準備好開始WFH了嗎？遠距工作能讓你更認識自己、不斷進步

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文／萊絲特．薩德蘭、克麗思登．珍妮—尼爾森

身為一名遠距工作者，必須兼顧工作與充份的休息。要能察覺自己在拖延，並有意識地停止拖延。停止拖延有時得靠加足馬力趕工，有又要靠休息。要認識自己才能好好照顧自己。──Vrijhed.net老闆／物理學者／團隊領導者／軟體開發師馬騰．庫伯曼（Maarten Koopmans）

在上面的引文當中，馬騰．庫伯曼點出了遠距工作者最基本的條件：認識自己，或說自我覺察。到頭來，要克服各種挑戰就要了解自已的特質──並且不斷努力求進步。而要在遠距工作時拿出最好的表現，可以分作三個大面向來探討：如何達到雇主的期望、如何照顧自己的需要，以及如何展現團隊精神。

如何達到雇主的期望

成功的遠距工作者最重要的特質如下：工作動力、組織能力、生產力、安排優先順序的能力，以及時間管理。首先來看如何展開一天的工作。

動力與自律

沒有人告訴你該怎麼做的時候，就要靠自制力來完成工作。──教練／顧問班．林德斯

實體辦公室內，自然就存在一種紀律感。可是在遠距工作時，我們必須自己想辦法拿出動力和紀律。好在，大家針對這個問題提出的答案都差不多，可說是英雄所見略同：

早晨要有一套固定的例行活動，幾乎像是儀式似的。

穿著要比照出門上班一樣。

在工作專用空間辦公。

設定工作時間，並好好遵守。

資訊系統工程師兼資訊科技顧問安卓雅．札巴拉（Andrea Zabala）則提供以下建議：「不要醒來就坐到電腦前。先沖個澡，穿上外出的衣服。這會讓你感覺自己要開始做家務以外的事情了。在家工作也要適時休息，就像在辦公室上班一樣。」

特別留意，這個過程可能會需要建立新的連結。如果你從來不曾遠距工作，剛開始實施遠距工作的那個禮拜一，可能會給你「週末有三天」的錯覺，所以你需要建立新習慣，並用新的方式來看待家中的空間。如物理學家／軟體架構師馬騰．庫伯曼所言：紀律需要養成。一開始可能很難，但無須擔心。給自己一個機會好好適應新的工作環境。

有些人建議在前一晚就規劃好隔天的工作進度，也許可以先安排工作順序，這樣隔天自然就能先處理重要事項。如果你跟我一樣，早上腦袋不清楚，那麼你應該會希望先來杯咖啡，再開始思考第一件事該做什麼。

生產力

辦公室內含一種有損生產力的規範。能幫助某人提升生產力的條件，對我不一定管用，所以平均下來，整體生產力就被拉低了。遠距工作對我來說很重要，因為這樣我才能控制自己的生產力。──Vrijhed.net 老闆／物理學者／團隊領導者／軟體開發師馬騰．庫伯曼

舉例來說，我的居家辦公室就是我覺得最舒服、最有效率的淨土。所有工具及環境都在我的掌控範圍內，我可以運用我的工具、環境，幫助自己進入最專注的狀態，並且把干擾因素降到最低──而且我還有很棒的站立式書桌和美味的咖啡，鄰居的貓每天還會來串門子。

雖然很多人有辦法可以進行「多工」，實際上，人類在專心致志的時候才能拿出最好的表現。史丹佛大學一項研究中，學者原本想要探究，哪些因素會造成多工者可以產出比較高的生產力──卻得到了與初衷相反的研究結果。該研究的第一個發現是：比起喜歡專心做一件事，並且不需要多工的人，多工者的生產力較低。學者們指出，多工的受試者「無法不去想他們沒在做的那件事」並且「無法過濾與現階段目標無關的事。」

那麼，要怎樣才能提升專注力呢？答案是降低干擾因素。

其中一個做法是預防干擾。舉例來說，可以設定電子郵件、電話、應用程式的通知。為了避免認識的人在臉書隨便發一篇文就跳出通知，可以關閉標註、發文留言、好友邀請、群組發文等通知。至於工作信箱，有些人習慣先寫完一段文章或一段程式碼之後再檢查信件，回信就更不用說了。有些人會先和同事談好，只有在整點時回信，或是每半個小時回一次信。需要長時間專注的時候，可以告訴大家你的截止日或是你要三小時後才能回信。

從另一個角度來看，也要和室友與非同住熟人設定界線。雖然上一章已經有相關討論，但設定界線這點非常重要，值得重複：必須和家人或室友設定清楚的界線和期望，例如你的工作空間，或是請他們尊重你的工作時間。替自己設定界線可能沒有想像中簡單──遵守又更是困難。但是一定要了解自已的需求並把這些需求告訴身邊的人。

還有一個策略：善用自己腦袋最清楚的時間。意思就是，要了解自己什麼時間工作最有效率──依此進行事先規劃。

優先順序／工作管理／時間管理

規劃工作的時候，有一個提昇生產力的方法：記下所有待辦事項。好在現在有不少專門管理大型專案的應用程式，如Trello和Asana，這些程式也可以幫助我們統整私務。不妨摸索一下這類工具，看看哪些適合自己。很多程式提供不少免付費功能，升級服務才會收費，也有些程式提供免費試用期。此外，雖然Asana可以用來管理高度複雜的專案，生產力顧問保羅．麥諾斯（Paul Minors）也在網誌上的Asana示範中解釋為什麼他也喜歡用 Asana 來管理私務。

