手寫筆記和數位化紀錄如何取捨？突顯各自優點更提升使用效率

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文／谷口和信

結合數位與傳統工具的優點

說到記錄工具，有手帳、筆記本等紙本傳統工具，也有電腦與智慧型手機等電子工具。這兩種工具不分優劣，各有各的優缺點。首先，就讓我們來看看數位與傳統各自的優點和缺點。

數位工具的優點

首先是數位工具的優點。

不需反覆輸入定期性任務或行程，可以省去麻煩

這無疑是數位工具的最大優點。重複的行程或任務只要輸入一次，系統就會依照設定的頻率自動生成。因此，我也會將例會或討論輸入Google行事曆並設定為重複行程。此外，我還會將每日或每周重複的任務輸入到Toodledo這款任務管理APP中，設定為重複的任務進行管理。只要設定為每日重複的任務，並在當天完成後勾選，隔天的任務就會立刻自動生成，非常方便。

如果是手寫，就需要每次都把行程與任務寫下來，相較之下，數位工具非常適合我這種很怕麻煩，不想反覆做同樣事情的人。

協助提醒（通知）

通知功能就和自動重複一樣方便。我在輸入行程時，一定會設定在會議、討論或是外出時間的十分鐘前響鈴提醒。

儘管如此，我也曾在專注工作時，沒有注意到電腦或手機的響鈴通知。這樣的情況發生過好幾次，因此後來我將通知也同步到Apple Watch，即使工作再專注，震動也會傳遞到手腕，這麼一來就不會再錯過行程。

此外，我也有好幾次在搭乘電車時，因為讀書或校稿過於專注而坐過站。為了避免這種情況，我現在會在到站前一分鐘設置計時器提醒。

搜尋方便

需要回顧過去行程與任務的機會或許不多，但在使用數位工具時，就可以輕鬆搜尋。舉例來說，如果想確認上次討論A專案的日期，只要輸入「A專案」就能找到；如果想知道與某B會面的時間，只需輸入「B」即可。

能夠分享給別人

有些公司會使用Outlook等數位行程管理工具來將行程共享給團隊成員，我的公司就是這樣。除了秘書以外，我想很少人會試圖去管理別人的行程，但有時候知道別人的行程會比較方便，例如安排下次會議時，即使當事人不在也能決定時間。

同樣地，在同事離開座位時，如果其他人接到電話，只要知道同事的行程，就能告知來電者對方在何處，例如是在公司內開會還是外出；若是外出，會不會再回公司、回來的時間大概是幾點等。

紙本工具的優點

接下來是紙本工具的優點。

具有彈性

以紙本工具寫下來，最大優點就在於其彈性。電腦與智慧型手機的應用程式確實方便。但Excel主要用於表格計算，Word主要用於文書輸入，只能在限定的條件中發揮作用。至於智慧型手機的應用程式，雖然特定功能優異，但反過來說也意味著缺乏彈性。

這代表使用電子設備進行輸入時，必須在規定的框架內操作，這對於寫出腦中的想法，也就是進行「可視化」時是個缺點。

想要改變文字顏色、用螢光筆突顯重點、畫圖、用線連接A和B、自由排版……。當出現這些需求時，數位與紙本何者較快速，答案應該很明顯。

資訊一目了然

相較於智慧型手機的螢幕，手帳或筆記本能夠一次看到更多的資訊。畢竟在安排行程、回顧備忘時，總是希望能夠盡可能更廣範圍地查看。所以能夠一目了然的空間更大、資訊量更多的紙本式手帳與筆記本，在這些情境下比智慧型手機等數位工具更具優勢。

不需啟動時間

手帳或筆記本只要攤開就能立即使用，不需任何啟動時間，也不用擔心電池耗盡或是訊號不良。紙本式的筆記本或手帳，在搜尋性、輸入重複行程或任務方面，確實比不上數位工具，但只要稍微花點工夫，這些問題還是可以克服。

舉例來說，即使是紙本工具，也可以利用浮貼的便利貼來吸引注意力，或者將重複的行程與任務寫在便利貼上，每次完成後就貼到下次預定的日期等。除此之外，使用智慧型手機管理行程時，很難邊講電話邊確認或添加行程，但手帳則能輕鬆應對這點。

結合數位與紙本的優點

我以前曾寫過手帳術的書，所以有點猶豫到底該不該把這件事寫出來，總之，我現在主要使用數位工具來管理與他人的約定以及每日任務。但即便使用數位工具，也不代表我不再使用紙本手帳。我仍然會以手寫的方式，記錄當天的重要任務與預定行程。

如同前面的介紹，數位與紙本各有優缺點。數位工具與紙本工具都是工具，並非只能選擇其中一種，根據需求靈活運用即可。請根據自己方便、適合的方式，結合兩者的優點進行使用吧！

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