越晚下班越有績效？避開兩個陷阱 掌握少做一點、更高效秘訣

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文／麥可．勒巴夫（Michael LeBoeuf）

「我在大學教書的時候，那些直到晚上還待在辦公室或是忙著開會的人，通常被認為是有生產力的人，這點常讓我感到不解。有一學期，我與一位同事共用一間辦公室，他早上九點進辦公室，直到晚上九點才離開，許多人只是因為經常看到他，就認為他是個認真的學者。事實上，他大部分的時間都在看《華爾街日報》的股票版，想找出最熱門的股票。」

避免兩個陷阱

假設你下定決心要積極運用時間，你已決定什麼是最重要的，並且著手進行工作以完成人生目標。在日常活動的紛擾下，你得注意兩個潛在陷阱，以免付出很大的代價。

陷阱1：將活動與生產力混為一談。

工作忙碌跟做出成果有很大的差異。當人們不知道該做什麼時，傾向於表現得非常忙碌，法國的外籍兵團有一句俗：「有所疑慮時，就快馬奔馳。要專注於獲致成果，為重視成果的人工作。如果老闆因為你長時間工作或是很忙碌而獎賞你，那就找錯老闆了。

陷阱2：把緊急與重要混為一談。

每天我們都有該做的事情，還有一些發生的事情。有些是緊急的，有些是重要的，有些是又緊急又重要，有些是不緊急也不重要。要記住：緊急的事情很少是重要的，而重要的事情很少是緊急的。如果把兩者搞混，所有的事情都顯得重要，而真正重要的事情卻被忽略了。

趕著準時赴午餐約會是緊急的，安全抵達是重要的。在緊迫的截止日前完成工作是緊急的，掌握工作品質是重要的。長時間工作讓事業起飛是緊急的，找時間運動、吃得好、有充分的休息是重要的。把東西賣出去是緊急的，提供優良服務提高回客率是重要的。一心想擁有新款熱門跑車，或是度一個昂貴的假期是緊急的，存錢投資以進入贏家之列是重要的。

少一點、好一點的秘訣

回應緊急的事情，一定會讓你財富減少、壓力增加，這也是多數人陷於時間與金錢陷阱中的原因。我們被動地讓自己受制於緊急的事情，讓它來決定我們要如何使用時間與金錢，卻忽略了較不緊急而更重要的事情。

重要的事情如果不予以理會，遲早會變成緊急的事情，這時就成為危機。健康危機、金錢危機、家庭危機、事業危機，只要事前做點規畫，經過深思熟慮以及事先預防，多數危機是可以避免的。問題在升高為危機以前，通常是有警示的。要將時間花在真正重要的事情上，不要讓自己被緊急卻不重要的事情所分心。如同艾森豪總統所提的警告：「重要的事情通常不緊急，緊急的事情通常不重要。」進入贏家之列的人，不是比別人工作辛苦，而是更聰明地工作。成功並不取決於做了多少事情，而在於工作智慧的高低。有效運用時間，並不是不停地工作，而是一種管理人生的方法，過得既充實又有個人的自由。

在改善時間利用之前，得先知道目前如何利用時間。一開始，先做一兩個禮拜的時間記錄，不需要做得很精細，只要記下每項活動的起訖時間，包括寫下打電話的起訖時間，收發電子郵件、午餐，或是有不速之客拜訪，以及通勤時間等，都記錄下來。

一週結束後，將各項活動所花的時間彙總起來，看看打電話、開車、會見訪客、通勤、開會、回電子郵件等事情，花了你多少時間？你很快就會發現，大多數的時間利用有習慣性。我們都傾向於每天花一定的時間重複做些特定的事情，有些人善用時間，有些人則浪費時間。大多數人都自認為了解時間是如何花費掉的，但直到做了記錄之後，才真正了解。

時間記錄完成後，檢視一下你所記錄的資料，並回答以下問題：

• 最浪費時間的三件事情？

• 有多少時間被不必要的打擾所浪費？如何減少浪費？

• 我所做的緊急而不重要的事情是什麼？如何減少或消除？

• 我最有生產力和最沒有生產力的日子是哪些？是一天當中的哪些時段？

• 哪些人我該花較多時間？哪些人我該少花點時間？

• 哪些事情我該花更多時間？

• 哪些事情可以減少或刪除？

• 我想做的事情是否太多了？

• 何種習慣或傾向導致我浪費時間？

• 在完成最重要的目標上，我花費了多少時間？

有了時間使用記錄，回答上述的問題，以及你最重要的目標，要如何善用時間已有一條清晰的道路。

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