你每天追逐的工作是忙碌，還是生產力？國際領導力教練教你忙上癮了怎麼解

你每天都忙到快要瘋掉，根本沒時間看什麼工作術或生產力書籍。剛好，這並不是一本什麼時間管理或生產力書籍，而是專為你設計的處方箋。（編按）

文／曾娜．艾芙瑞特（Zena Everett）

瘋狂忙碌會毀了生產力和快樂

哪些因素有礙你把事情做好？

我是高階主管教練，我早就明白，無論我這些客戶的才華或企圖心有何差異，影響他們成敗最重要的因素之一，就是他們如何聚焦自己的注意力和時間。

多數人管理工作時間的方法，對我們來說完全沒用。我們衝出一場乏味的會議之後又衝進下一場，像是特技表演般同時拋接多個專案，不停地收信，承諾的太多、但完成的太少，因為一天裡根本沒有時間把每一件事都做好。我們執著於設定期限並設法達成，每一個人都在比誰比較忙。

我們以自動導航模式運作，回應十萬火急的要求，很少停下來想一想接下來要做什麼。我們迷失在時間與精力的黑洞，做著一件又一件對大局無關緊要的任務。這些任務看起來是工作沒錯，但沒有太多實質效益。

讓人更受不了的是，我們很少能離線。我們總是緊抓手機，錯失任何資訊都沒法忍受。你可以自己做個測試，當你去喝杯小酒時，你會安安靜靜地站著、沉浸在自己的想法當中，還是查看各式各樣的通知？如果車子裡只有你一個人，當你在等紅燈或塞車時，你需不需要很努力抗拒，才能讓自己不去查看訊息？你何時才有時間思考？說到底，你可是靠這些賺錢：你的想法、點子、知識、經驗和腦力。

我們的注意力被分割得零零碎碎，很難排除雜音然後專注。

以過去的十分鐘來說，你把注意力放在哪些事情上？你讀這本書時有抬起頭來過嗎？什麼事情讓你分了心？什麼事情想要搶占你的注意力？你的心思漫遊到哪裡去了？

即便像是去覓食這種令人愉悅的選擇，都會變成導致認知能力負荷爆量超載的地雷區。康乃爾大學（Cornell University）的布萊恩．汪辛克（Brian Wansink）和他率領的團隊研究人類飲食的「不花心思自動導航模式」（mindless autopilot），估計光以食物來說，人們每天就要做出超過兩百二十六項決策。這些事看起來不花心思，但實際上還是會耗掉腦力，並使我們本來就會引發壓力的生活步調更添緊張。

就以早上買咖啡的對話為例。

「對，麻煩你，一般的牛奶就可以了。」「對，中杯就好。」「不，我不要加這個。」「好的，麻煩你，外帶。」「曾娜，曾祖父的曾，女字邊的娜。」「喔，沒關係，那邊的那也可以。謝謝。」「好。我今天應該會很愉快，希望你也是。」「這是我的嗎？喔，抱歉，不對，這是他的，那是我的。」「很好，謝謝。」

這是革命性的進步嗎？生活步調加快，但是這些交流顯然沒有帶來任何愉悅，我甚至覺得有點緊張。我很確定，不管櫃台另一邊的服務人員身上別了多少徽章、笑容有多燦爛，他們也不太開心。

但大多數人已經習慣了，撐著度過每一天的辛苦忙碌，有些人甚至活得很好。隨著我們要擔負的責任愈來愈重，要做的選擇與要耍好的把戲也愈來愈多。誰能幫幫我們撥雲見日？提高生產力並不代表要增加工時，而是意味著要選擇去做影響力最大的任務並消除干擾，讓你好好把該做的事做好。

沒有人告訴我們要怎麼辦到，我們得自己想方設法，才知道怎麼樣做到嚴守優先次序，把注意力只放在重要的工作上，管理時間、把類似的活動聚集在一起，不再嘗試取悅每一個人，還有，最困難的，要懂得拒絕他人。

也有一些忙碌是屬於結構性的，我稱之為文化性忙碌（cultural busyness）。

你知道的，你每個星期都要寫一份你懷疑根本不會有人去讀的枯燥報告；還有，組織裡也總有一些只因「我們一直都是這樣做」、害大家要重複浪費精力的複雜流程。這些就是我要講的瘋狂之事。

