「今天，我想把注意力放在什麼事情上？」釐清日程優先順序，告別窮忙

文／齊蘭娜．蒙特米尼

規畫日程

通常，我們會從時間管理的角度來安排日程，但同樣不可忽略的是，必須考量注意力的多寡。不妨問自己這個重要的問題：「今天，我想把注意力放在什麼事情上？」如果沒有這個框架，我們很可能會被任何突然降臨的人事物干擾。

為了解決這個問題，我找到兩個工具，在我安排時間時特別管用。一個是被稱為「泡菜罈／生命之罐／大石頭」的時間安排理論，要怎麼稱呼它，取決於演講者或作者；另一個則是「時間區塊」。以下我將詳細介紹這兩種方法。

泡菜罈／生命之罐／大石頭

史蒂芬．柯維（Stephen Covey）的著作《與成功有約》中，收錄了「大石頭」這個概念，但它的起源已不可考。這些理論都把時間看成一個有限的容器（就像泡菜罈或瓦罐），如果能夠辨別優先順序，並允許較小的日常瑣事填補空隙，那麼我們真正的需求與活動就有容身之處。這個理論用大石頭來代表優先事項，次要事項則按重要性依次由小石頭、沙子和水來代表。當我們將待辦事項裝進容器裡，必須從大石頭開始，接著依序添加小石頭、沙子，最後是水。如果先在容器裡裝滿小石頭或沙子，就沒有多餘的空間來裝大石頭。反過來，如果先放大石頭，那麼小石頭、沙子和水就能在空隙中找到自己的位子。這個理論的重點在於：安排每日行程時，應該從大石頭（優先事項）開始，然後再以它們為中心安排其他事項。

有時候，人們會誤解理論的含義，以為這代表生活中永遠有空隙，可以一直往裡面塞東西，只要輕輕搖一搖罐子，就能為幾顆小石頭騰出空間。事實上，這與我們想要達到的目的恰恰相反。我們知道自己的時間和精力有限，因此必須評估哪些是最重要的，即使每天都在雜亂無章中度過，也要確保優先處理這些事項。有時候，我們還會遇到一種情況，容器的空間根本不夠放所有大石頭。雖然這可能讓我們感覺自己能力不足或效率低落，但勇於面對這些限制能讓我們更謹慎、更有意識地選擇要放進容器的東西，也就是要放進日程表的事項。我們無法神奇地縮小石頭或拿到一個超大罈子，每天就只有二十四小時可用，而把任務處理好是需要時間的。想獲得自由，關鍵就在於我們的選擇能力。

時間區塊

許多人在某種程度上都會規畫自己的行程，但這裡的重點在於：要透過自主安排，來重新掌握你的一天。你可以嘗試一個有趣的練習，觀察自己怎麼度過沒有特別安排行程的一天。也許你會先去健身房，然後去開會，中間不時收發電子郵件；再花點時間上網購物，打一、兩個視訊電話；再到雜貨店快速採買，然後去外帶晚餐，回家配電視節目。一天接近尾聲時，你可能覺得自己忙了整天，但卻沒什麼特別收穫。一切似乎都模糊不清、雜亂無章，好像所有活動全混在一起。

相較之下，時間區塊是經過深思熟慮的刻意安排，將特定時間段分配給特定任務或生活領域。最重要的是，在指定的時間內，你只能專心進行事先安排好的活動。在下一章中，我們會深入探討如何延長專注力來善用時間區塊。若想採用時間區塊，你必須盡力做到事先安排好行程，並下定決心一次只進行一項任務。要做到這兩件事並不容易，但只要稍作嘗試，就可能會得到巨大的回報。例如，我發現設定瀏覽社群媒體的時間，對我的整天行程有很大的影響。過去，我一有空就會瀏覽IG貼文，享受與朋友和同事交流的樂趣，並為工作尋找新的點子和做法。但是，時不時花上五分鐘，整天下來也相當可觀。這個習慣耗費寶貴時間，我覺得已經失衡。現在，我安排在晚餐前固定時段使用社群媒體，我很期待它，因為我知道每天瀏覽各種平臺的時間有限。

找出真正的優先事項

在開始進行時間區塊前，先問自己這些問題：我想在一天結束前，完成什麼事？我真正的優先事項是什麼？短期和長期目標是什麼？切忌把所有事都標為優先事項，因為這會讓你疲於奔命。有趣的是，「優先」（priority）這個詞，最早在英語出現的年代是十五世紀，而且是單數形態，意思是「在權利、地位或等級方面居於首位」。直到二十世紀，人們才開始使用複數，顯然認為可以同時擁有多件優先事項。在現代生活中，我們似乎已將這個觀點發揮到極致。本書將在第八章探討評估緊急程度的具體方法，但現在我們要先解決這個問題：當所有事都顯得非常重要時，該如何挑選出最重要的項目。以下提供幾個方法：

．影響大於緊迫性：問問自己，哪些任務會對目標產生最大的正面影響？把重點放在影響力大的任務上，即使它們沒有緊迫的截止期限。截止日期固然很重要，但不一定能反映任務的真正價值。看似緊急的任務，可能不會對目標有太大的貢獻；而不太緊急但影響很大的任務，則值得優先考慮。

．找出高價值活動：挑選兩到三項完成後可大幅推動目標實現的任務，這些任務將成為你的「深度工作」區塊。

．採用帕雷托法則（Pareto Principle）：還記得「八十／二十」法則嗎？百分之二十的任務可能會貢獻百分之八十的價值。找出這關鍵的百分之二十，將它們列為優先事項。

．考量時間性：最後期限，是不得不面對的現實，而且有時會迫使我們做出艱難的選擇。理想情況下，可以鎖定那些影響較大的任務，但難免會需要先處理影響較小的任務，畢竟它們的截止期限快到了。盡可能完整評估情況，比如截止期限能否延後？別人能不能處理這項任務？如果不能，在安排行程時就要考慮到緊迫性，但還是要減少花在上面的時間，盡早回到影響較大的優先事項。

．留意任務與精力的配合：你在一天中的哪個時段最專注？把要求較高的任務，安排在精力最旺盛的時段；精力較低的時段，則可用輕鬆的任務來填補。

．其他小祕訣：擬定「總有一天／也許」清單，將那些不緊急的事項暫時擱置，之後再回來處理，這樣可以釋放大腦的空間。

●本文摘選自大好書屋／日月文化出版之《分心世代，找回你的專注力：行為科學家教你擺脫生活雜訊，重拾平靜，告別拖延與瞎忙人生》。