活動規劃人壓力超大!練習在活動開始前回應每個可能發生情境

圖/unsplash
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● 本文摘選自出版之《辦的技術:從數十人講座、派對,到千人大會,從預算、場地到主講人邀約,如何讓來賓像期待度假一樣還想再來?》。👉 前往琅琅書店購買電子書,立即閱讀!

書名:《辦活動的技術》
作者:菲爾.默尚(Phil Mershon)
出版社:大是文化
出版日期:2024年6月25日

文/菲爾.默尚(Phil Mershon)

辦活動的頭幾年還滿令人興奮的。我們會穩定成長、獲得稱讚。事實上,因為得到太多讚美,以至於沒有看見自己造成的問題。

有好幾十個人想為我們工作,而我們的團隊必須成長。該怎麼做?我們會僱用喜歡我們的人,以及技能符合計畫性需求的人。但我們不知道的是,一個人的內勤工作做得很好,並不代表他們在現場也能發揮實力。

關於這件事,有幾個方面是你建立團隊時值得去探索的:

1.僱用「能扛住壓力的人」
你還是小咖的時候,並沒有奢侈到能僱用一大批各不相同的人,所以你需要具備「對的技能和性格」的人,才能應付活動的壓力。根據CareerCast網站的說法,活動規畫人是壓力排名前五的職位之一。我們可以想像一下鴨子或天鵝。這個人是否能夠一邊拚命划水,一邊向民眾展現冷靜且親切的風度?他們面對變化、多重需求,以及時間緊湊的期限(例如現在就必須完成的事),會怎麼回應?

2.釐清每個人在現場的職責
我們曾犯的錯誤之一,就是沒有認真思考一個人在現場的職責。舉個例子,我最近跟顧客服務經理見面,發現她的現場職責在活動第一天時仍非常清楚,但之後,她就變成哪裡有需要就跑去那裡,結果使她無法發揮專長。我們事前計畫時,就要觀察活動中每個人在每個小時做的事,這樣才能產生合理的期待和清晰度。

3.提供事前訓練
在活動期間,你將會屢次要求員工做到他們日常職務以外的事。請確保你的職員受到的訓練至少跟志工相同,但我會鼓勵你提供更多訓練給職員。志工常會把職員當成專家。但他們不知道,眼前這位編輯並不是一整年都在忙活動。所以你該讓這位編輯做好額外準備,這樣她才能協助志工。況且這位編輯也想把工作做漂亮,所以稍微準備一下是有幫助的。

既然談到訓練,我們也談談志工吧。大家之所以喜歡我們辦的活動,其中一個原因是,我們真的會花時間訓練志工。不過我們的老志工每年都聽同樣的東西,已經很膩了,所以我們發掘了一些方法,用科技來解決問題。

我們現在創設了線上訓練課程,大家可以按照自己的步調學習,這樣我們就可以把現場訓練時間拿來鼓舞、提醒他們,以及最重要的—練習他們無法在家做的事情。你可以使用Kijabi、Learndash、Thinkific之類的線上學習平臺完成這點。

4.哪些突發狀況可以預期?
運動員和音樂家都知道這句口號:「我們怎麼練習,就會怎麼表現。」大多數活動職員都有一個問題:他們從來不練習他們要在現場做的事情,結果導致他們一再措手不及,就用我的經驗來當例子吧。

那次我們的活動場地從一端走到另一端,大約是五百四十公尺。這表示,活動團隊每天要走兩萬到四萬步。我平時都在家工作,每天通常只出門走兩千到八千步而已。

二○二○年時,我知道這是個問題,所以我在活動前努力讓自己每天走到一萬步,可惜有點太晚了。我雙腿的連結組織(髂脛束)有了嚴重的毛病,結果我無法走動、甚至站不起來。最後還無法參加其中一場派對,因為我實在太痛了,所以那天晚上我在做瑜珈、泡按摩浴缸,試著放鬆我的組織,這樣我才能睡覺,明天才能上工。要是我花更多時間鍛鍊身體,就不會發生這種事。

活動期間有許多突發狀況是可以預期的。比方說,你的視聽設備幾乎一定會出錯。這很可能不是視聽設備公司的錯,如果設備故障,好的公司通常會有備用的器材,因為他們知道這種事可能會發生。例如麥克風會故障、音響會沒聲音,或是演講人的簡報有段影片無法播放。為了不被這些已知的潛在問題嚇到,你應該花時間「角色扮演」,看看該怎麼跟團隊一起應付它們。

以下是一些你可以練習的情境。請排練你回應每個情境的方式。然後你也可以自己想出一些情境:

●休息時間、午餐或上廁所時人們大排長龍。

●顧客抱怨室內的溫度不舒服。

●志工開始抱怨他的職責,並且開始散播關於你團隊的八卦。

●來賓溜進演講廳,在上百個座位放上他的宣傳品。

你沒看錯,最後一個情況發生過好幾次了。我最「喜歡」的一次,是有人居然偷渡了幾百罐鹽巴進場,每罐鹽巴都附上一段多層次傳銷計畫的資訊,然後他們把鹽巴擺滿了前五排座位,令我們的團隊「鹽」面盡失(抱歉,我在耍冷)。

5.視覺化練習,用複誦、想像親臨現場
神經可塑性這門科學,已經展現出視覺化學習的威力,在許多事情上都跟實際練習一樣有效。假如你有遠距上班的員工(許多公司都有),你就有可能需要引導大家透過作業,了解他們在不同職責與情境中的表現,以及他們想要的練習方式。如果運動家和音樂家可以藉此加速準備,那麼「活動家」也可以(其實我們既是運動家、藝術家,更是超級英雄)!

這要怎麼運作?以下是兩種我運用視覺化的方式。

第一,讓團隊聚在一起看活動行程表。
你可以用視訊做這件事。請一個人大聲喊出每小時的節目,接著要每個人說出這個節目時段他人會在哪,然後閉上眼睛,將自己分內的工作視覺化。這項作業可以找出行程中壓力較大的部分,同時也能揭露「一個人一次要做三件事」的問題。

第二個方法則是更深入、更個人化的作業。
你要提供團隊成員好幾個情境,讓他們將自己的工作視覺化。正如我們之前談過的,你要預設幾個出狀況的情境。這樣他們就能在腦中練習回應方式。為了強化這個效果,請鼓勵職員在他們的社群中,找到可能會發生類似狀況的地方。請他們觀察別人怎麼做,然後再想像(視覺化)自己該怎麼應付同樣的情況。

例如,餐廳每天都要處理顧客服務的問題,因此你可以鼓勵職員去一家忙碌的餐廳,然後坐著觀察。他們可以寫下喜歡的做法,以及他們想改善的做法。接著,他們便能將這兩張筆記視覺化,想像自己在做同樣的事。

● 本文摘選自大是文化出版之《辦活動的技術:從數十人講座、派對,到千人大會,從預算、場地到主講人邀約,如何讓來賓像期待度假一樣還想再來?》。👉 前往琅琅書店購買電子書,立即閱讀!

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