前台積電主管:朝令夕改才是專案的常態!

(圖/Unsplash)
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文/郝旭烈

進入之後,常常會聽到同事之間抱怨:

「老闆怎麼一天到晚改來改去?」

「真不知道老闆腦袋裡面想些什麼,一下子這樣一下子那樣?」

「老闆就不能想好再告訴我們該怎麼做嗎?這樣一直變一直變,實在很打擊士氣。」……(族繁不及備載)。

雖然對老闆的抱怨從來不缺,也不只這一樣,但對於變來變去,改來改去,讓員工疲於奔命的感覺,讓員工原地打轉的感覺,可能是這些抱怨油然而生的原因,但是我不禁想問:「老闆真的是想不清楚嗎?」、「老闆真的喜歡一直改嗎?」

其實,誰不知道從小到大「朝令夕改」就是一個負面的代名詞,相信在老闆們心中,每次只要改、只要變,而且頻繁度又高,自己擔心給員工帶來「朝令夕改」的壓力,應該不亞於員工接收到「朝令夕改」的壓力。所以在這裡,主要探討兩個關鍵問題:

一、朝令夕改,到底對不對?

首先,我們來看看朝令夕改這件事情到底對不對,我先舉幾個自己在職場的情境故事給大家分享。

1.改變財務預測

記得在半導體工作的那十幾年,有很大一部分工作內容,都是「預測」和「規畫」未來公司的發展和計畫。簡單來說,就是要根據趨勢來假設未來消費市場可能會有哪些商品,這對於公司的IC產品會有怎麼樣的需求變動,而這種需求變動需不需要我們擴充產能,增加產能後能帶來多大收益、需要投入多少資金,然後目前的現金流和人力資源是否跟得上等等。

這些計畫的最終目的,要不是和董事會申請預算,就是和合作夥伴報告,甚至需要政府的核准。

前面說了這麼多過程,最主要是凸顯專案牽涉層面非常廣,變動因素非常多,甚至有時候計畫長達5到10年,也就是說預測時間非常的長。在這種情況之下,為了能夠盡可能完整,我忙著收集各種不同資訊,幾乎每天都在建立財務模型,或者說,調整的數字根本是天天變、時時變、分分變。

還記得有一次為了跟董事會報告,一週的時間內,針對未來長期的5年計畫,我的電腦裡面就儲存了將近快2百多個不同的版本。最令人不解的是,到最後呈報的版本,竟然還是一開始模擬的版本。

看到這裡,你會不會覺得主管很機車,又心有戚戚焉,一整個腦袋裡面想著:「早知如此,何必當初?」

經過了這麼多年,等到回首來時路的時候,我才深刻地體會到,就算最後選擇的仍是最初那個模擬版本,但那也是千錘百鍊之後認定最真實反映未來的版本。這些過程是為了選擇,選擇是為了更好。

過程是為了選擇,選擇是為了更好。

2.改變研發項目

後來因緣際會,和同事一起參與了流程改善的專案,其中有一個專案是專門幫研發單位「整理」他們服務客戶的專案和流程。至於「整理」的目的,竟然是要從將近30多個研發的趨勢產品裡面,砍掉20多個產品項目,要求最後只能留下10個以內的研發項目。

那時候聽到這個消息,心中非常納悶與不解,尤其砍掉的這些專案,都已經投入了非常多的資源,甚至有一些可能都已經接近了可以生產或銷售的階段。

這種雖然不是「朝令夕改」,可能只是「春令秋改」或「夏令冬改」,但是對於公司投入的資源還有人力變動,都是非常茲事體大的事情,為什麼可以在短短的時間之內做出這麼大的變動和決定?

幸運的是,我剛好有機會近距離接觸到研發部門大老闆,以及負責整個縮減項目的專案經理,我就請教他們關於重大項目變動的原因是什麼?

當然,過程不免俗聊了許多其他細節,但最重要的反而是他們幾乎一致說出的這兩句話:「情況和當初不一樣了。」「這樣子對公司比較好。」他們輕描淡寫地回答,卻給我留下了非常重要的啟發和新的思維,那就是不一樣就要跟著變,哪裡好就往哪裡去。

不一樣就要跟著變,哪裡好就往哪裡去。

二、不論對錯,該如何因應?

