職場新人別怕！延宕工作進度時最好坦誠回答「我還沒完成」

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文／大石哲之

書名：《你不只是新人，你是好手》
作者：大石哲之
出版社：遠流出版
出版時間：2021年7月28日

Talk Straight直接切入主題：重要性★☆☆ 難易度★☆☆

外資管理諮詢公司裡會有很多標語，這些標語是新人的行動指南。「Talk Straight」也是其中一條。這個標語中包含了「如實地說」、「簡明地說」和「坦率地說」等幾個意思。換言之，回答問題時，應該有條理、直截了當，不拐彎抹角、找藉口。這是獲取對方信任的關鍵所在，我總是銘記在心。

不找藉口，坦率地回答「是」或「不是」

當上司問你「之前讓你做的那個調查做好了嗎」的時候，如果調查還沒完成，你怎麼回答？上司這樣問時，一般都是工作沒有按時完成或是不順利。如果工作完成了，我們通常會直接跟上司報告。

剛進入公司時，工作不順利很正常。被上司這樣問的時候，新人很容易膽怯，不由自主地找起藉口。但是現在的我，能夠坦率地說：「我還沒有做完」，即使我知道自己有可能會被批評。

其實，上司想要知道的無非是你的工作是否已經完成，沒完成的原因是什麼，僅此而已。上司不想聽部下的藉口，他了解工作沒完成也不能強求，只是需要思考能完成工作的方法。

即使上司發怒，也不是針對部下。現在我知道，那不過是上司想要你盡快完成工作罷了。因此，這時首先應該直接回答：「還沒有做完。」或是「只發現了一個案例。」這樣才是直接坦率地回答問題。

自從我意識到這一點後，就再也不會被上司批評得那麼嚴重了。

Talk Straight＝講話不要拐彎抹角，要直率、簡潔、明確

舉個極其簡單的例子，比方如說你跟別人約定好見面時間卻遲到了。別人打電話過來問：「現在到哪裡了？」這時候不要找藉口搪塞。問你到哪裡了，要先回答現在的位置：「表參道站，千代田線月台上。」之後再說自己可能還要多久時間才能到，或是迷路了需要幫助等情況。而「睡過頭了」、「出了點狀況」之類的原因等到見面後再說也不遲。

剛進入公司時，我也曾因為睡過頭而耽誤了與客戶見面的時間。經理打電話給我時，我還在睡覺。「你現在在哪裡？」「在家，馬上起床。」「開什麼玩笑！」我已經做好被痛罵的準備了，但經理接下來的話卻很平淡：「不能一副睡過頭的樣子去和客戶開會，你先不要來客戶這裡了。先去公司，之後聽你解釋。」

後來，經理見完客戶後回到公司只是批評了我一句：「以後不要睡過頭」，接著把跟客戶商定的議題給我，向我做了下一步工作的指示。

只有明確回答，才能得知「為什麼」，從而了解問題所在

直接坦率地回答問題，可以促進溝通，從而明確了解問題所在。因為對方會不斷地追問「為什麼」以及「原因在哪裡」。「分析出來了嗎？」「還沒有。」「為什麼還沒有？」「沒能達到預期的分析結果。」「怎麼回事？」透過回答「怎麼回事」、「為什麼」，會讓溝通順利進行，潛在的問題也會顯現出來。

首先明確地回答是Yes或No，接下來附加說明，回答對方的問題

我認為很少人會因為聽到「還沒做出來」就發飆。畢竟沒有進一步了解情況就無法做出判斷，因此直率地回答Yes或No反而不容易惹人生氣。

「還沒有做出分析圖表，問題出在哪裡？」「雖然想做圖表，但是資料本身有問題，無法統合。現在我正在修正資料。」

「什麼？資料有問題？要花多長時間？」「大概需要一週。」

「那就太晚了。本週內就要做好分析。一週的話時間有點長，我找人幫你，這樣兩天能做好嗎？」像這樣，從回答Yes還是No開始，逐步深入，就可以了解問題所在，從而進行有建設性的溝通。

遇到問題時，提出解決方案

當上司讓你去做很難完成的任務時，坦率地回答Yes或No也同樣適用。例如，上司要你明天完成某項工作。雖然知道這個工作必須做，並且自己也可以做到，但是如果要明天提交的話，顯然當天晚上要熬夜工作，因此這個指示對自己來說有些困難。在這種情況下你該怎麼回答呢？首先對這個指示表示不滿嗎？其實回答問題就是坦率地說Yes或No。

比方說你可以這樣回答：「可以。不過我一個人忙不過來，如果再來一個人幫忙，兩個人配合的話就能在明天完成。」這樣的回答既清晰明確又能及時推進工作，不會顯得拐彎抹角。同時上司也會考慮找人幫忙。因為上司的目的只是想順利推進工作。