用ChatGPT寫多種體裁英語文章!生成商務信件需有精準「指示語」

圖/Shutterstock
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文/Joyce Park

書名:《ChatGPT光速英語學習法:下達精確指令,提升學習效率》
作者:Joyce Park
出版社:EZ叢書館/日月文化
出版日期:2024年1月4日

出現之前,就已經存在許多電子郵件生成器(email generator)的網站。電子郵件生成器上有很多不同類型的固定格式表單,包括祝賀電子郵件、商務電子郵件等。所以ChatGPT很擅長按照文法和格式撰寫電子郵件。除此之外,ChatGPT也很擅長寫在網路上已有很多現成範本的文書,例如:會議記錄(minutes)、商務信函、履歷表(resume)、求職信(coverletter,一種自我介紹信)等。

在這裡,我將用ChatGPT寫一封商務電子郵件。內容是要求ABC公司的會計經理洛佩茲先生,在5月6日之前將供貨的貨款匯到以下帳戶。隨後,ChatGPT很快就寫出了下面的內容。

ChatGPT非常適合用來撰寫英語電子郵件。然而,當我們需要用更客氣的語氣撰寫電子郵件,比如當前因為對方公司沒有準時付款而感到憤怒,卻必須委婉地表達這種情緒時,可能就不適合使用ChatGPT了。

撰寫商務電子郵件
提示語:請用英語寫一封給ABC Corporation Account Manger Mr.Lopez的電子郵件,內容是要求對方在2023 年5月6日之前將我們GPT公司於3月20日供貨的商品(ModelTX1230Z、300 units、350 US dollars per unit)之貨款匯到以下帳戶。

ChatGPT遵循要求付款的商務電子郵件格式以「I am writing to~」開頭,寫得很標準。甚至標明了填寫帳號和寄件人姓名的位置,連提示語中未提及的寄件人隸屬部門都寫出來了。

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撰寫新聞報導
提示語:請寫一篇關於Tinder的新聞報導。

文章結構會根據文章體裁而改變,所以視情況指定文章體裁很重要。這次我要讓ChatGPT寫的是新聞報導。在第三章中,我們已經用ChatGPT寫過一篇關於個人空間(personal space)的報導,所以這次我要求它另外以約會應用程式Tinder為題寫一篇報導,它寫的內容如下。

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撰寫包含優缺點及案例的新聞報導
提示語:請寫一篇新聞報導,介紹Tinder的優缺點並附上一兩個實際案例。

如果直接要求ChatGPT寫文章,它通常只會寫出概述性的文章。雖然足以掌握基本概念,但作為新聞報導或主題作文似乎太無趣了。因此在寫提示語時,最好能提供更具體的方向。

就像上面的提示語一樣,要求ChatGPT在撰寫Tinder的報導時,要求介紹其優缺點,並列舉一兩個實際案例。如此一來,報導內容就能變得更生動。

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從ChatGPT寫的報導來看,各位會發現在加入2018年通過Tinder認識的情侶檔,以及2019年惡意利用Tinder犯罪的案例後,報導內容變得更精彩了。

要求提供Instagram貼文及主題標籤
提示語:請寫一段關於紐約現代藝術博物館的簡短說明並附上主題標籤,讓我能在我的Instagram上發文。

當我要求ChatGPT寫一段關於紐約現代藝術博物館(Museum of Modern Art)的短文並附上主題標籤,讓我可以上傳到自己的Instagram時,它的回覆如下。

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給需使用商務英語者的解決方案
根據我們如何提問,ChatGPT的回答品質會有極大的差異。除了不同商務情境的重要表達方式、會話練習外,本書還會針對商務電子郵件、英文履歷及自我介紹信等,帶出如何取得高級商務英語相關答覆的技巧,以及和商務對象營造良好寒暄氛圍。

●本文摘自/日月文化出版之《ChatGPT光速英語學習法:下達精確指令,提升學習效率》

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