我特別提到Trello和Asana，是因為這兩個程式分別使用不同的方法來管理專案。Asana的主介面是較直觀的清單，Trello則比較視覺導向，使用「看板」（board，有時直接稱 Kanban）或「卡片」來做管理。後者這種視覺管理法之所以問世，是因為很多人認為把工作內容視覺化可以提升生產力。「個人看板」發明者吉姆．班森（Jim Benson）也指出：「科學家發現，安排優先順序是最耗神的工作。」原因是我們沒辦法「看到」每件待辦事項。但是如果可用視覺方式呈現每件代辦事項，就更容易知道什麼時候該完成哪些事情以及處理順序。

班森的「個人看板」兩原則正巧與專注力和生產力有直接的關連：

把工作視覺化。

限制自己一次只能處理3項工作。

為什麼只能3項？因為專注處理手上的工作，不僅有助於達成目標，更可以把工作做好──這不只讓我們自己感覺愉快，也讓派工給我們的人覺得愉快。心煩意亂就沒辦法拿出讓自己滿意的工作表現，因為我們自知工作成果不佳。就像班森說的：「這對你未來的工作一點幫助都沒有，因為你在對過去的工作成果感到懊惱。」

另外還要考量承接的工作量，才能順利完成交辦事項。不要承接超過你負荷能力的工作量。此外要記得：拒絕工作有時要靠自制力。誠實說出「我要到下週才能拿出最好的表現」對所有人都好──總比交出差強人意的成果好。

調整自己的工作步調

再從另外一個角度來看，生產力與耐力和頭腦靈敏度有關。許多受訪者建議調節自己的精神，這樣才能把生產力發揮到最大值。對很多人來說，要調節精力就要適度休息。生物晶片製造公司「艾菲矩陣」（Affymetrix）的開發人員愛德．爾溫（Ed Erwin）表示：「我的鋼琴就放在我的辦公室內，工作到一半需要休息時，我就可以轉身彈彈琴。若需要較長的休息時間，我會到附近的小山丘騎腳踏車。」

對一些人來說，小睡也是適度休息。「藍雲杉」控股公司（Blue Spruce Holdings）合夥人德瑞克．史庫格（Dereck Scruggs）分享：「調節當下的精神，對我來說很重要。最重要的是，我需要足夠的睡眠。」而我本人也可以見證這點。我從前睡眠不足也可以勉強正常運作，但現在我發現，有了充足的休息，整個人的狀態會更好。後面的段落我們會再回頭討論調節精力的重要性。

有些人相信番茄鐘工作法可以幫助他們拿出最高的生產力。番茄鐘工作法提倡專心工作25分鐘，每25分鐘稍作休息（這種工作法的名稱，源自義大利人法蘭西斯柯．齊立羅Francesco Cirillo named以及他發明的番茄鐘計時鐘）。當然，最好的工作法因人、因工作性質而異，關鍵在於依照自己能力，工作到最長的時間──接著讓腦袋休息一下。

適合你的工作環境

生產力的最後一個影響因素是居家辦公室的實際設置。居家辦公室顧問琳達．瓦隆（Linda Varone）指出：「在家工作的問題可能不是意志力，反而是工作環境的設置。」她也提到，「無聊的辦公室跟塞滿物品的辦公室一樣會降低生產力」。如果你需要更多這方面的資訊，可以參考瓦隆的網站（www. thesmarterhomeoffice.com）或是她的著作《聰明的居家辦公室：用八個簡單的步驟來提升收入、靈感以及舒適度》（暫譯，原書名：The Smarter Home Office: 8 Simple Steps to Increase Your Income, Inspiration, and Comfort）。

如何照顧自己的需要

認識自己，意味著知道自己需要什麼，這樣才能繼續往前，才能履行責任。我的受訪者在這方面提出的首要忠告是，不要冒累壞自己的風險。

過勞的風險

企業主管會擔心員工不在辦公室、無人監督，就會偷懶。事實上，遠距員工是最不愛偷懶、最常工作超時的人。會有這種現象，通常是因為遠距員工具備工作熱忱與敬業精神。如前面瑪莉詠．史密茲所言，我們選擇了自己熱愛的工作，也熱愛工作。難就難在找到平衡。傑瑞米．史坦頓表示：「要停機可能反而更困難，因為我們不想停機。如果你熱愛自己的工作，反而比較可能會被工作吞滅。」

還有一個原因可能導致遠距員工工作超時，就是他們想彌補時區的差異。這會造成永遠無法停機的危險：沒日沒夜地工作，只為了解決世界各地同事當下的需求。網站WorkAtHomeSuccess.com創辦人萊絲莉．特魯克絲提出警告：「不要沒日沒夜地工作，會把自己搞瘋。」

所以，為了保持最佳工作狀態，我們需要非常留意自己的精力。也就是說，工作一陣子後要停下來休息一下。資訊系統工程師安卓雅．札巴拉甚至建議把以前在辦公室上班時一直想做的事拿出來做，例如在陽台吃午飯、出去散步，或單純踏出家門呼吸5分鐘的新鮮空氣。也別忘了好好享受自己當初決定遠距時追求的小確幸──這也是我們的下一個主題。

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