設截止期限有效嗎？善用截止期限，打造兼具紀律與自由的文化

文／詹姆．柯林斯（Jim Collins）、比爾．雷吉爾（Bill Lazier）

有一次，我找人來施工，領頭的包商對工程品質要求細膩。但我們碰到一個問題：夏季的幾個月，工程進度十分緩慢，而原本夏天正是快馬加鞭趕工的時候（因為冬天一到，施工速度一定會慢下來）。

於是，我對包商說：「我們必須設定完工的最後期限。你要不要花一個星期想一想，下星期五回來時告訴我，你可以承諾在哪一天之前一定完工？然後我們再談一談。」

他星期五回來後提議：「把最後期限訂在10月31日如何？」

「我沒法接受這個日期。」我回答。

「但這個截止日期已經訂得非常緊了。」他反駁。「我的意思是，為了在10月31日之前完工，我們必須用盡全力才辦得到。」

「你誤會我的意思了，」我說：「你訂的最後期限太大膽了。你我都知道，你們在10月31日之前完工的機會幾乎等於零，所以訂這個期限根本毫無用處。」我讓他慢慢明白。「你要不要重新思考一下，再提出一個你百分之百辦得到的日期，無論天氣狀況如何，無論發生什麼意外的問題，你們都絕對可以準時完工，而且保持完美的施工品質。」

他再提議：「好吧，那明年3月31日如何？」

「3月31日的什麼時候？」我問。

「要訂出確切的時間嗎？」

「對啊，否則怎麼能百分之百確定你達到目標了。」

「好吧，那就3月31日下午5點整如何？」

「聽起來好多了。」我心知肚明，即使訂在3月31日，都是難度頗高的目標（不過是可行的目標）。「那麼，你可以百分之百承諾，你們會在期限之前完成。」

「可以。」他說：「沒問題。」

於是他們繼續施工。在一個天氣晴朗，攝氏21度左右的九月天，我注意到，下午3點之後，都沒什麼進度可言。

我緩緩走出去問包商：「進度如何，可以在期限之前完成嗎？你知道，再過些日子，天氣就會開始轉變。」

「我們正努力在你的截止期限之前完工。」

「不對，這不是我的期限。」我回答，停頓一下再說：「這是你的期限。」

施工速度加快了。施工團隊最後果然趕上最後期限，在3月31日下午4:45完工，只提前了15分鐘。

訂定截止期限能刺激進度，但唯有當事人願意有所承諾，訂截止期限才有效。趕上截止期限代表達到目標時，成果絕對達到Ａ級水準，絕對百分之百完成，絕對準時，毫無抱怨，絕對如此。如果你訂了一個人人都知道不可能達到的截止期限，就等於沒有截止期限可言。

在有紀律的文化中，無法在截止期限之前完成，只有在下列兩種情況下，才可以接受。第一種情況是，你承諾的對象主動修改截止期限，而不是你提議修改；或第二種情況，由於摯愛的親人發生變故（生病、意外、悲劇），使你無法正常工作，這種情況下逼你遵守最後期限，太沒人性了。

訂定截止期限是一門藝術。有的領導人喜歡直接規定截止期限，有的則寧可讓對方提出截止期限。我會根據狀況，兩種方法並用，但主要方式仍是請對方提議截止期限，然後引導他訂出切合實際的日期，如果未能如期完成，絕不會有絲毫寬貸（如同我對包商的要求）。但無論你怎麼做，關鍵在於，對方必須對截止期限毫無疑義，而且承諾會致力達成目標，同時絕對沒有「錯過期限」這個選項。換句話說，員工必須有充分的紀律，面對明知無法達成的截止期限，能勇於拒絕。如果趕不上截止期限成為常態，那麼訂截止期限就弊大於利。但如果你用對人，他們對截止期限也認真承諾，那就可以給他們很大的自由度，容許他們自主管理。

在最好的情況下，有紀律的文化是在價值和責任的框架下擁有自由。重點不在於約束他人，施以紀律，而在於找到能充分自律、總是履行承諾的人才。不是期待對方盲目遵從規定或順從高層，而要找對人，這些人渴望擁有充分的自由以發揮才華，會盡力做到最好。

別忘了我們從卓越企業的成功要素中學到的重要一課：每家公司都有自己的文化，有紀律的文化卻很少見，而能塑造有紀律的文化，同時又兼顧創業精神的企業更是少之又少。如果能將這兩個互補的力量融合在一起，有紀律的文化加上創業的精神與倫理，就等於擁有持續產出超凡績效的神奇煉金術。許多新創公司的成長過程，都缺乏這種兼容並蓄的精神。截止期限可以成為魚與熊掌兼得的有力機制，可以在自由與結構、創造力和紀律之間，取得罕見的平衡，而這些都是真正卓越企業的顯著標誌。運用截止期限來達到兼容並蓄的目的，否則就不要設截止期限。

●本文摘自 天下雜誌 出版之《恆久卓越的修煉》。