活動規劃人壓力超大！練習在活動開始前回應每個可能發生情境

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文／菲爾．默尚（Phil Mershon）

辦活動的頭幾年還滿令人興奮的。我們會穩定成長、獲得稱讚。事實上，因為得到太多讚美，以至於沒有看見自己造成的問題。

有好幾十個人想為我們工作，而我們的團隊必須成長。該怎麼做？我們會僱用喜歡我們的人，以及技能符合計畫性需求的人。但我們不知道的是，一個人的內勤工作做得很好，並不代表他們在現場也能發揮實力。

關於這件事，有幾個方面是你建立團隊時值得去探索的：

1.僱用「能扛住壓力的人」
你還是小咖的時候，並沒有奢侈到能僱用一大批各不相同的人，所以你需要具備「對的技能和性格」的人，才能應付活動的壓力。根據CareerCast網站的說法，活動規畫人是壓力排名前五的職位之一。我們可以想像一下鴨子或天鵝。這個人是否能夠一邊拚命划水，一邊向民眾展現冷靜且親切的風度？他們面對變化、多重需求，以及時間緊湊的期限（例如現在就必須完成的事），會怎麼回應？

2.釐清每個人在現場的職責
我們曾犯的錯誤之一，就是沒有認真思考一個人在現場的職責。舉個例子，我最近跟顧客服務經理見面，發現她的現場職責在活動第一天時仍非常清楚，但之後，她就變成哪裡有需要就跑去那裡，結果使她無法發揮專長。我們事前計畫時，就要觀察活動中每個人在每個小時做的事，這樣才能產生合理的期待和清晰度。

3.提供事前訓練
在活動期間，你將會屢次要求員工做到他們日常職務以外的事。請確保你的職員受到的訓練至少跟志工相同，但我會鼓勵你提供更多訓練給職員。志工常會把職員當成專家。但他們不知道，眼前這位編輯並不是一整年都在忙活動。所以你該讓這位編輯做好額外準備，這樣她才能協助志工。況且這位編輯也想把工作做漂亮，所以稍微準備一下是有幫助的。

既然談到訓練，我們也談談志工吧。大家之所以喜歡我們辦的活動，其中一個原因是，我們真的會花時間訓練志工。不過我們的老志工每年都聽同樣的東西，已經很膩了，所以我們發掘了一些方法，用科技來解決問題。

我們現在創設了線上訓練課程，大家可以按照自己的步調學習，這樣我們就可以把現場訓練時間拿來鼓舞、提醒他們，以及最重要的—練習他們無法在家做的事情。你可以使用Kijabi、Learndash、Thinkific之類的線上學習平臺完成這點。

4.哪些突發狀況可以預期？
運動員和音樂家都知道這句口號：「我們怎麼練習，就會怎麼表現。」大多數活動職員都有一個問題：他們從來不練習他們要在現場做的事情，結果導致他們一再措手不及，就用我的經驗來當例子吧。

那次我們的活動場地從一端走到另一端，大約是五百四十公尺。這表示，活動團隊每天要走兩萬到四萬步。我平時都在家工作，每天通常只出門走兩千到八千步而已。

二○二○年時，我知道這是個問題，所以我在活動前努力讓自己每天走到一萬步，可惜有點太晚了。我雙腿的連結組織（髂脛束）有了嚴重的毛病，結果我無法走動、甚至站不起來。最後還無法參加其中一場派對，因為我實在太痛了，所以那天晚上我在做瑜珈、泡按摩浴缸，試著放鬆我的組織，這樣我才能睡覺，明天才能上工。要是我花更多時間鍛鍊身體，就不會發生這種事。

活動期間有許多突發狀況是可以預期的。比方說，你的視聽設備幾乎一定會出錯。這很可能不是視聽設備公司的錯，如果設備故障，好的公司通常會有備用的器材，因為他們知道這種事可能會發生。例如麥克風會故障、音響會沒聲音，或是演講人的簡報有段影片無法播放。為了不被這些已知的潛在問題嚇到，你應該花時間「角色扮演」，看看該怎麼跟團隊一起應付它們。

以下是一些你可以練習的情境。請排練你回應每個情境的方式。然後你也可以自己想出一些情境：

●休息時間、午餐或上廁所時人們大排長龍。

●顧客抱怨室內的溫度不舒服。

●志工開始抱怨他的職責，並且開始散播關於你團隊的八卦。

●來賓溜進演講廳，在上百個座位放上他的宣傳品。

你沒看錯，最後一個情況發生過好幾次了。我最「喜歡」的一次，是有人居然偷渡了幾百罐鹽巴進場，每罐鹽巴都附上一段多層次傳銷計畫的資訊，然後他們把鹽巴擺滿了前五排座位，令我們的團隊「鹽」面盡失（抱歉，我在耍冷）。

5.視覺化練習，用複誦、想像親臨現場
神經可塑性這門科學，已經展現出視覺化學習的威力，在許多事情上都跟實際練習一樣有效。假如你有遠距上班的員工（許多公司都有），你就有可能需要引導大家透過作業，了解他們在不同職責與情境中的表現，以及他們想要的練習方式。如果運動家和音樂家可以藉此加速準備，那麼「活動家」也可以（其實我們既是運動家、藝術家，更是超級英雄）！

這要怎麼運作？以下是兩種我運用視覺化的方式。

第一，讓團隊聚在一起看活動行程表。
你可以用視訊做這件事。請一個人大聲喊出每小時的節目，接著要每個人說出這個節目時段他人會在哪，然後閉上眼睛，將自己分內的工作視覺化。這項作業可以找出行程中壓力較大的部分，同時也能揭露「一個人一次要做三件事」的問題。

第二個方法則是更深入、更個人化的作業。
你要提供團隊成員好幾個情境，讓他們將自己的工作視覺化。正如我們之前談過的，你要預設幾個出狀況的情境。這樣他們就能在腦中練習回應方式。為了強化這個效果，請鼓勵職員在他們的社群中，找到可能會發生類似狀況的地方。請他們觀察別人怎麼做，然後再想像（視覺化）自己該怎麼應付同樣的情況。

例如，餐廳每天都要處理顧客服務的問題，因此你可以鼓勵職員去一家忙碌的餐廳，然後坐著觀察。他們可以寫下喜歡的做法，以及他們想改善的做法。接著，他們便能將這兩張筆記視覺化，想像自己在做同樣的事。

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