開會好浪費生命!樂天集團用這招 讓2小時的會12分鐘結束

(圖/unsplash)
(圖/unsplash)

你說過「開太多沒有意義的會」這句話嗎?

很多上班族對工作的不滿之一,就是「開太多沒有意義的會」。

「每週都要開會,但話題總是跳來跳去,結果毫無進展。為了開這種浪費時間的會,工作都沒處理,到最後還搞到要加班。真希望這些浪費時間的會都可以取消!」

大家都暗自懷著這樣的念頭。

所以,只要有人開口發難、指出這個問題,其他人就會跟著附和,說:「對啊對啊,別再浪費時間開會吧!」可是,最後卻什麼都沒有改變。大家忙了半天,最後就只以呼籲收場。

我看過很多次這樣的場面。

2小時會議,12分鐘開完

樂天(Rakuten)集團的三木谷浩史社長就決定把會議成本降到1/8,據說還真的做到了。他先把會議的數量減半,又把與會的人數減半,接著再把會議時間減半。如此一來,成本就剩下1/2的3次方,也就是1/8。

光說要「減少浪費時間開會」,並沒有釐清「浪費時間」的定義。所以,到頭來才會改變不了現況。不過,只要一開始便不由分說的訂定出數字,就能消除浪費。

三木谷社長在著作中,也分享了這一則小故事:

他秉持「不論什麼團隊,都能以現在十倍速運作」的信念,讓原本總要花2個小時開的會,只用了12分鐘就結束。

書名:《數值化思維:國稅局稽查官的29個數值化訣竅,教你從不懂數字的人,變身用數字精準判斷的高效工作者》
作者:久保憂希也(Kubo Yukiya)
出版社:商業周刊出版
出版時間:2023年5月25日

開1小時的會,真正用來判斷、決策的時間,恐怕不會超過5分鐘。而剩下的55分鐘,基本上都是拿來說明。既然如此,那些說明只要透過書面進行即可。

起初似乎還是有些同仁感到困惑,不過這一套做法,後來運作得相當順暢。改用書面說明,釐清了許多口頭說明時的論述不足或模糊不清之處。而持續用這樣的方式開會之後,同仁的論述統整都進步很多,甚至還催生出副產品,那就是開會內容變得比以往更有意義了。

會產生這些成果,都是因為三木谷社長設定了「用現在的十倍速工作」的目標,還提出了「把2小時的會議縮短成12分鐘」這個具體數字,才得以實現。所以,只要妥善運用數字,避免開「浪費時間的會議」是可以消除的。除會議外,其實在企業組織當中,只要稍有鬆懈,就會出現各式各樣的浪費。

建議你不妨參考樂天的案例,試著提報有效的改革方案。

POINT

縱然稍微蠻幹,只要明訂數字目標,人的行為就會改變。

●本文摘選自出版之《數值化思維:國稅局稽查官的29個數值化訣竅,教你從不懂數字的人,變身用數字精準判斷的高效工作者》


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