總是逾期的人不該這樣思考，讓你絕對準時不拖延的三法則

文／木下勝壽

讓人第一眼就覺得你能幹

絕對準時不拖延法則

讓總是逾期的人變得「絕對準時不拖延」的三要件

總是逾期的人和從不逾期的人，有著不同的「思維演算法」。會逾期、無法準時完成的人，認為逾期的理由是「因為發生意料之外的事情」，或是「因為自己動作慢的關係」。

而從不逾期的人，則認為「會逾期是因為起步太慢」。總是逾期的人有三個不應該的思考方式─

1覺得是因為有意料之外的事情，所以沒辦法，就放棄了。

2歸咎於「自己動作慢」，厚顏無恥地道歉了事。

3想要「在短時間內完成」故努力加快工作速度，但疏於檢查而忽視了控管品質。

會逾期又沒有責任感的人，會採取放棄心態，覺得「是因為有意料之外的事情，所以沒辦法」；而雖逾期但有責任感的人，則會歸咎於「自己能力不足」，以道歉收尾。然而，這樣下去只會一直逾期，永遠無法準時完成。

為了要能夠準時不拖延，先請試著做到以下三件事─

1 提前開始：如果已經知道「什麼時候必須要做什麼」，就要以意外總會發生為前提，以寬鬆的時程安排提早著手。

2 改變順序：要提前開始某些事情時，就必須延後別的事情。請依據「期限順序」，而非「任務交辦的順序」，來改變開始的時間。

3 分割進行：已做到1、2卻還是來不及時，就要將任務分割成多個部分。亦即重新評估工作流程，以同時並行各部分之後再整合的方式進行。

例如：假設某個印刷品是由A和B兩個人製作。

將原本的工作流程，「A撰寫文章（5天）→依據該文章由A和B決定版面配置（1天）→由B完成設計（5天）＝11天」，改為「由A和B決定整體內容企劃＆版面配置（2天）→A撰寫文章和B進行設計兩者同時進行（5天）＝7天」，便能縮短4天。

有備案就能準時

我們公司的電子報中，有個與健康有關的專欄。由負責的人員編寫好內容，星期五待我確認過後，於每週日寄送出去。有一次， 該專欄的內容與公司的政策有所抵觸，我要求負責人員修改，結果得到的回應是，「雖然今天必須完成寄送設定，但社長確認後沒說OK，所以電子報就無法準時寄出。」於是，問題就變成下次遇到類似的狀況，該怎麼辦？

負責人員基於「為了獲得社長核可」之理由，選擇了以瞭解我的喜好的方式來解決問題。

然而，準時的最好辦法，是多準備1篇備案，亦即提出2篇內容。提出2篇內容，2篇都不通過的機率是很低的。可以先提出1篇，被打槍的話， 再提出另1篇。

若第1篇通過了，做為備案的另1篇就能延到下週用；故在接下來的1週內只要再寫1篇，下週也能夠提出2篇。只要在第1次，和有1篇沒通過的時候，於1週內寫出2篇專欄內容，之後便能順利運作。所以說，有備案就能夠準時完成。

時間就是成本＝1天是200萬日圓

延遲會產生費用，「時間就是金錢」一點兒也沒錯。假設，產品的上市時間比預定晚了1天。對公司來說，只要產品還沒上市，就1毛錢都賺不到；而於此同時，公司每天還都會產生開支。

如果公司的固定成本是1個月6千萬日圓的話，延遲1天，該產品的銷售成本就會增加2百萬日圓。從房租的角度來思考，會更容易理解。

房租不會因為銷量變多就增加，也不會因為銷量變少就減少。就算你什麼都不做，每個月成本都會實實在在地隨時間而產生。你的腦袋不是為了思考「能不能做到」而存在，而是為了思考「怎樣

才能做到」而存在。

別想著「趕不趕得上」，要思考的是「要怎麼做才能趕得上」。就算是你認為「絕對不可能」的事，也要想想看「用1億日圓的預算也絕對辦不到嗎？」然後逐漸降低預算，分解至實際可行的妥協點。這樣的思考方式，真的非常重要。

●本文摘選自悅知文化出版之《時間最短化，成果最大化的法則：１天安裝１個成功人士的「思維演算法」45天（約1.5月）腦袋將徹底更新！》。