從負責討債到搶下百億訂單,看斜槓創業家陳詩慧如何翻轉人生
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文/陳詩慧
好不容易爭取到業務的轉調,沒想到我第一個任務不是去開發客戶,而是「討債」。那位離職同仁所負責的美國客戶累積了好幾年的逾期帳款,金額上達台幣兩億,公司希望我盡快追討回來。
離職的資深業務都沒辦法追回來了,我這個菜鳥能要得到錢嗎?突然覺得自己好像接下了擦屁股的任務,但好不容易才轉職成功,我只能摸摸鼻子,捲起袖子努力幹活。
該從哪裡開始呢?由於這筆爛帳時間已久,經手的人事物繁雜並多有異動,難以釐清脈絡,我只好循著一點點線索慢慢追查。一開始是寄Email 跟對方討債,把逾期欠款明細全部列出來,沒想到對方的財務部人員卻回我:「系統上找不到有此訂單出貨。」此後不管我寫多少Email,都石沉大海。
愈是謎團,愈要解開,我天生愛冒險,具有探索精神,假想自己是福爾摩斯,非要找出真相不可。
窮追猛「打」,找出真相
發生問題的當下,當事人難免會焦慮、緊張、害怕,此時最好深呼吸,試著冷靜下來。跳脫自己是當事人的身分,換一個角色去看問題,比較容易找出問題出在哪裡。
「兩億帳款憑空消失,怎麼可能?」我靜下來思考,開始羅列問題,尋求解決之道。客戶在美國,有時差的問題,寫Email 是最方便、最省錢的聯絡方式。
但對方完全忽略我的郵件,沒有辦法,我只能算準美國上班時間,每天坐在辦公室待到晚上十點,時間一到,就打電話給那家公司的財務部。人不在,我就繼續打,打到人出現為止。好幾次對方都不堪其擾,生氣地對我說:「怎麼又是妳?
不是跟妳說過了,我們系統查不到有這筆訂單嗎?」我使出哀兵之計:「沒辦法,我好可憐,我每天被老闆罵追不到錢,當什麼業務,如果我再拿不到錢,我可能會失去工作……」
對方語帶不耐:「沒有就是沒有!」用力掛上電話。
對方認為我在浪費她的時間,但我緊追不捨,繼續打電話。我想,那家公司在業界頗負盛名,又是一家跨國大公司,沒聽說有什麼財務危機,怎麼可能一直欠款不還?一定是有哪個環節出錯了。每次我一打給對方,就先道歉認錯,因為我們公司也有責任,按理沒收到款項就應該立即跟客戶反應,但這件事一直被忽略,時間一久,變得既棘手又難處理。
經我如此鍥而不捨地追查,終於有人願意幫我查問。除了打電話給財務人員,我也同步和該公司的採購、研發、稽核等部門聯絡,主要是請他們幫忙了解:為什麼沒有這筆款的紀錄?為何有收到貨卻沒支付貨款?一步步釐清問題。
隨著一層層過濾、抽絲剝繭,答案終於水落石出。原來這家跨國企業並非故意拖欠帳款,而是因為他們組織太過龐大,所有作業都是標準流程,財務會計必須依照電腦財報資料才能付款。採購部門必須一筆筆先登錄完成程序,財務部門key in 進系統裡,會計部門看見才會支付帳款。而我們公司的出貨紀錄並沒有登錄進他們公司的系統裡。
至於為何沒有被登錄進去?猜想由於這間跨國公司在世界各都有採購分公司,可能是經手當事人疏忽或是異動造成的,如今已不可考。於是,我一筆一筆提供訂單紀錄,證明公司當初有出貨,然後聯繫該公司位於美國東西岸、中南美等不同採購部門負責人員查詢、key in,再跟催會計部門付款。為了追債,我日日夜夜不敢懈怠,有時一天僅睡三、四小時,因為這些地方的時差都不一樣,差十二小時、十四小時或十七小時不等,我都算準時差打電話,非追到那兩億不可,不達目的決不罷休!
