《唐鳳的破框思考力》成為時間的主人:主導自己的人生

數位部部長唐鳳,圖∕本報系資料庫。
數位部部長唐鳳,圖∕本報系資料庫。

文/楊倩蓉

的一天如何展開,便能窺見她如何在日理萬機的大小事務中,既能有效率地完成工作,還能兼顧對生活品質與自我學習的要求。

二○二○年,媒體報導唐鳳以「番茄鐘工作法」管理時間, 在社會掀起熱烈討論,不僅讓許多人認識番茄鐘工作法的高效能, 也對唐鳳有了落地的新認識。原來,聰明的時間管理,不僅是唐鳳保有清晰思慮的方法,也是她不被工作綁架,成為自己生命主導者的關鍵。

善用新服務幫你省時

事實上,對深諳數位世界的唐鳳來說,增加工作效能有很多方法,番茄鐘工作法,其實只是她時間管理魔法盒中的其中一種。從唐鳳的一天如何展開,就能窺見她如何在日理萬機的大小事務中,既能有效率地完成工作,還能兼顧對生活品質與自我學習的要求。

過去,唐鳳因遠距工作的關係,必須跨時區與大家線上溝通,凌晨以後才能休息,但因為身體需要,她通常會睡滿八小時才起床。自從擔任政務委員後,由於每天得準時九點上班,所以她是這樣安排一天的時間:

每天早上大約七點起床,起床後,她也不急著起床,會留一點時間給昨晚做夢時,夢境裡可能產生的新想法或是創意,趁著記憶還清楚,趕緊將它記錄下來,寫好後,再起床吃早餐,準備中午便當,然後走路去上班。

唐鳳對時間結構的掌握,不僅應用在工作及睡眠上,她甚至把每日便當的食材,外包給專業公司去處理,就是希望自己更能掌控時間。

準備便當這件事,幾乎不花唐鳳什麼時間,大概只要十分鐘以內就可以做好。這是因為二○二一年年初,唐鳳的辦公室舉辦了一場進駐團隊說明會,讓每個團隊上台分享他們的新創想法。唐鳳在這場發表會中發現「享廚好食」這家新創公司,其營養師規劃三餐的方式,可以幫她節省很多時間,解決她生活上和飲食上的痛點。

於是,唐鳳就直接跟這家新創公司訂購食材,他們每週就會按照她想吃的東西,事先將食材洗好、切好,然後配送到家。而唐鳳只需要做一件事,就是把食材放進冰箱,每天早上起床時,只要拆開一包當天便當使用的食材,丟進鍋裡,十分鐘之內就可以快炒完畢。最近,她更把做便當的時間控制在兩到三分鐘內完成,她笑說:「我現在主要是用拌的,所以用的時間更少,可能只要兩、三分鐘就好了。」

在她看來,切菜這件事,無論是她自己切,或是別人先把菜切好,都沒有太大差別,除非有特定的目的,例如為了擺盤或是雕花,否則唐鳳並不想花太多時間在準備食材上。她透過「享廚好食」,把備菜這種比較機械性的事務, 交給專業公司處理,至於如何調配佐料及混搭各種食材,就是料理者可以自行決定的創意。

自己動手料理既健康,也是一種放鬆

這兩年興起美食快遞服務,對很多人來說,享受美食變成是一件很方便的事,但是對唐鳳而言,美食外送還是不夠快。因為她認為,吃應該是隨時隨地想吃時,就可以馬上動手料理,從想吃到吃到,中間的時間距離必須夠短。換言之,如果事先有專業營養師幫你調理好食材,想吃時,打開冰箱,立刻調理, 就會比等待外送送達的時間還要快。

「如果食材都事先配好,料理所需時間也會變短,我覺得就會改變很多人養生的習慣。」唐鳳認為,很多人壓力大就點外送,或是在社群媒體上看到有人放宵夜文,就跟著去點炸物,其實無形中造成身體很大的負擔,但如果交給專業營養師準備食材,就不必擔心身體缺乏營養,或是亂吃,精神也會比較好。

除了節省時間與更健康之外,訂購食材還帶給唐鳳另一個好處,那就是下班時,從工作場域的緊繃狀態到回家,準備晚餐是一個很好的放鬆過程。過去,她放鬆的方式不是聽音樂,就是上網留言,但從備菜到完成料理,也讓她有逐漸放鬆的感覺,於是做菜也成為她放鬆自己的新習慣。

成為時間主人的番茄鐘工作法

早上做完便當後, 唐鳳又是如何展開一天的工作?首先,她會在上班前看一次LINE,下班後再看一次LINE,但是上班時,她從來不看LINE,認為無論是LINE 或是WhatsApp,許多人都是還沒想清楚就開始對話,不斷地獲取彼此的注意力,而在上面花最多時間的往往是把字打完,當邊打字邊想時,又必須即時回應對方,大家都處於分心狀態,而分心狀態是無法有效率地處理好一件事。所以她一天才回兩次LINE,就是希望大家想清楚再跟她說,才不會彼此浪費時間。

