開會好浪費生命！樂天集團用這招 讓2小時的會12分鐘結束

你說過「開太多沒有意義的會」這句話嗎？

很多上班族對工作的不滿之一，就是「開太多沒有意義的會」。

「每週都要開會，但話題總是跳來跳去，結果毫無進展。為了開這種浪費時間的會，工作都沒處理，到最後還搞到要加班。真希望這些浪費時間的會都可以取消！」

大家都暗自懷著這樣的念頭。

所以，只要有人開口發難、指出這個問題，其他人就會跟著附和，說：「對啊對啊，別再浪費時間開會吧！」可是，最後卻什麼都沒有改變。大家忙了半天，最後就只以呼籲收場。

我看過很多次這樣的場面。

2小時會議，12分鐘開完

樂天（Rakuten）集團的三木谷浩史社長就決定把會議成本降到1/8，據說還真的做到了。他先把會議的數量減半，又把與會的人數減半，接著再把會議時間減半。如此一來，成本就剩下1/2的3次方，也就是1/8。

光說要「減少浪費時間開會」，並沒有釐清「浪費時間」的定義。所以，到頭來才會改變不了現況。不過，只要一開始便不由分說的訂定出數字，就能消除浪費。

三木谷社長在著作中，也分享了這一則小故事：

他秉持「不論什麼團隊，都能以現在十倍速運作」的信念，讓原本總要花2個小時開的會，只用了12分鐘就結束。

開1小時的會，真正用來判斷、決策的時間，恐怕不會超過5分鐘。而剩下的55分鐘，基本上都是拿來說明。既然如此，那些說明只要透過書面進行即可。

起初似乎還是有些同仁感到困惑，不過這一套做法，後來運作得相當順暢。改用書面說明，釐清了許多口頭說明時的論述不足或模糊不清之處。而持續用這樣的方式開會之後，同仁的論述統整都進步很多，甚至還催生出副產品，那就是開會內容變得比以往更有意義了。

會產生這些成果，都是因為三木谷社長設定了「用現在的十倍速工作」的目標，還提出了「把2小時的會議縮短成12分鐘」這個具體數字，才得以實現。所以，只要妥善運用數字，避免開「浪費時間的會議」是可以消除的。除會議外，其實在企業組織當中，只要稍有鬆懈，就會出現各式各樣的浪費。

建議你不妨參考樂天的案例，試著提報有效的改革方案。

POINT

縱然稍微蠻幹，只要明訂數字目標，人的行為就會改變。

●本文摘選自商業周刊出版之《數值化思維：國稅局稽查官的29個數值化訣竅，教你從不懂數字的人，變身用數字精準判斷的高效工作者》。