我們正在對付數位化引發的無止盡需求。過去，一九三○年時，經濟學家凱因斯（John Maynard Keynes）曾經做出一個讓人開心的預言，他預測到了今時今日，工時應該大幅縮減到每星期二十小時左右，勞工能享有更多的休閒時光，並能享用他們在物質上賺到的報酬。真的是這樣嗎？

實際上的情況恰恰相反。

除了實質的工作之外，我們還有讓人忙碌的假性工作。

數位化革新了我們的工作方式，並在實質的工作之外又裹上一層假性工作。我們多數人都是知識性勞工，與有實質產出的生產線勞工相比，我們生產的是無形成果，比方說試算表或是簡報投影片。生產線的效率遠高於多數總部辦公室，看起來，我們並不珍惜才華出眾的人力資源價值。想像一下，如果你正在裝賽車的輪子，忽然間有人叫你停下來，看一下後面怎麼了，並去修一下排氣管，然後停下來花幾個小時開個檢討會，那你會怎樣？

多數辦公室就是這樣運作的，不斷從一個頻道、螢幕或任務切換到下一項，而且從來不去算成本有多高。這麼一來，我們就要花上更長的工時，才能趕完未完成的工作。生產力下滑，顯見這套策略並未奏效。我們拿出各式各樣的解釋與藉口，但擺在眼前的事實就是效率不彰。

面對著各種重複的流程、團隊之間繁瑣緩慢的溝通、已經無法達成目標的系統以及不適當的培訓，確實會讓人覺得如今要比五年前、甚至十年前花更長時間，才能完成相同的工作。

每個人都愈來愈煩悶、疲憊、寂寞與沮喪。

瘋狂忙碌讓我們飽受壓力、疲憊不堪、永遠連線。多數人晚上做的最後一件事、以及早上起床做的第一件事，就是先看一下手機。

這種連線型的忙碌，並非實質的社交聯繫，我們大家都心知肚明。強大的演算法吸引我們回到社群媒體，讓我們分心偏離應該先做的事，干擾我們的日常生活架構。

很多人都在承受社群媒體對於人類心智健康、全球政局以及做事效率造成的傷害。我們隨時隨地都連在網路上，根本無法從中清醒。你上一次用電話和某個人好好深談是何時的事了？

如果你和周圍的人都沒有時間傾聽彼此、培養實質的關係，工作就會讓人彼此疏離。如果你在遠端工作的話，這兩點又特別難做到，但就算你和同事共處一「室」，也不保證就自然水到渠成。你的主管真的了解你這個人、知道你的人生想要得到什麼嗎？你自己又知道嗎？

良好的社交關係是最好的指標，可以點明我們有多快樂。無論你是獨立工作或是屬於某個忙碌的團隊，瘋狂忙碌的排程都會讓人更難培養出實質的關係聯繫，在工作上如此，工作以外亦如此。

人際網絡是事業成就中非常重要的一部分；缺乏強韌的連結不僅會導致事業停滯不前，後果還遠比這更可怕。

專精社交連結領域的心理學者茱莉安‧浩特─蘭絲塔德（Julianne Holt-Lunstad）以超過三百四十萬位受試者為對象，做了一份開創性的大數據分析。結果顯示，社交上的孤立與寂寞和早逝有關，風險提高了約百分之三十。她所做的社交連結和死亡相關性研究顯示，與社交連結較少的人相比，社交連結較高的人在特定期間死亡的機率低了百分之五十。

寂寞對於健康造成的風險就相當於每日吸十五支菸。

我們必須停下匆匆忙忙的腳步，因為就算我們速度這麼快，還是哪裡也到不了。我們需要慢下來，彼此傾聽，建立連結，並以更謹慎的態度設定優先順序，選擇要做的事。

對於工作以外的人生又有何影響？

工作之餘，除了做點運動、在各個不同的螢幕中切換、湊合過著大概夠好了的社交與家庭生活之外，我們之中有多少人還會做些別的事？此時此刻是電影與電視的黃金時代，也有好多事物競相要我們投以關注。我們很少覺得無聊，但是各式各樣讓人分心的數位事物耗盡了我們的精力。

我會問我的聽眾傍晚時會做些什麼事，有太多人告訴我他們累垮了，很懶得出門、運動或是好好煮一頓飯。就只能癱在某個螢幕前方，食不知味扒著食物，複製在辦公室裡已經做了一整天的事。或者，他們受不了有時間卻沒做任何安排，因此在工作之外的排程也同樣忙到瘋掉。他們的孩子同樣也有排滿的行事曆。我有些朋友行程已經滿到不行，我們還得動用排程調查工具才能約好一起吃晚餐。

