劉冠吟/風格的細節

風格的細節。圖/圖倪
風格的細節。圖/圖倪

沒頭沒尾的信件收多了,都開始懷疑是否自己堅守寫信的禮節已經過時。所謂的沒頭沒尾是什麼?信件打開來,沒有起頭稱謂,也就是對方的稱呼;沒有結尾的署名,也就是這封信是誰寫來的。只有要表述的事件,像冰箱上的便利貼一樣貼著,不知道誰在說話、不知道在對誰說。更甚者,連分行分段都沒有,沒有使用標點符號,文句像上下班時間的基隆路,車流全堵在一起,念起來簡直要斷氣。

每次收到這種信,我都會雞婆地在回信的信尾寫上:「溫馨提醒,寫信的時候要有開頭稱謂跟結尾署名。謝謝忍耐我的碎碎念。」近來這樣的信愈來愈多,有時一周會出現三到五封,不禁讓我懷疑,是教育部宣布廢除書寫信件禮儀了,就像教育部時而會更新成語的定義或字的讀音,大家都知道了,只有我沒跟上?還是又一批年輕世代進入職場,所以不會寫信的人變多了?

不懂禮貌的不只年輕人

跟朋友分享這件事,出乎意料,為數不少的友人反饋:「我遇到的是寫信沒禮貌的主管!」「那要是主管沒頭沒尾的寫信,怎麼回?」「我的主管把電子郵件當成通訊軟體用,整串信看下來都在聊天,而且還reply to all (回信給所有的收件者),搞不清楚到底要說什麼!」看來,被稱為「3C原住民」的年輕世代不會寫信,可能是一種迷思,不懂寫信禮節的主管大有人在。

「主管的信寫得亂七八糟,久了,同事開始有樣學樣,反正主管不在意。」「信寫成那樣也可以當主管,可能寫信的技巧沒有很重要吧。」朋友們七嘴八舌地發表意見,稱不稱謂、署不署名頓時變成主管的個人風格代表,「主管的細節」受到高度重視。「信寫得隨便的主管,通常也有桌子很亂、講話粗魯的特點,遇事交代不清,想到他就令人不愉快。」A君滔滔不絕地負面表列,大家都知道A君的主管是個不討喜的傢伙,上行下效,部門裡的幾個新人都草率行事,在公司裡常被其他部門批評。

根據調查報告顯示,職場上絕大多數人第一次擔任主管的年齡在二十九歲,大部分的人在首次擔任主管時,或多或少有「冒牌者症候群」,覺得自己被外界高估,總有一天會被拆穿,而失去現有的一切。冒牌者症狀愈強烈的人,就愈容易營造出威勢去領導下屬,沒有時間慢慢成長,匆匆忙忙地下指令、無法虛心接納部屬的意見、對於結果患得患失、一旦有人離職就會暗自玻璃心覺得自己領導無方等等。

風格優化 永遠不嫌晚

市面上很多書籍及課程教導菜鳥如何在職場上生存,如何跟同事相處,身為「上有老,下有小」的三明治中階主管,卻鮮少有機會被帶領,及停下來覺察自己的狀態。我是怎麼說話的?怎麼遣詞用字?我是怎麼寫信的?回信中的我又是什麼樣子?我的辦公桌已經是一個十年的垃圾堆了嗎?在基層員工的眼中,我是一個什麼樣的榜樣?我可能是他們身處在職場五年或十年後的樣子,我過著令人開心的生活嗎?

職場的節奏太快,我們往往急著追求成果,卻忽略了過程中的風格。風格的累積來自於細節,不注重細節導致整個人的質感崩壞。打扮或許可以在一日內改頭換面,質感卻無法偽裝,穩穩地培養出各種好習慣,才是領導風格的基礎。告別了青澀跟犯錯不斷的職場菜鳥期,中生代的榜樣很重要,套句友人的話:「沒有風格的主管,怎樣都帶不出好的後輩。」

主管的管理原則跟工作方法因人而異,就像將士帶隊各有心法,有驍勇善戰的,就有陰柔善工計的。相較於管理,質感則是有一定的標準,如何寫字說話,如何待人處事,經理人若無風格即無格調,名聲怎麼樣都洗不白。我有個尊敬的前輩任職於台灣最知名的餐飲業,該公司以細緻及嚴謹的管理風格聞名,前輩跟我分享:「我們每間店就像是一個『堂口』,老大手把手地帶,小弟小妹學工作,也學生活,學做人。」

暢銷書《好主管要學黑道老大》提到:「發牢騷?講窮酸話?沒氣勢要怎麼帶人。」有願景有格局的人,才有資格變大尾,才會帶出好的「自己人」。都已經當到經理協理了仍雜亂無章,教基層員工們要往哪個方向前進?人說白紙一張比較好教,入行多年的中階主管們,卻更需要創造跟成長,人的累積如同植物生長,每日進展,何時開始,都不嫌晚。

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