你的行事曆總是寫好寫滿嗎？適當留白能幫助你避免陷入「時間陷阱」

文／理央周

行事曆上永遠該有「空檔」

要知道自己是否有足夠時間從事「價業」（會帶來價值的工作），只要確認行事曆便可得知。行事曆被行程塞滿的人可得注意。工作的最終目的是拿出成果。雖然必須重視用來創造價值的「價業」時間，但行事塞滿的人很可能排不出空檔。請注意，不能滿足於「塞滿行事曆」。

檢視月行事曆，騰出「空白」
能創造新價值的工作，並非只花5分鐘、10分鐘就能完成。比方說，我在擬定客戶下一期行銷策略，或我新書的主題時，需要一段完整的時間。只要我埋首在這些「價業」之中，就必須集中精神，絕不會外出辦事。不過，如果行事曆充滿了與客戶的預定行程，或是與出版社的商洽，我就不可能有時間創造有價值的工作。

盡量每週留兩天，至少也得每週留一天的空檔，才能確保自己專注於「價業」的時間，而不是只被「作業」追著跑。

不只當日的行程，養成習慣檢視一週、一個月的行事曆也是非常重要的事。一次檢視一個月，問自己「是否排得太滿？」這個確認習慣至關重要。另外，到了週末或月底，也可以再次檢視下一週（下個月）的行程，如此一來能及早、有效地發現哪些行程忘了，或哪些行程重複了，可謂一舉兩得。

外出行程盡量集中，以確保時間
如果想要有完全沒有行程、能靜下心來面對「價業」的一天，必然是將行程集中在某些有安排的日子裡。比方說，假如客戶希望調整會議的預定日，那通常會有幾個時段能選擇。這時不應挑選沒有排行程的日子，而應該排在原本就有計畫的日子裡的其他時段。行事曆上的空檔盡量不排行程，更能抽出時間經營「價業」。

假如你總是以「與別人」的行程為優先，而時常忘了留給自己靜下心思考，或創造價值的時間，那就安排「與自己」的行程。

像我會在行事曆上寫下「思考行銷策略」、「擬定下一本書的企畫」等，安排與自己的計畫。只要在行事曆排定這些時間，就能防止之後插入預定。排定之後，除非情況萬不得已，否則不要改動已經排定的行程。

定期確認每一天的預定，確保從事自己「價業」的時間吧。

零亂的桌面是「 專注力殺手」

毫無例外，高效工作者的辦公桌都是整整齊齊。時常整理辦公桌上物品的人，腦袋也會思緒清晰。

找東西會中斷「專注力」
辦公桌零亂的人總是在找東西，不只浪費寶貴時間，手忙腳亂的模樣看起來也很失禮。當主管要求提出資料時，嘴上嚷著：「請等一下。」結果找了老半天還是找不到立刻需要的東西，也會讓人失去信任。

除此之外，不整理辦公桌會引起更大的問題，就是專注力中斷。例如，你在看參考文件時卻找不到書籤，於是開始在辦公桌上尋找。這個行為不過幾分鐘，卻會使專注力一下子中斷，好不容易浮現的點子也有可能消失。

不只是損失找東西的時間，當你在找東西的時候，原本火力全開的工作效率會降速，而必須重新加速才是最大的損失。

高效工作者下班回家時，通常辦公桌上不會有任何物品。就算每天整理有點困難，至少週末前也要收拾整齊，養成物品歸位的習慣。

找到一套自己的「丟棄標準」
我如果留有文件的電子檔，基本上都會丟掉紙本，等到真正需要時再印出來。「日後可能會用到的重要文件」也是，因為通常一定有人持有，且日常工作幾乎也不會重看，建議大家過了一定的時間便可丟掉。

放置不管的話，工作相關物品就會不斷增加。定下自己的規則，有意識地「丟棄，而非整理」。整理資料時，順手標上「檔案名稱」不只物理上的桌面，電腦的桌面也是一樣。找檔案時，是否有人總是會花上好幾分鐘呢？這也是阻礙工作速度的原因。

我的電腦桌面幾乎沒有任何東西。所需資料都加密保存在雲端上。桌面上太多檔案也可能加大電腦的負荷，操作時須花費時間。桌面保持乾淨，就結果而言也能縮短時間。系統化的捨棄不只限於辦公桌，電腦與網路上的資料夾與子目錄如果不再使用，就刪除吧。藉由整頓環境，讓自己專注於該做的工作上。

時間管理並非「省時主義」

高效工作者總是能有效率地進行工作，但從某些角度看來，他有時運用時間的方式似乎繞遠路。如同本書多次重複提及，這是因為工作的本質在於「獲得成果」。而效率化則未必與工作成果呈正比。

完成工作的「作業」愈早結束愈好，至於提高工作價值的「價業」經常能帶來重大成果──如乍看繞遠路的事前準備與事前研究，和關鍵人物協商（交涉）。比方說，工作效率愈高的人愈常寫手寫謝函，或經常邀後輩去喝一杯。這些時間或許看似沒效率，但與工作對象建立圓滿的人際關係，將大幅影響工作成果。

凡事都以「省時主義」純粹追求效率，便無法獲得對方信任，或許對方也不會想再和你共事。

此外，高效工作者最大的特點是私生活很充實。可以好好休假，把時間用在興趣與旅行的人，一定是高效工作者。從公司外面的世界獲得的知識與豐富觀點，也會為工作帶來刺激。在這個時代，無法對應多樣性將讓自己置身於險境。真正「能幹」的人，他們知道工作以外的時間，不僅能豐富人生，最終也會回饋到自己的工作上。

●本文摘自讀書共和國／一起來出版之《精準取捨：避開90％時間陷阱的高效工作術》。