「三大資料夾」分類，整理雜亂的電腦桌面，找回工作節奏

文／近藤麻理惠、史考特．索南辛

開始管理你的數位生活

坊間有很多教人管理電子郵件、整理電腦檔案跟手機的訣竅。說到管理數位生活，也有各式各樣符合個人需求的做法。不同的工作對科技產品的使用都有不同的規定，有些公司規定一定要用特定的通訊軟體，某些行業則必須隨時保持聯繫，例如醫護人員或執法人員。你必須找出適合自己的整理方法，才能用得長久。整理數位生活時，主要的目標是要找到方法讓科技為你服務，而不再被科技掌控。

大多數人的數位生活可以分成三大類：電子檔案（如報告、簡報、試算表）、電子郵件，還有手機應用程式。三種都有同樣的問題：很容易什麼都存下來，所以一般人也都這麼做，以致原本應該幫助我們的科技，卻愈來愈超出我們的掌控。跟實體物品不同的是，當我們發現電子資料堆積如山時，就已經太遲了。儲存空間滿了，什麼東西都找不到，速度變得比烏龜還慢，不停地被通知疲勞轟炸。其實，這樣的結果應該是可以避免的。

為了掌控自己的數位生活，一個類別一個類別地整理，從電子檔案開始，再來是電子郵件，最後是手機應用程式。

電子檔案不需要太多資料夾

從電腦硬碟或雲端硬碟的「文件」區和底下的「資料夾」開始，你大多數的電子檔案應該都放在這裡；之後再來整理桌面。電腦裡多半還有其他資料夾，例如圖片或影片，也可以用以下介紹的方法來整理。

現在，先來看「文件」和底下的「資料夾」。檢查每個檔案，問自己：

•我需要這份檔案來完成工作嗎？

•這份檔案能指引或激勵我未來的工作嗎？

•這份檔案令我心動嗎？

如果三題的答案都是「否」，那就把檔案刪了。

你或許看到檔名就會想起裡頭的內容，也可能需要打開才知道。如果子資料夾裡的檔案並非你想留下的，那就大膽刪了整個子資料夾。

我不想害你惹上麻煩，所以務必遵守貴公司的文件規定，或是企業對保留檔案的規範。如果技術上無法刪除這些檔案，就把檔案移到主文件區以外的存檔區。雖然還是會占去儲存空間，但檔案就會跟你主動想留下的檔案分開。少了視覺上的干擾，你要找到需要的東西會更容易。

無論是企業或組織，大多數人都可以刪掉文件初稿和已經完成的待辦清單，還有電腦上的回收筒。每個月的最後一天我都會清空回收筒。

【麻理惠的怦然心動工作整理魔法】對你割捨的東西表達感謝

跟實體物品一樣，刪除電子檔案時也要心懷感謝。與其一個一個感謝，你可以直接打開「感謝開關」，保持這樣的心情來整理數位雜物。

重點是，感謝每一個檔案在你生命中扮演過的角色，懷著這樣的心情跟它們說再見，再怎麼微不足道的檔案都不例外。只要能做到這點，其他什麼都不用擔心了。

用「三大資料夾」來分類

搜尋功能已經大有進步，所以整理電子檔案也變得簡單多了。然而，研究卻顯示，比起直接搜尋，人們更喜歡一個資料夾一個資料夾地尋找自己要的檔案。知道檔案究竟存在哪裡，總是給人安心的感覺。就算你多半都使用「搜尋功能」，整理數位資料還是很重要。如果檔案都亂存一通，搜尋出來的結果也可能是錯的。你可不希望當你搜尋最近呈給客戶的「裝潢」時，搜尋結果卻出現你家最近的整修工程！況且，要是一個檔案有太多類似的版本，找出時間最近的一個也可能很費力。

建立幾個「主要資料夾」，但不要太多，存檔或尋找檔案時才不用太花腦筋。之後你可以用搜尋工具在資料夾底下迅速找到你要的檔案。每個人的工作都有不同的規定，但以我目前使用的「三大資料夾」來分類，應該多半都足夠。

目前的專案：一個專案集中放在一個子資料夾裡。（盡量不要超過十個。畢竟有多少人同時進行十個以上的專案？如果你是的話，下一章可以學到怎麼整理時間。）

留存的紀錄：存放你經常要參考的政策和程序。這些資料通常由他人提供，你無法修改，法律合約和員工檔案都屬於這一類。

儲存的工作：已經完成但未來會再用到的案子。例如對新專案有幫助的檔案，像是過去客戶的簡報，可以供未來客戶參考。另外還有過去的研究，未來可能還派得上用場，例如競爭者的基準化分析或產業研究。你可能也想存下一些案子當作自己的作品集給未來的客戶參考，或是用來訓練新員工。

如果你把個人的檔案存在同一個地方，就要新增一個「個人用」資料夾，才不會把個人和工作檔案混在一起。

想要讓電子檔案井然有序，只要建立幾個符合直覺的主要資料夾，就容易多了。儲存新檔案時，要放進最適當的資料夾裡，不然就刪掉。當你一直把同一類的檔案放在同一個地方，只留下需要的檔案時，資料夾就會愈來愈好用。專案完成之後，判斷是否有必要把它放進「儲存的工作」，還是可以直接刪除。如果「公司政策」可在其他地方找到，或不再需要用到，就沒有必要留存。

利用電腦桌面為自己充電

電腦桌面應該是個特別的地方，但對很多人來說卻是垃圾場。桌面常常累積了一堆只用過一次的下載檔案、以前的照片或遺忘的文件。我的桌面曾經滿到連檔名都看不清楚！每次登入電腦，迎面而來的就是一團混亂，而且桌面上的東西幾乎都很久沒用了。

把你的電腦桌面改造成有助於完成工作及怦然心動的地方。

電腦桌面上可以放你得盡快處理的文件，例如要讀的報告、今天要做的簡報，或是未付帳單。我還會在電腦桌面上放一個「心動」資料夾。對我來說，裡頭可能放了我引以為傲的論文、最近的教學評鑑，或是我受邀演講的影片。每次我發表新論文、教新課程或到新場合演講，就會更新裡頭的檔案。另外，我還會放一張最近的全家福照。最後，選一張對你有鼓舞效果的電腦桌布，營造令你心動的背景。

●本文摘自方智／圓神出版之《怦然心動的工作整理魔法：風靡全球的整理女王╳組織心理學家，首度跨國跨界合作》。