皇天不負苦心人,一筆筆的欠款匯進來了,兩億元全數到帳。
追討欠款之外,我還必須積極爭取訂單。在聯繫客戶途中,發現客戶多嫌我們公司小、資源不足,不像別的大公司,在歐洲、中南美都有工廠。我跟主管說明不被選擇的原因,但主管生氣地說這些都是藉口,「厲害的業務沒有產品也賣得出去!」我只好摸摸鼻子,再想想辦法。後來,每次我遇到挫折,被客戶拒絕時,我就會告訴自己這句話。沒想到,三年後我真的做到了。
剛好,另一位離職業務留下了一位客戶,每年大概帶給公司台幣幾百萬的業績,給了我繼續爭取訂單的機會。儘管是小客戶,公司沒有特別重視,但我並不會因為訂單小就冷落他們,反而特別賣力經營。
不求回報的服務,業績成長十倍
我幾乎天天親切問候,而當時正逢這家公司組織重整,採購部門與PM移轉到英國,剛好我在英國留學,很熟悉英腔,聊起來格外有親切感。客戶採購來台灣時,我帶他們品嘗台灣美食,到處觀光,賣力且仔細地介紹台灣的文化特色,也讓客戶對我們留下了美好的印象。現在努力打好關係,就是為了接下來能拿到更大訂單的機會,而要做好這件事,關鍵就在於發自真心、用心拉近彼此距離;秉持誠信,說到做到。我會花如此多的心思在一年只有幾百萬營業額的客戶,是因為我發現,這家系統廠商其實並不小,只是因為把訂單給了其他代工大廠。這是一個有潛力的客戶。每年客戶都會發新的報價單(Requirement for Quotation, RFQ),客戶會向供應商提出計畫採購產品規格,請對方報價。報價單裡除了預計採購的產品規格外,還會包括付款條件、採購量、交期、品質要求、退貨服務、違約賠款等內容,總之只要贏到RFQ,就會有訂單,再來便是做好產品出貨,我就會有業績了。
在彼此的良性互動下,客戶主動提供了報價單給我,告訴我如果要爭取到訂單,得注意哪些「眉角」,對方善意的提點,讓我們公司有了萬全的準備。最後,由我經手的新訂單,從原先一年幾百萬躍升至兩千多萬,跳增了十倍!
積極開發客戶,不輕言放棄
雖然有了一年兩千多萬的業績,總算破蛋,但在主管的眼裡,還是太少。我開始定下心來,尋找公司未來可能發展的產品線。
那時候剛好一位業務要離開,她轉交給我幾張名片,告訴我這個客戶很大,有興趣的話可以試試看。於是我去Google,發現它是美國知名的電信系統廠商,提供整套系統軟硬體產品給歐美電信公司。為了開發業務,第一步是寫Email禮貌性問候與自我介紹,一如預期沒有收到任何回音。我秉持著窮追猛打的業務精神,每天晚上到半夜,便窩在辦公室裡打電話給名片上的每一個人,跟他們聊天,介紹公司。其中某位工程師可能是被我的認真勤勞感動了吧,終於同意我前去美國拜訪,願意幫忙安排R&D與其他相關人員一起討論產品規格,令我既興奮又開心。
由於公司剛開始研發機上盒,成本比較高,為了跟其他公司競爭,我們必須把成本價格壓低下來。為了得到訂單,我與研發團隊充滿無比熱情,燃燒著自己的體力、意志力。白天,我在美國跟客戶開會;晚上,我與台灣研發團隊開電話會議,討論規格與產品零件。客戶跟我的主管與老闆說:「Daphne never sleeps!」
產品研發了兩年,一直達不到測試標準,品質被客戶嫌到不行,但我們還是持續地努力研發改進。我問客戶,你們現在的產品有什麼缺點,想要改善哪些地方?客戶提到最關鍵的散熱問題,而為了解決這個難題,公司卯起來認真投入研究,在經過無數次的會議和測試後,第十三次終於以創新設計贏得了這場戰役,整整耗時三年。二○○八年,我們的產品上市,成為美國電信大廠的供應商;我們這個團隊,也在年終尾牙時榮獲最佳團隊獎。
團隊為公司打下了攻占電信大廠的基礎,搶下百萬台、上看百億的大訂單,此舉也為我締造絕佳的業績,登上公司業績寶座。我從零出發,原本僅是一個在業務經理旁幫忙的助理,搖身一變成了搶占公司一半業績的超級業務。我終於做到主管當初嗆我的話:厲害的業務,沒有產品也賣得出去。
●本文摘自采實文化出版之《闖出人生好業績》。
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