擺脫冗長與雜訊！優質會議的決勝點，通常在會議開始前

文／吉姆．范德海、麥克．艾倫、羅伊．史瓦茲

想想你耗在過於冗長、過於龐雜、百無一用的會議，以及永遠拿不回來的時間。

為什麼重要：你可以透過在較短的會議中加入聰明簡潔溝通技巧，藉此轉變團隊的文化和績效。重視別人的時間（而且有重要事情要說）會成為你的正字標記。

●第一步是學習怎麼開會。四個人當中有三個人沒有受過如何開會的訓練，難怪會有這麼多爛會議。

●其他人也和你一樣：90％的人承認今天開會時在做白日夢，72％的人在做別的事。（資料來源：HBR Design Thinking）

●現在就運用本章的原則建立連貫性，設定清楚的方向，並得到更好的成效。

會前準備：優質會議的決勝點通常在會議開始之前。

●聽起來愚蠢，不過務必先確定你真的需要開會。如果是需要隱私和直白說實話的事，或許採取一對一的談話會比較好。

●會議發起人應在會議通知的電子郵件中訂定會議目標（直白的一句話）和議程（最多三項）。

●盡量在前一晚發出會議通知，以免有些與會者當天行程已經滿檔，這也能讓大家有充分的時間思考。

●貝佐斯因為把這一點做到極致而聞名：他不信任在會議用PowerPoint報告（他說簡報檔與其說是說明，不如說是製造混淆），「相反地，我們寫的是有敘事結構的六頁備忘錄」，他在一封致股東信裡這麼說，「我們在每次會議開始時安靜閱讀這份文件，彷彿在『自修室』裡。」

●六個精簡的句子就夠了！

●如果可能，具體列出要做的決策或要採取的行動。

會議中：

1.設定時間限制：如果做得好，20分鐘通常就夠了。大部分人都像機器人，不管需要做什麼，都會自動把會議時間設定為30分鐘以上。撼動你的組織文化，你會大放異彩。

　●Slack通訊軟體的做法看起來很聰明：會議只有25分鐘或50分鐘。如果你的會議是一場接著一場連續排下去，你下一場會議就不會遲到，搞不好還有時間可以喝杯咖啡。

　●試試微型會議（5到10分鐘）。沒有任何法律或理論要求讓會議超過必要的時間。

2.用標題為會議開場：就是在會前寄出的通知裡，用一句話寫下的目標，它點出這次開會的原因：我們有什麼事需要解決或討論？

3.第二句話解釋「為什麼重要」，為什麼這件事在這個時候對在場的人這麼重要。大家都很忙，經常穿梭在一場又一場會議之間轉換主題，讓他們知道他們為什麼在這裡。

4.接下來，明確說明必須做出哪些具體決定。會議結束時，你會在總結要點時回顧這些決定。

5.引導討論，以焦點和效率為會議定調。把這當成健康的同儕壓力。如果有人開始離題，請微笑著打斷他說：「離題了！」振臂揮手能夠添點幽默，消除不快的感受。

6.兼容並蓄。最安靜的人通常有最精采的想法。鼓勵沉默的人說出他們的觀點，至少他們會感謝你給他們開口的機會。

7.會議剩2分鐘時，討論開始收尾。總結要點，具體說明後續步驟，讓團隊知道你會在下班前發送會議紀錄。

會議後：

●趁著會議內容記憶猶新，用條列重點的方式發送簡要的追蹤事項清單給與會者。

●我們發現，這些電子郵件通常能促使人們補充他們在會後想到的事項，或許這能幫大家省下一次會議。

錯誤示範：

●聊天說笑與寒暄是早到者的福利。（又或者，如果你喜歡閒聊的程度和吉姆一樣，那就是你的懲罰。）開會時間到，如果你還在聊午餐或週末的事，等於在告訴一群大忙人這個會議沒有那麼重要。那你為什麼要開會？

●開會的人太多、主題太多、時間太長。對於規畫出這樣一場會議的元凶，同事們不太可能會說什麼，不過，他們會注意，也會記住。

正確做法：

●建立準時開始的文化。2001年時，小布希總統入主白宮的第一週，影響力不下於總統助理的卡爾．羅夫（Karl Rove）在一場橢圓辦公室會議遲到。總統指示助理鎖門。自此之後，羅夫再也沒有遲到過。

●謝謝大家在會議開始的時間準時到場。（要不要鎖門，你自己決定。）你已經把自己塑造成理智的化身，在接下來的會議裡能明確地控制流程。

●分配工作。明確分派各人負責的工作，並明定期限。

●本文摘選自天下文化出版之《聰明簡潔的溝通：200 字寫重點，26 秒贏得注意力》，未經同意禁止轉載。