會議中如何促進討論？培養安全氛圍，讓夥伴願意開口表達

文／莫頓．韓森

明定吵架規則，讓人暢所欲言

2009年，海尼根集團把三十六歲的凡登布林克（Dolf van den Brink），從荷蘭調到紐約州白原市的區域總部，希望他能挽救海尼根在美國的業績。凡登布林克是個高大帥氣的青年才俊，之前曾在剛果工作，不到幾年，就使海尼根在該地的市場異軍突起，業績倍增。

我們見面時，他回想起剛到美國時的情景，說道那時公司內部恐懼氣氛濃厚，「沒有人願意說真心話」。

為了引領大家熱烈討論，他沒有大聲說：「各位，儘管說出你們的意見吧。」他知道他必須先讓大家了解，會議室是可以暢所欲言的地方。於是他利用道具來建立新的會議規則。

一天早上，與會者進入會議室後，發現桌上放著好幾張不同顏色的卡片。紅色卡片上寫著：「挑戰，想出另一個解決方案！」綠色卡片上寫著：「我願意這樣做，問我為什麼！」最後一張灰色卡片，則有警告意味：「不要搞一些有的沒的，回到正軌吧！」

每個人都要拿一張卡片，以表示反對（紅色）、支持（綠色）或認為提案者偏離正軌（灰色）。會議室裡還擺了一隻玩具馬。如果有人喋喋不休，就可以把這隻馬丟到他身上，提醒他言歸正傳，講出重點。

這麼做是不是很好笑？沒錯！但凡登布林克是故意的。

他解釋說：「由於當時公司內部瀰漫恐懼氣氛，每個人都在注意我或職位最高的人說什麼。紅色卡片告訴大家，任何人都可以毫無顧忌的提出挑戰。」這些卡片以幽默的方式發出這樣的訊息：「各位，我們希望你們大膽提出反對意見。我們想傾聽你的聲音。」凡登布林克設定期望的目標，培養出安全的氛圍，要大家把話說出來。

哈佛商學院教授艾德蒙森指出：「在安全的氛圍下，員工才能自在表達想法和真實感受。」在我們的研究中，有五分之一的人（19%）能創造這樣的氛圍，符合這樣的陳述：「此人能讓人安心的在會議中發表意見。」根據我們的研究，在這方面獲得高分的人，績效也較高（相關係數為0.63）。

凡登布林克的策略奏效了。一段時間之後，團隊裡的人開始願意表達意見。不久，那些卡片就功成身退，從會議室消失了。當時，在海尼根負責策略規劃的歐貝索（Alejandra de Obeso）發現，原本沉默寡言的人因會議規則改變而變得踴躍參與討論。

「有個非常內向的人改變很大，」他說，「此人的觀點一向新奇，就是不敢說出來跟大家分享。」後來，由於感受到會議討論的包容性與辯論規則明確，他終於敢說出自己的觀點，而且成為團隊中「協調各方意見時重要的力量，使我們的討論更上層樓。」

凡登布林克認為，由於他的團隊可以自由、開放的討論，因此能推出更多的新產品。正如他在2015年所言：「四年前，我們的創新率基本上只是普通，但在過去三年，我們的年收益有6%都來自新產品。正是因為在開會時，大家能好好辯論，才會有這樣的好結果。」

更多創新點子，不但為海尼根創造豐厚營收，凡登布林克本人也獲益匪淺。幾年後，他又高升了，成為墨西哥海尼根的執行長，這可是令人豔羨的職位。

●本文摘選自天下文化出版之《高績效心智：全新聰明工作學，讓你成為最厲害的1%（暢銷新編版）》。👉 前往琅琅書店購買電子書，立即閱讀！