透過前面案例,我想大家心裡都應該有個底,就是「朝令夕改」其實是個常態,「朝令夕改」其實是個結果。既然整個過程是不確定的,而且就算有確定的目標,也是階段性的目標。所以,「朝令夕改」就是一個必然的結果。那麼我們應該怎麼樣來因應,這個大家常常會把它看待成一種抱怨,甚至是老闆員工「上下不同心」負面情緒的「朝令夕改」?

簡單來說,可以從「原因」和「對策」一起來「雙管齊下」:

1.知其然,知其所以然:讓大家都知道「原因」

很多時候,並不是員工不想改,或是團隊的成員不想改,最重要關鍵在於「不知道為什麼要改」?也就是不知道「朝令夕改」的原因是什麼?

就像有一次我針對中國投資案做財務模型,後來老闆叫我調整模型中有關所得稅費用的參數,把稅降低50%。同時給了我一份中國公文,說我們的投資案符合這份文件上的優惠政策,如果到時候我們把文件齊備了,說不定未來公司所得稅費用就可以抵減50%。

所以說,老闆請我把財務模型中的所得稅費用減少一半,看看未來資金需求會不會大幅減少?如果情況真的是那樣,或許我們就不用向銀行借這麼多的錢,可以省下利息費用。另外,針對本來要延後的投資案,說不定有多餘的資金可以提前執行。

大家想想看,像這樣子的老闆和員工互動場景,你覺得我還會抱怨老闆變動財務模型、更改財務數字嗎?

就算10分鐘之前他叫我做了一版財務預測,接著10分鐘之後他突然接到了那份公文,然後叫我迅速模擬另外一版本,過程前後雖然只有短短10分鐘,甚至不是「朝令夕改」,而是「當下立改」,但是透過他的解說和告知,我心中對這個原因非常的清楚,自然而然會和老闆站在同一條陣線上,共同來處理這樣的「議題」(Issue),而不會因為搞不清楚狀況到底為何而改,在心中和老闆對抗,到最後變成我們兩個人之間的「問題」(Problem)。

所以說「知其然,知其所以然」是避免矛盾一個非常重要的關鍵。

(圖/Unsplash)

2.既然改,大家一起改:讓大家一起想「對策」

還記得,有一次做專案簡報的時候,其中有一塊是預測未來商品價格的漲跌幅度,由於那段期間的市場供需變化非常大,實在很難針對未來是漲、還是跌,估出非常準確的價格。這時候,老闆並沒有給我一個確實漲跌幅度的假設,反而是問我,根據過去這段期間的市場變化,我覺得未來的價格趨勢應該怎麼變動比較合理?

書名:《專案管理》
作者: 郝旭烈
出版社:商業周刊出版
出版時間:2022年3月17日

原來只是「被動的」接受指令,現在竟然可以「主動的」參與意見,那一整個「好為人師」的爆棚自信,簡直是瞬間噴發。到最後,我不僅沒有給老闆一個單一的答案,反而自動自發地做了好幾個價格可能變動的模型。換句話說,老闆沒有叫我改這麼多版本,但是我卻求好心切,自己做了好多版本。然後拿著這些不同的可能版本,和老闆一起討論。

那一次的經驗重新開啟了我對朝令夕改不同的感覺。突然發現,當我是團隊中的一員,有著參與和建議權的時候,任何的修正都變成「必然」,就算老闆指令非常「突然」,整個心態卻非常的「自然而然」。

所以說,簡單整理一下:

●朝令夕改本來就是常態,因為所有公司、企業或是個人,都是在持續做一個接著一個的專案管理,玩著「從不確定到確定的遊戲」。既然過程一直不確定,那麼改來改去的修正,肯定就是個常態。

●因應朝令夕改這個常態,有2個建議可以讓大家調整心態,避免把常態變成變態:

知其然,知其所以然:讓大家都知道「原因」。

既然改,大家一起改:讓大家一起想「對策」。

●本文摘自 出版之《專案管理:玩一場從不確定到確定的遊戲》


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