海德薇／辦場音樂會有多難

今年六月，我們管樂團在板橋藝文中心舉辦年度音樂會，這是我第二次擔任籌備工作小組，只能說整個過程人仰馬翻。辦場音樂會有多難？觀眾看到的是台上燈光柔和、服裝優雅、賣力演奏音樂的樂團，卻不會知道背後動用了多少人力、時間和資源，來促成這美好的一晚。

兩年前的創團音樂會，因為身為文字工作者，我理所當然成為文宣組的一員，協助音樂會主視覺統籌、節目冊編撰、臉書粉絲專頁管理，以及對外新聞稿發布。文宣組是最先開跑的一組，通常在音樂會的半年前就開始規畫作業，主視覺先出來，其他組別也可以跟著動起來。文宣組固然辛苦，整天校對排版，但是我習慣的工作項目，所以累歸累，倒也不覺得難。

公關組的重責大任是拉贊助，組員常是自己開公司或者從事行銷性質工作的學長們。為了管樂團，他們全部化身為販售節目冊廣告頁的業務，厚著臉皮去向有生意往來的客戶廠商討人情，幾千幾萬地去要，有要有還，日後可能還得以別種方式償還這份人情，不是誰都能扛起來的簡單任務。我有一位學長，就得去他拉到贊助的廠商尾牙演奏薩克斯風助興呢！

票務組是我絕對不會想碰的工作，因為太需要數字觀念和細心耐心了，如果是免費贈票當然簡單，可今年我們決定委託售票系統對外販售，牽扯到合約規範、手續費和稅務等各種複雜的大小事。光是票價怎麼制定，要調多少張出來當作公關票，都經過了縝密的計算過程。其次，座位規畫還須視不同音樂廳的場館環境來實施，準確掌握視線死角的座位區，眉眉角角很多啊。

後勤器材組最吃體能，我們總是推舉熱心又強壯的男團員來幫忙。個人樂器我們通常自行攜帶，而定音鼓、大小鼓、鐵琴、木琴和其他零散的打擊樂器，則是預約專業的樂器車來接送，可能再加上體積龐大的低音大提琴和低音號，全都仰賴後勤器材組扛上扛下，像祖宗一樣伺候。

場務組是前台對外接待來賓的組別，也是音樂會當天會忙到焦頭爛額的一組，非常需要隨機應變的能力。事前場勘後，規畫出迎賓大廳的空間擺設和最佳動線，方便前來欣賞音樂會的觀眾索取寄票、寄放禮物花束以及各項諮詢，倘若沒有事先想得仔細，很可能造成混亂的大塞車。由於身兼場務組的團員要提早離開崗位準備演出，所以情商親朋好友來當志工，堅守到開演以後十分鐘，服務姍姍來遲的賓客。

今年我自願報名演出組，嘗試新挑戰，負責後台和舞台上的大小事，大至演出流程、有趣的節目橋段、攝影錄影的安排，小至演職員聯繫管理與曲子備譜。一次要關心八十個人真困難，舞台上座位該怎麼擺，哪一排座位要用哪種尺寸的墊高台，進退場怎麼走，主持人什麼時候串場……大概從倒數三個月的時候就開始忙碌。人員更是難掌握，一下子這個感冒了，那個缺了譜，還有臨時不能參加要找人代打的，真是沒有一天睡得好。

長達半年的籌備，希望音樂會當天一切能盡善盡美。音樂會結束的晚上我需要好好買醉一番然後躺平……喔，不對，各組的工作都告一段落了，敝演出組還有照片和影片的後製交片沒結案呢。