最讓人難過的部分，是當我問起，如果每天都多出一小時專屬自我的時間，他們會做什麼？他們多半想不到。他們已經不知道什麼事會讓自己快樂了。

為何要替自己騰出一點時間變得如此困難？客戶經常告訴我，他們願意放棄一切，只願換得多一小時的睡眠，但是他們又想要有時間減壓，因而拖過了應當入睡的時刻。他們知道自己需要擺脫螢幕，但每天最後看到的東西卻就是螢幕。媒體公司競求我們的關注，對抗我們想要關機睡覺的渴望。現代人做出的妥協，應該會讓凱因斯嚇一跳。

我們要如何才能脫離瘋狂忙碌的行列？我們從來不想浪費任何資源，但卻不斷揮霍時間。諷刺的是，時間是我們無法創造的資源，寶貴的分分秒秒一旦消失了，就永遠不會再回來。

本書要談得是如何重新掌控你的時間、注意力和焦點。如果你是一位領導者，管理注意力和焦點是一項非常重大的挑戰，但一般人通常沒有意識到這一點。我會幫助你破關。

我們也會檢視你的瘋狂忙碌行為如何影響同事，尤其是在會議、電子郵件、工作流程管理以及提供回饋意見這幾件事上。你很容易被公司資訊部門急切買進的各種即時通訊工具吸引嗎？他們推動系統的動機是為了把建置系統的經歷放進履歷裡，根本不去管是不是真的能強化溝通。且讓我們都停下來吧。

新冠疫情是否重新設定了我們的生產力？

這個世界自新冠疫情爆發以後就全變了，這場危機迫使我們改變工作與人際間聯繫的方式。生產力調查公司說，人們實際上創造出更多的成果，因為我們不再一直被打斷。這場疫情真是敲響了世人早就需要的一記警鐘。

在可預見的未來，分開工作可能會是常態。企業正在重新思考實體辦公空間的需求。協作與腦力激盪這些事最好是大家在辦公室裡一起做，然後我們可以回家把焦點放在細項上。

好的領導者會在虛擬會議和一對一會談上加碼 ，他們會敏銳地探問員工的身心福祉與個人處境，藉此培養信任。他們會設定比較短期、比較容易達成的期限，以維繫動力和溝通。他們會說：「我看不出來你今天過得好不好，因此我需要你說給我聽。」彆腳的領導人只是更改日常會議，轉為線上，沒有好好確認團隊的狀況，他們自動假設，如果誰有需要的話自會尋求協助。

領導者應該把遠距工作模式當成契機，轉而找出更聰明、更集中的工作方式，堅定地將焦點轉而聚焦在成果上，而不是比誰加班工時長。

很可惜的是，少了上下班的界限，我有很多客戶在家工作的工時更長了。這是那種「只要再多做一件事就好」的心態。有些人管理散居不同時區的團隊，就我看來，他們設定的根本是難以長久維繫下去的工作模式。

我對他們說，雖然他們聰明過人、才華洋溢（這些人確實如此），但也不是超人。他們的身體也透露出這樣的訊息。我的客戶中生病的人比以前更多了：偏頭痛、背痛、關節僵硬以及消化道問題等，特別嚴重。我不是醫生，但是就我看來，這些像是很讓人憂慮的壓力指標。

你要如何改變？

就讓我把你從這種瘋狂忙碌的隊伍中拉出來，讓你改頭換面變成一個快樂且生產力高的人吧。

如果你的回答是「好」，那麼，你就要開始也學著說「不」。你無法一個人負責所有的事。如果你向來靠的是第一個上線、最後一個離開來證明自己的價值，現在你要改用什麼方法？你可能必須抑制自己想要掌控一切、取悅每個人並做到完美的渴望。這套辦法或許替你掙來目前的地位，但無法帶你到要擔負更多責任的下一個階段，因為那時候你有太多優先要務，再也無法游刃有餘。

一開始，先讓我們回到基本面，檢視瘋狂忙碌的根源何在。我們無法讓時光倒轉，然而，一旦理解了問題從何而來，解決方案就會更明顯可辨。

●本文摘自大塊文化之《瘋狂忙碌拯救法：專門獻給那些忙到沒時間看生產力書籍的讀者！》。