如何安排工作任務順序？讓你掌握品質與效率的時短工作術

文／森田幸

以大到小的原則安排順序

　　為了高效推動工作進度，思考工作的優先順序是不可或缺的步驟。

　　多數人都知道，思考優先順序的基本原則是：從截止日最近的任務開始執行。然而，如果總是以「期限」來採取行動，就會每天都陷入被追趕的壓力中。更重要的是，這樣的排序真的是高效的做法嗎？事實上，這個問題常被忽略。換句話說，以截止日為優先，未必就是最佳做法。

　　當然，遵守截止日期對商務人士來說非常重要。但在思考優先順序時，更該留意的是――要優先處理需要多人參與的任務。

　　因為需要多人參與的任務，必須花時間協調內容。舉凡調整多人的行程、將工作外包、配合對方的情況修改截止日期，或是在對方進度延誤時補救……只要工作牽涉到自己以外的人，通常都要投入許多時間與心力。

　　除了從截止日期最近的任務著手這個大原則外，許多人也直覺認為耗時的工作必須提早開始。其中，多人參與的工作正是最耗時的類型。因此，請你務必最優先處理這類任務，在等待他人完成負責的部分或成果的空檔，再推動自己可以獨立執行的工作。只要這麼做，就能避免降低工作效率。

　　換個方式來說，你可以想像是以「大到小」的原則來安排順序。「大」指的是牽涉多人，或是本身就需要較長時間完成的工作。「小」則是參與人數少，或是自己就可獨立完成的任務。按照「大到小」來規畫行程或決定執行順序，你就可以更高效率的推進工作，也能減少動輒被截止日追趕的窘境。

POINT：工作開始的順序，要以「大到小」的原則來思考。

告訴對方「無須回覆」

　　用單純的角度思考，收到的郵件數量越少，處理郵件的時間就越少。所以，我們不妨一起來想，有沒有什麼方法能稍微減少收件的數量？

　　舉例來說，像是常見的「已知悉，我很期待」、「了解。麻煩您了」這類僅為表達了解的郵件，其實有一種方便的寫法，能讓對方不必再特地寄給你。

　　那就是加上「無須回覆」、「您不必再回信」這樣的句子。

　　對方通常是為了傳達「我有好好讀信，並且了解信中所寫內容」的意圖，才會出於善意的回覆信件。也有些人認為「要是不好好回信，搞不好對方會以為我沒讀信而感到不安」，因為這樣的過度設想而選擇寄信。對於這樣的對象，你只要刻意傳達前述語句，讓對方知道「原來不回信也沒關係呀！」就可以了。

　　此外，若是日程協調類的郵件往返，只要加上「若上述日期不方便，請再回覆即可」、「如要更改時間，請在○日前與我聯繫」這樣的句子，一封徹底省去無謂來回溝通的郵件就完成了。

大家都一樣忙碌。如果不必寫「已了解」這類回覆郵件，對方也能因此節省時間。事先替對方排除要不要回覆的煩惱，絕對是非常貼心的考量。

這樣的方法，不僅適用於行程調整的郵件往來，對於寄給多人參加的聚會或活動通知郵件、分享照片或小型文件的郵件，甚至是寄送包裹的通知郵件，也都能發揮極大的效果。當一大堆人回覆「了解、收到」之類的郵件時，即使知道那是對方的善意，但光是瀏覽也會耗費相當大量的時間。請務必嘗試使用「無須回覆」這樣的句子。

POINT：告訴對方「無須回覆」，是貼心的考量。

資料完成3成，就先確認

　　有沒有人曾經發生過，拚命完成了一份資料，交給主管確認後，卻被挑出好幾個錯誤，甚至被要求重做？如果你曾有這樣的苦澀經驗，那麼從下次開始，請務必在完成大約3成時，就先拿去給主管過目吧！這時候，你可以加上「我打算用這樣的感覺製作，您覺得如何？」這句話來請他確認。

　　所謂完成3成，是指已有大致架構與配置概念，也就是處於草稿、雛形的狀態。即使文字或數據還是空白的也沒關係。總而言之，在設計圖的階段，就先請主管確認方向與是有否遺漏。在這個階段請主管看，他一定會提出某些建議，例如「這個內容也要加進去」、「那份數據最好也放進來」等。你再依主管意見，將文字或數據填入，逐步完成細節。

　　就算被主管說「完全不對」、「重做」，只要還在3成的階段，損失也有限，反而應該慶幸：「幸好在最後完成前就知道老闆的想法了！」相反的，如果你是交辦任務的一方，請團隊成員或部屬製作資料時，為節省彼此的時間與精力，一定要在初期就確實的共享這份資料的目的或目標。

　　舉例來說，這份資料是以獲得客戶為目的？還是為了向公司內部高層展示，並取得專案的核准？目的不同，所需的資訊、呈現方式也將有所差異。只要確實的共享目標，就不容易出現大幅偏離方向的結果。

　　同時，如果你有可作為基礎的過去資料或範例，也應提供給對方。節省對方的心力、避免無謂浪費，就是幫助你自己省心又省力。此外，為了避免因電腦作業系統不同而導致文字亂碼，完成的資料請別忘了轉存為PDF的格式。

POINT：確認目標後，再開始製作資料。

●本文摘選自大是文化出版之《節省工時的100種方法：我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會，品質與速度兼顧的時短工作術，不用拚命就有高績效。》