會發生這樣的事？

因為時間管理只是第一步驟。它是發揮生產力必備的護欄。而生產力的基本成分是精力流與專注力。當我們在精神不振的時日「擠出時間」，這些時間將不會有多大價值。

並非所有的時間都有同等的價值。我在上午十點到十點半創造的新事物，將比我於下午四點至四點三十分隨便做的東西更加令人印象深刻，儘管兩者同樣用掉三十分鐘。這兩個時段並不等值！我上午的精力點數比下午的精力點數更富價值。

在適切的時段善用你的精力點數，將可獲得更優異的投資報酬率、產生更優質的成果。了解自身的這些模式，有助於你在規畫時間上把精力用來發揮最大的生產力。

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