開始工作後,她會使用番茄鐘工作法,將一天上班的時間分成幾個番茄鐘, 事先規劃好工作進度。番茄鐘工作法是法蘭西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)一九八七年念大學時所發明的一套方法。當時在他正準備考試,有三本書要讀, 但他一直心浮氣躁,不斷分心,無法專心讀完一個章節,於是他從廚房裡拿了一個番茄形狀的料理定時器,先設定十分鐘,讓自己在這段時間內專心看書, 不做其他事,沒想到很有效,幫他通過了考試。後來他也不斷實驗,最後發現設定工作二十五分鐘、休息五分鐘,是最有效率的時間管理方式,並開始傳授這套工作術,二○○六年,更出書介紹這套工作法。

法蘭西斯科. 西里洛沒想到的是,這個簡單的時間管理術竟然在短短幾年內風靡全球,很多人都拿著這套方法來管理時間,《紐約時報》甚至特別介紹了這套工作法。這讓他領悟到,現代人受到各種科技工具干擾,導致大家日夜無休地接受各種訊息,以致大腦無法好好靜下心來專心做事。

番茄鐘工作法之所以受到大家的歡迎,是因為二十五分鐘的時間設定不長也不短,正好可以專心工作,在這二十五分鐘內,如果有外界的訊息進來,或是臨時想到有其他事要處理,二十五分鐘告一段落之後再處理,也不至於耽誤事情或來不及。只不過,這套風靡全球的時間管理術當時在台灣並沒有引起關注,直到二○二○年疫情蔓延,全球開始進入遠距工作時,媒體報導資深的遠距工作者唐鳳很早就善用番茄鐘工作法管理時間,番茄鐘工作法才開始受到矚目。

使用番茄鐘工作法的唐鳳會在二十五分鐘的工作區間集中精神做事,不分心看email,手機也設定在勿擾模式,當中不會跳出手機通知或來電顯示。二十五分鐘後,也就是一個番茄鐘結束時,她才會給自己五分鐘的休息時間,看一下email和回覆信件。休息五分鐘後,再繼續進行下一個番茄鐘的工作。

書名:《唐鳳的破框思考力》
作者:楊倩蓉
出版社:天下文化
出版日期:2022年9月30日

使用番茄鐘工作法的好處是,一個番茄鐘的時間長度不算太長,所以如果二十五分鐘內沒有回覆email,也不算失禮。畢竟使用番茄鐘工作法是為了專心做事,所以二十五分鐘內不能被打斷。但天常有不測風雲,好比突然發生地震等等,如果工作被打斷,唐鳳就會取消這一個番茄鐘的設定,將本來要做的事延到下一個番茄鐘時段去做。例如,本來今天上班預計要完成七個番茄鐘,做到第四個時被打斷了,那就把第五個番茄鐘變成第四個。

至於,休息的五分鐘唐鳳為什麼是看email,而不是看LINE?這是因為大家寫email,不會只寫第一行就送出,而是會寫完一個段落才送信。所以她每工作二十五分鐘,就會花五分鐘即時回覆email,每次看到的郵件都是來信者寫好的完整脈絡,也可以判斷兩分鐘之內是不是可以處理完。如果可以就來處理, 如果處理不完,誰比她更適合處理,她就馬上把信件轉寄出去,讓那個人來處理,因此很快就可以把大部分的email回完。

晚上七點下班前,她會再次看過全部的email,但下班後是自己的時間,就不再看email了。這就是唐鳳的一天,她是透過主動掌握時間結構,不被時間牽著鼻子走,讓自己更有效率的完成「今日事,今日畢」的目標。

●本文摘選自出版之《唐鳳的破框思考力》,未經同意禁止轉載。


天下文化 唐鳳 商業財經 職場 閱讀風向球 出版風向球

逛書店

延伸閱讀

不是怕生怕尷尬!認識「社交恐懼症」,如何透過治療重拾身心健康

什麼是「男言之癮」?為什麼身為女人,就要被男人說教?

楊照∕緬懷摯友的自我探尋之旅──讀《換取的孩子》

《在焦慮星球上微笑》當計時愈來愈精準,生活也被切的愈來愈細碎

猜你喜歡

udn討論區

0 則留言
規範
  • 張貼文章或下標籤,不得有違法或侵害他人權益之言論,違者應自負法律責任。
  • 對於明知不實或過度情緒謾罵之言論,經網友檢舉或本網站發現,聯合新聞網有權逕予刪除文章、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿張貼文章。
  • 對於無意義、與本文無關、明知不實、謾罵之標籤,聯合新聞網有權逕予刪除標籤、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿下標籤。
  • 凡「暱稱」涉及謾罵、髒話穢言、侵害他人權利,聯合新聞網有權逕予刪除發言文章、停權或解除會員資格。不同意上述規範者,請勿張貼文章。